كيفية استخدام Word مع SharePoint

كيفية استخدام Word مع SharePoint

يُعد SharePoint منصة مايكروسوفت لإدارة المحتوى المؤسسي والتعاون. عند دمجه مع Word، يتيح للفرق تخزين المستندات مركزيًا، وإدارة الإصدارات، والتحكم في الوصول، والتعاون بكفاءة. يغطي هذا الدليل استخدام Word مع SharePoint لإدارة مستندات الفريق.

فهم SharePoint و Word

ما هو SharePoint

SharePoint هو منصة مؤسسية توفر:

• مكتبات المستندات: تخزين مركزي للمستندات
• التحكم في الإصدارات: تتبع تغييرات المستندات
• التحكم في الوصول: إدارة من يمكنه الوصول إلى ماذا
• أتمتة سير العمل: أتمتة عمليات المستندات
• البحث: العثور على المستندات عبر المؤسسة
• الامتثال: تلبية المتطلبات التنظيمية

تستخدم المؤسسات SharePoint للتعاون الجماعي.

SharePoint مقابل OneDrive

الاختلافات الرئيسية:

الميزة	SharePoint	OneDrive
الغرض	التعاون الجماعي	التخزين الشخصي
الوصول	أعضاء الفريق	فردي
الحوكمة	تحكم المؤسسة	تحكم فردي
البحث	على مستوى المؤسسة	شخصي فقط
الامتثال	مدمج	محدود

SharePoint مخصص للفرق، وOneDrive للأفراد.

الوصول إلى SharePoint

يتطلب الوصول:

1. وجود نسخة SharePoint في المؤسسة
2. إذن مسؤول للوصول إلى الموقع
3. حساب مايكروسوفت ضمن المؤسسة
4. متصفح ويب أو تطبيقات Office

ليست كل المؤسسات تستخدم SharePoint؛ إنه منتج مؤسسي.

الوصول إلى SharePoint من Word

فتح مستندات SharePoint

الوصول عبر Word:

1. انقر على ملف > فتح
2. ابحث عن مواقع SharePoint في القائمة
3. أو انقر على “تصفح”
4. انتقل إلى الموقع ومكتبة المستندات
5. اختر المستند
6. انقر فتح

تُفتح المستندات في Word من SharePoint.

إنشاء مستندات على SharePoint

إنشاء مستندات جديدة:

1. في SharePoint، انقر على “جديد”
2. اختر “مستند Word”
3. يُفتح المستند في Word Online أو سطح المكتب
4. أنشئ المستند واحفظه
5. يُحفظ تلقائيًا على SharePoint

الإنشاء في SharePoint يحفظ مباشرة هناك.

الفتح من الروابط المشتركة

افتح من البريد الإلكتروني أو رسالة:

1. انقر على الرابط من SharePoint
2. يُفتح المستند على الويب
3. انقر تحرير (إذا سمحت الأذونات)
4. يُفتح في Word سطح المكتب أو عبر الإنترنت
5. حرر واحفظ على SharePoint

توفر الروابط المشتركة وصولًا مباشرًا.

إدارة مستندات SharePoint

رفع المستندات

إضافة مستندات موجودة:

1. اذهب إلى مكتبة مستندات SharePoint
2. انقر على “رفع”
3. اختر الملفات من جهازك
4. أكد الرفع
5. تظهر المستندات في المكتبة

الرفع يضيف المستندات إلى SharePoint.

مكتبات المستندات

تنظيم في مكتبات:

1. تحتوي المكتبات على مستندات ذات صلة
2. لكل مكتبة أذوناتها وقواعدها الخاصة
3. قد يكون لديك وصول إلى عدة مكتبات
4. تنقل بينها في SharePoint

تنظم المكتبات المستندات حسب الوظيفة أو الفريق.

الحفظ إلى SharePoint من Word

الحفظ مباشرة من Word:

1. انقر ملف > حفظ باسم
2. اختر موقع SharePoint
3. انتقل إلى المكتبة والمجلد
4. أدخل اسم المستند
5. انقر حفظ

حفظ باسم يضع المستندات على SharePoint.

ميزات التعاون

تسجيل الدخول والخروج

إدارة تحرير المستند:

1. انقر بزر الماوس الأيمن على المستند في SharePoint
2. اختر “تسجيل الخروج”
3. لديك حقوق تحرير حصرية
4. أجرِ التغييرات
5. سجل الدخول عند الانتهاء
6. يمكن للآخرين التحرير الآن

تسجيل الخروج يمنع التحرير المتزامن.

التنبيهات والإشعارات

تلقي إشعارات حول المستندات:

1. انقر بزر الماوس الأيمن على المستند في SharePoint
2. اختر “تنبيهي”
3. اختر تكرار الإشعارات
4. استلم رسائل بريد إلكتروني عن التغييرات
5. انقر على الإشعارات لرؤية التغييرات

التنبيهات تبقيك على اطلاع.

لوحات النقاش

مناقشة المستندات:

1. تحتوي بعض مواقع SharePoint على لوحات نقاش
2. انشر أسئلة أو تعليقات
3. يرد الآخرون
4. يحافظ على النقاش مرتبطًا بالمستندات

النقاش ينظم التغذية الراجعة.

التحكم في الإصدارات

سجل الإصدارات

تتبع تغييرات المستند:

1. انقر بزر الماوس الأيمن على المستند في SharePoint
2. اختر “سجل الإصدارات” أو عرض الخصائص
3. شاهد جميع الإصدارات مع التواريخ والمحررين
4. انقر على الإصدار للعرض
5. استعد إذا لزم الأمر

سجل الإصدارات يظهر تطور المستند.

الإصدارات المنشورة والمسودات

بعض المكتبات تحتوي على سير عمل الموافقة:

1. إنشاء مسودات
2. تقديم للموافقة
3. يراجعها المسؤولون
4. عند الموافقة تصبح نسخة منشورة
5. تُؤرشف الإصدارات القديمة

تتحكم سير العمل في نشر المستندات.

مقارنة الإصدارات

مقارنة نسخ المستند:

1. افتح سجل الإصدارات
2. اختر إصدارين للمقارنة
3. يتم تمييز الاختلافات
4. شاهد التغييرات بدقة

المقارنة توضح التغييرات بوضوح.

الأذونات والتحكم في الوصول

فهم الأذونات

مستويات الأذونات:

• المساهمة: يمكن تعديل وحذف المستندات التي أنشأتها
• التحرير: يمكن تعديل جميع المستندات
• القراءة: يمكن العرض فقط دون تعديل
• مخصص: يحددها المسؤول

تتحكم الأذونات بما يمكن للمستخدمين القيام به.

المشاركة مع الآخرين

منح أعضاء الفريق حق الوصول:

1. اذهب إلى موقع SharePoint
2. انقر مشاركة
3. أدخل عناوين البريد الإلكتروني
4. حدد مستوى الإذن
5. أرسل الدعوة

المشاركة تمنح حق الوصول للمساهمين.

إدارة الوصول

التحكم بمن يصل إلى ماذا:

1. يمكن لمسؤول الموقع تعيين الأذونات
2. تقييد الوصول حسب الشخص أو المجموعة
3. تعيين تواريخ انتهاء الوصول
4. تتبع من لديه حق الوصول

التحكم في الوصول يحافظ على الأمان.

التكامل مع Microsoft Teams

SharePoint و Teams

يستخدم Teams SharePoint:

1. يخزن قناة Teams الملفات في SharePoint
2. تبويب الملفات يربط بمكتبة SharePoint
3. مشاركة المستندات في Teams
4. التحرير التعاوني
5. الحفاظ على سجل الإصدارات

تكامل Teams يجعل SharePoint أكثر سهولة.

الفتح من Teams

الوصول إلى مستندات SharePoint في Teams:

1. في قناة Teams، انقر الملفات
2. شاهد مكتبة SharePoint
3. انقر على المستند للفتح
4. حرر في Word (عبر الإنترنت أو سطح المكتب)
5. تُحفظ التغييرات على SharePoint

يجعل Teams الوصول إلى SharePoint سلسًا.

الميزات المتقدمة

البيانات الوصفية والخصائص

تنظيم باستخدام البيانات الوصفية:

1. يمكن أن تحتوي المستندات على خصائص (المؤلف، الحالة، إلخ)
2. تساعد البيانات الوصفية في البحث والتصفية
3. تعيين الخصائص في خصائص المستند
4. تصفية المكتبة حسب البيانات الوصفية

توفر البيانات الوصفية هيكلًا تنظيميًا.

البحث

العثور على المستندات بكفاءة:

1. استخدم شريط البحث في SharePoint
2. ابحث عبر الموقع أو المؤسسة
3. ابحث حسب الاسم، المحتوى، البيانات الوصفية
4. نتائج البحث ترتبط بالمستندات

يساعد البحث في العثور على ما تحتاجه.

سير العمل

أتمتة عمليات المستندات:

1. سير عمل الموافقة للتدقيق
2. سير عمل النشر للتحكم في الإصدار
3. سير عمل مخصص لعمليات محددة
4. أتمتة المهام الروتينية

تحسن سير العمل الكفاءة.

مزامنة مكتبات SharePoint

مزامنة OneDrive for Business

مزامنة SharePoint مع جهازك:

1. في SharePoint، انقر “مزامنة”
2. يفتح OneDrive ويدير المزامنة
3. تظهر المكتبة في مستكشف الملفات
4. تزامن الملفات تلقائيًا بين الجهاز والسحابة
5. العمل دون اتصال؛ تُزامن التغييرات عند الاتصال

تمكن المزامنة الوصول المحلي.

مزايا المزامنة

توفر المزامنة:

• الوصول المحلي: الملفات متاحة دون اتصال
• واجهة مألوفة: استخدام مستكشف الملفات
• نسخ احتياطي تلقائي: نسخ احتياطي سحابي للملفات
• التكامل: يعمل مع تطبيقات Office

تجمع المزامنة بين مزايا السحابة والوصول المحلي.

إدارة المزامنة

التحكم في المزامنة:

1. انقر بزر الماوس الأيمن على المكتبة في SharePoint
2. اضبط إعدادات المزامنة
3. اختر المجلدات التي تريد مزامنتها
4. إدارة استخدام التخزين
5. إيقاف مؤقت إذا لزم الأمر

إدارة المزامنة تحسن الأداء.

التعاون في الوقت الحقيقي

التحرير المشترك

عدة أشخاص يحررون في نفس الوقت:

1. المستند في مكتبة SharePoint
2. يمكن لعدة مستخدمين فتحه
3. يرى كل منهم تعديلات الآخرين في الوقت الحقيقي
4. تظهر التعليقات التعاون
5. لا حاجة لتسجيل الخروج (إذا سمح)

التحرير المشترك يمكّن العمل الجماعي السلس.

التواجد

رؤية من يقوم بالتحرير:

1. يظهر المستند المحررون الحاليون
2. المؤشرات الملونة تظهر المواقع
3. تظهر الأسماء في الواجهة
4. تعرف من يعمل على ماذا

الوعي بالتواجد يمنع التعارضات.

التعليقات

تقديم الملاحظات:

1. اختر نصًا في المستند
2. انقر تعليق
3. اكتب الملاحظات
4. يراها الآخرون
5. ناقش التغييرات

التعليقات تحافظ على التواصل الفعّال.

قراءات إضافية

• Microsoft Support Word — يوفر شروحات رسمية حول استخدام Word وميزاته الأساسية، بما في ذلك الحفظ والمشاركة والتعاون في المستندات.
• Microsoft Learn Office — يحتوي على وثائق تقنية وأدلة عملية لفهم تكامل Word مع خدمات Microsoft 365 وSharePoint بشكل أفضل.
• Microsoft Learn Office — يشرح إعدادات العمل التعاوني وإدارة المستندات داخل بيئة Office، وهو مفيد عند استخدام Word ضمن مواقع SharePoint.
• Microsoft Support Word — مرجع مباشر لمشكلات وميزات Word الشائعة التي قد تواجهك أثناء تحرير المستندات المخزنة في SharePoint.