Wie man ein Organigramm in Microsoft Word erstellt

Verständnis von Organigrammen in Word

Organigramme (Org-Charts) zeigen die Unternehmensstruktur, Berichtsbeziehungen und hierarchische Informationen visuell an. Word bietet Werkzeuge, um professionelle Organigramme zu erstellen, die sich für Unternehmenshandbücher, Präsentationen und interne Kommunikation eignen.

Anwendungsbereiche von Organigrammen

Organigramme eignen sich besonders für:

• Unternehmensverzeichnis und Struktur
• Abteilungsorganisation
• Berichtswege und Befehlsketten
• Projektteamstrukturen
• Organisatorische Ankündigungen
• Schulungs- und Einarbeitungsmaterialien
• Personalunterlagen

Methode 1: Verwendung von SmartArt (Empfohlen)

SmartArt bietet die einfachste Methode, professionelle Organigramme mit automatischer Formatierung zu erstellen.

Schritt 1: SmartArt einfügen

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ im Menüband
2. Wählen Sie „SmartArt“ aus
3. Wählen Sie im linken Bereich „Hierarchie“
4. Wählen Sie ein Organigramm-Layout (z. B. „Organigramm“)
5. Klicken Sie auf „OK“

Schritt 2: Positionen hinzufügen

Word fügt ein Grunddiagramm mit Platzhalterfeldern ein:

1. Klicken Sie auf das oberste Feld, das den CEO oder die oberste Position darstellt
2. Geben Sie den Positionsnamen oder den Namen der Person ein
3. Klicken Sie auf die unteren Felder, um Untergebene hinzuzufügen
4. Geben Sie Namen/Titel für jede Position ein

Schritt 3: Weitere Positionen hinzufügen

Um weitere Felder hinzuzufügen:

1. Rechtsklicken Sie auf ein Feld
2. Wählen Sie „Form hinzufügen“
3. Wählen Sie „Form unterhalb hinzufügen“ für Untergebene
4. Wählen Sie „Form davor hinzufügen“ oder „Form danach hinzufügen“ für Kollegen

Schritt 4: Diagramm formatieren

1. Klicken Sie auf den SmartArt-Rahmen, um das gesamte Diagramm auszuwählen
2. Verwenden Sie die Registerkarte „Entwurf“, um Layout oder Farben zu ändern
3. Verwenden Sie die Registerkarte „Format“, um einzelne Formen anzupassen
4. Wenden Sie professionelle Farbschemata und Stile an

Methode 2: Verwendung von Formen und Verbindungslinien (Fortgeschritten)

Für mehr Anpassungsmöglichkeiten erstellen Sie Organigramme manuell mit Formen.

Schritt 1: Felder erstellen

1. Klicken Sie auf „Einfügen“ > „Formen“
2. Wählen Sie ein Rechteck aus
3. Zeichnen Sie Felder für jede Position
4. Geben Sie Positionsinformationen in die Felder ein
5. Wiederholen Sie dies für alle benötigten Positionen

Schritt 2: Verbindungslinien hinzufügen

1. Einfügen > Formen > Verbindungslinien
2. Wählen Sie „Gerade Verbindungslinie“
3. Klicken Sie auf das Startfeld (Vorgesetzter)
4. Klicken Sie auf das Zielfeld (Untergebener)
5. Wiederholen Sie dies, um alle Berichtsbeziehungen darzustellen

Schritt 3: Anordnen und Formatieren

1. Positionieren Sie die Felder hierarchisch (von oben nach unten)
2. Richten Sie die Felder für ein professionelles Erscheinungsbild aus
3. Formatieren Sie die Felder mit Farben und Stilen
4. Achten Sie darauf, dass Verbindungslinien klar und nicht überlappend sind

Schritt 4: Text hinzufügen

1. Doppelklicken Sie auf die Felder, um Text hinzuzufügen
2. Formatieren Sie den Text mit passender Größe und Stil
3. Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu (Titel, Abteilungen)
4. Verwenden Sie durchgehend einheitliche Formatierung

Beste Vorgehensweisen für Organigramme

Informationen, die enthalten sein sollten

• Name (oder Positionsbezeichnung zum Schutz der Privatsphäre)
• Berufsbezeichnung
• Abteilung (optional)
• Kontaktinformationen (optional)
• E-Mail-Adresse (für interne Verteilung)

Strukturierte Klarheit

• Deutliche Berichtswege anzeigen
• CEO/oberste Führungskraft oben positionieren
• Direkte Untergebene darunter in der Hierarchie
• Felder vertikal ausrichten
• Einheitlichen Abstand einhalten

Visuelles Design

• Einheitliche Feldgrößen verwenden
• Professionelles Farbschema anwenden
• Für Felder 1-2 Farben verwenden
• Einheitliche Schriftfamilie verwenden
• Text gut lesbar gestalten (mindestens 12 pt)

Beispielhafte Organisationsstrukturen

Einfache Hierarchie

   CEO
    |
  CFO
  / \
Controller  Treasurer

Abteilungsstruktur

  CEO
/ | \

VP Sales VP Operations VP Marketing | | | Sales Team Teams Marketing Team

Matrixorganisation

Zeigt sowohl direkte Berichtswege als auch funktionsübergreifende Beziehungen mit zusätzlichen Verbindungslinien.

Weitere Details hinzufügen

Informationen in Textfeldern

1. Textfeld neben dem Diagramm einfügen
2. Zusätzliche Mitarbeiterinformationen hinzufügen
3. Vom Hauptdiagramm getrennt halten für bessere Übersicht
4. Bei Bedarf aktualisieren

Abteilungsbeschriftungen

1. Textfelder über Gruppen hinzufügen
2. Abteilungen oder Bereiche beschriften
3. Formatierung verwenden, um sich vom Organigramm abzuheben
4. Optional farblich nach Abteilung codieren

Kontaktverzeichnis

Begleitende Tabelle erstellen:

1. Tabelle unter dem Organigramm einfügen
2. Namen, Titel, E-Mails, Telefon enthalten
3. Namen im Organigramm mit Verzeichnis abgleichen
4. Konsistente Informationen pflegen

Organigramme aktualisieren

Bei Strukturänderungen

1. SmartArt-Text oder Formen bearbeiten
2. Neue Positionen hinzufügen oder alte entfernen
3. Berichtsbeziehungen anpassen
4. Titel bei Bedarf aktualisieren
5. Neue Version mit Datum speichern

Versionskontrolle

• Kopie des vorherigen Organigramms aufbewahren
• Organigramme datieren zur Referenz
• Wesentliche Änderungen im Dokument vermerken
• Historische Versionen pflegen

Verwendung von GenText mit Organigrammen

GenText unterstützt bei der Verwaltung von Mitarbeiterinformationen und Organisationsdetails. Organisieren und strukturieren Sie Ihre Daten mit GenText und erstellen Sie anschließend das visuelle Organigramm in Word.

Mehrere Versionen erstellen

Nach Abteilung

Erstellen Sie separate Organigramme, die zeigen:

• Nur Abteilungsstruktur
• Organisation auf Divisionsebene
• Details auf Teamebene

Vereinfachte vs. detaillierte Version

• Zusammenfassung für Führungsebene (Top 3-4 Ebenen)
• Detailliertes Organigramm (alle Positionen)
• Fokus auf bestimmte Abteilung

Barrierefreiheit

• Großdruckversion
• Nur-Text-Version für Screenreader
• Abteilungsspezifische Versionen

Druckhinweise

Große Organigramme

• Über mehrere Seiten drucken
• Querformat verwenden
• Schriftgröße bei Bedarf verkleinern
• Separate Detailansicht erstellen

Professionelle Qualität

• Testdruck vor der Endversion
• Prüfen, ob alle Felder und Verbindungslinien korrekt gedruckt werden
• Ausrichtung und Abstände kontrollieren
• Hochwertiges Papier für wichtige Dokumente verwenden

Häufige Fehler bei Organigrammen

• Zu viele Informationen in den Feldern: Text kurz und lesbar halten
• Unklare Berichtswege: Beziehungen klar mit Verbindungslinien darstellen
• Uneinheitliche Formatierung: Einheitliche Stile durchgängig anwenden
• Veraltete Informationen: Bei Strukturänderungen zeitnah aktualisieren
• Zu komplexes Design: Organigramme einfach und übersichtlich halten

SmartArt-Layoutoptionen

Word bietet verschiedene Hierarchie-Layouts:

• Organigramm: Standard-Hierarchiestruktur
• Hierarchie: Kompakteres Format
• Organigramm mit allen Ebenen: Zeigt mehrere Ebenen deutlich
• Organigramm mit Bildern: Inklusive Mitarbeiterfotos

Exportieren und Teilen

PDF-Export

1. Datei > Als PDF exportieren
2. Formatierung bleibt plattformübergreifend erhalten
3. Verhindert unbeabsichtigte Bearbeitung

Bildexport

1. Screenshot machen oder „Als Bild speichern“ verwenden
2. Als Bilddatei teilen
3. Einfach per E-Mail versenden oder online posten

Digitale Verteilung

• Per E-Mail als Anhang
• Im Intranet veröffentlichen
• Im Handbuch einfügen
• In Cloud-Speicher teilen

Integration von Organigramm-Software

Für größere oder häufig aktualisierte Organigramme:

• Microsoft Visio (fortgeschrittene Funktionen)
• Online-Tools (Lucidchart, Draw.io)
• HR-Software mit Organigrammfunktionen
• Spezialisierte Organigramm-Tools

Rechtliche und Datenschutzaspekte

• Zustimmung vor Einbindung persönlicher Daten einholen
• Datenschutzrichtlinien bezüglich Mitarbeiterdaten beachten
• Sicherheit sensibler Organisationsinformationen gewährleisten
• Verteilung angemessen einschränken
• Bei Mitarbeiterwechsel schnell aktualisieren

Mit diesen Richtlinien und den SmartArt- sowie Form-Werkzeugen von Word können Sie professionelle Organigramme erstellen, die die Struktur und Berichtsbeziehungen Ihres Unternehmens klar kommunizieren.

Weiterführende Literatur

• Microsoft Support — Word — Offizielle Microsoft-Ressource mit detaillierten Anleitungen und Tipps zur Nutzung von Word-Funktionen, einschließlich der Erstellung und Anpassung von Organigrammen.
• Microsoft Learn — Office — Umfassende Tutorials und Dokumentationen zu Microsoft Office-Tools, hilfreich zum Verständnis fortgeschrittener Diagramm- und Chartfunktionen in Word.
• Microsoft Office Hilfe — Ein umfangreiches Hilfecenter mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Problemlösungen für Microsoft Word, einschließlich der Erstellung und Formatierung von Organigrammen.