Wie man einen Geschäftsbrief in Word formatiert (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Wie man einen Geschäftsbrief in Word formatiert

Geschäftsbriefe sind trotz der Verbreitung von E-Mails weiterhin eine wichtige Form der professionellen Kommunikation. Egal, ob Sie ein Anschreiben, eine formelle Anfrage, eine Beschwerde oder eine geschäftliche Korrespondenz verfassen – eine korrekte Formatierung zeigt Professionalität und Respekt gegenüber dem Empfänger. Word erleichtert das Erstellen richtig formatierter Geschäftsbriefe. Diese Anleitung bietet Schritt-für-Schritt-Anweisungen zur Formatierung professioneller Geschäftskorrespondenz.

Verständnis des Geschäftsbrief-Formats

Das gebräuchlichste Format für Geschäftsbriefe ist der sogenannte “Blocksatz” (Full Block Style), bei dem alles linksbündig ohne Einrückungen ausgerichtet ist.

Wichtige Elemente in der Reihenfolge:

• Kontaktinformationen des Absenders (oben auf der Seite)
• Datum
• Adresse des Empfängers
• Anrede
• Haupttext
• Grußformel
• Unterschriftsblock

Standardabstände:

• 2,54 cm (1 Zoll) Seitenränder rundherum
• Einfacher Zeilenabstand innerhalb der Abschnitte
• Eine Leerzeile zwischen den Abschnitten
• Professionelle Schriftgröße 12 pt (Times New Roman, Calibri oder Arial)

Grundlegende Seiteneinstellungen vornehmen

Beginnen Sie mit der richtigen Seiteneinrichtung.

Schritt 1: Gehen Sie zu Layout > Seitenränder und stellen Sie alle Seitenränder auf 2,54 cm (1 Zoll) ein.

Schritt 2: Markieren Sie den gesamten Text (Ctrl+A) und wählen Sie die Schriftart Times New Roman oder Calibri in 12 pt.

Schritt 3: Stellen Sie den Zeilenabstand auf Einfach (Ctrl+1).

Schritt 4: Setzen Sie den Absatzabstand (Vor/Nach) auf 0 pt.

Schritt 5: Stellen Sie sicher, dass der Text linksbündig ausgerichtet ist (Ctrl+L).

Diese Einstellungen sorgen für ein professionelles Erscheinungsbild Ihres Briefes.

Kontaktinformationen des Absenders hinzufügen

Professionelle Briefe beginnen mit den Kontaktdaten des Absenders.

Schritt 1: Geben Sie oben auf der Seite Ihren Namen ein.

Schritt 2: Drücken Sie Enter und geben Sie Ihre Straßenadresse ein.

Schritt 3: Drücken Sie Enter und geben Sie Ihre Stadt, Bundesland und Postleitzahl ein.

Schritt 4: Drücken Sie Enter und geben Sie Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse ein.

Schritt 5: Falls Sie ein Unternehmen haben, können Sie dieses vor Ihrer Adresse angeben oder ein offizielles Firmenbriefpapier verwenden.

Schritt 6: Lassen Sie eine Leerzeile (einmal Enter drücken) nach Ihren Kontaktdaten.

Ihre Kontaktdaten ermöglichen dem Empfänger, auf Ihren Brief zu antworten.

Datum hinzufügen

Das Datum ist ein wichtiges Element im Geschäftsbrief.

Schritt 1: Geben Sie das aktuelle Datum in einem professionellen Format ein. Mögliche Formate sind:

• 15. Januar 2026
• 15. Januar 2026
• 15.01.2026

Schritt 2: Die ausgeschriebene Monatsform (z. B. 15. Januar 2026) wirkt am professionellsten.

Schritt 3: Drücken Sie zweimal Enter, um eine Leerzeile zwischen Datum und Empfängeradresse einzufügen.

Das Datum dokumentiert den Zeitpunkt der Erstellung des Briefes und ist wichtig für die Archivierung.

Adresse des Empfängers hinzufügen

Fügen Sie die vollständige Postanschrift des Empfängers ein.

Schritt 1: Geben Sie den Namen und die Position des Empfängers ein (z. B. „Herrn John Smith, Personalabteilung“).

Schritt 2: Drücken Sie Enter und geben Sie den Firmennamen ein.

Schritt 3: Drücken Sie Enter und geben Sie die Straßenadresse ein.

Schritt 4: Drücken Sie Enter und geben Sie Stadt, Bundesland und Postleitzahl ein.

Schritt 5: Lassen Sie eine Leerzeile nach der Adresse (zweimal Enter).

Eine korrekte Empfängeradresse stellt sicher, dass Ihr Brief die richtige Person erreicht und professionell wirkt.

Die Anrede schreiben

Die Anrede leitet den Hauptteil Ihres Briefes ein.

Schritt 1: Schreiben Sie „Sehr geehrte(r)“ gefolgt vom Namen des Empfängers und einem Doppelpunkt (z. B. „Sehr geehrter Herr Smith:“).

Schritt 2: Wenn Sie die Person gut kennen, können Sie den Vornamen verwenden (z. B. „Lieber John:“).

Schritt 3: Wenn Sie das Geschlecht nicht kennen, verwenden Sie den vollständigen Namen (z. B. „Sehr geehrte(r) Alex Chen:“).

Schritt 4: Falls kein Name bekannt ist, verwenden Sie „Sehr geehrte Damen und Herren:“ oder eine ähnliche Formulierung.

Schritt 5: Vermeiden Sie veraltete Formulierungen wie „An wen es betrifft“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ ohne konkreten Bezug.

Schritt 6: Drücken Sie zweimal Enter, um eine Leerzeile zwischen Anrede und Haupttext einzufügen.

Eine korrekte Anrede schafft einen professionellen und respektvollen Ton.

Den Haupttext schreiben

Der Haupttext enthält Ihre Botschaft.

Schritt 1: Beginnen Sie mit dem ersten Absatz. Stellen Sie den Zweck Ihres Schreibens kurz vor.

Schritt 2: Halten Sie die Absätze fokussiert, idealerweise 3–5 Sätze pro Absatz.

Schritt 3: Verwenden Sie weitere Absätze, um Ihre Hauptpunkte ausführlicher darzustellen.

Schritt 4: Drücken Sie einmal Enter zwischen den Absätzen (für eine Leerzeile).

Schritt 5: Halten Sie den Brief knapp – Geschäftsbriefe sollten in der Regel auf eine Seite passen.

Schritt 6: Verwenden Sie klare, professionelle Sprache ohne Umgangssprache oder zu lockeren Ton.

Schritt 7: Korrigieren Sie Fehler während des Schreibens.

Gut formulierte Absätze vermitteln Ihre Botschaft klar und bewahren den professionellen Ton.

Den Brief abschließen

Beenden Sie Ihren Brief mit einer passenden Grußformel.

Schritt 1: Nach dem letzten Absatz drücken Sie zweimal Enter.

Schritt 2: Geben Sie eine professionelle Grußformel ein, z. B.:

• Mit freundlichen Grüßen,
• Beste Grüße,
• Hochachtungsvoll,
• Vielen Dank,

Schritt 3: Schreiben Sie nur den ersten Buchstaben groß, gefolgt von einem Komma.

Schritt 4: Drücken Sie viermal Enter, um Platz für Ihre handschriftliche Unterschrift zu lassen.

Schritt 5: Geben Sie Ihren vollständigen Namen ein (dies ist Ihre maschinengeschriebene Unterschrift, wenn der Brief ohne Unterschrift gedruckt wird).

Eine professionelle Grußformel rundet Ihren Brief angemessen ab und schafft Platz für Ihre Unterschrift.

Briefkopf für ein professionelles Erscheinungsbild erstellen

Wenn Sie kein offizielles Briefpapier haben, können Sie einen einfachen Briefkopf erstellen.

Schritt 1: Geben Sie den Namen Ihres Unternehmens oben ein.

Schritt 2: Optional können Sie ihn fett formatieren oder die Schriftgröße leicht erhöhen, um ihn hervorzuheben.

Schritt 3: Fügen Sie darunter die Firmenadresse und Kontaktdaten hinzu.

Schritt 4: Erwägen Sie, ein Logo hinzuzufügen, falls vorhanden (Einfügen > Bilder).

Schritt 5: Speichern Sie diesen Briefkopf als Vorlage (Datei > Speichern unter, wählen Sie Word-Vorlage).

Schritt 6: Verwenden Sie diese Vorlage für alle zukünftigen Geschäftsbriefe.

Ein professioneller Briefkopf sorgt für ein gepflegtes Erscheinungsbild und stärkt Ihre professionelle Identität.

Korrekte Abstände und Ausrichtung

Die richtige Formatierung der Abstände ist entscheidend für ein professionelles Erscheinungsbild.

Schritt 1: Stellen Sie sicher, dass der gesamte Text linksbündig ausgerichtet ist, nicht zentriert oder rechtsbündig.

Schritt 2: Verwenden Sie innerhalb des Briefes einfachen Zeilenabstand (kein doppelter Abstand).

Schritt 3: Lassen Sie zwischen den Abschnitten (Datum, Adresse, Anrede, Haupttext, Grußformel) jeweils eine Leerzeile.

Schritt 4: Lassen Sie vier Leerzeilen zwischen der Grußformel (z. B. “Mit freundlichen Grüßen,”) und Ihrem maschinengeschriebenen Namen für die handschriftliche Unterschrift.

Schritt 5: Überprüfen Sie, dass die Seitenränder auf allen Seiten gleichmäßig 2,54 cm (1 Zoll) betragen.

Richtige Abstände sorgen für ein professionelles und gut lesbares Layout.

Formatierung mehrerer Absätze

Bei längeren Briefen ist die richtige Absatzformatierung besonders wichtig.

Schritt 1: Jeder Absatz sollte eine Hauptaussage behandeln.

Schritt 2: Halten Sie Absätze kurz und prägnant (3–5 Sätze).

Schritt 3: Verzichten Sie bei der Blocksatz-Formatierung auf Einrückungen der ersten Zeile – alle Zeilen sind linksbündig.

Schritt 4: Trennen Sie Absätze durch eine einzelne Leerzeile.

Schritt 5: Verwenden Sie durchgehend dieselbe Schriftart und denselben Zeilenabstand.

Eine klare Absatzstruktur verbessert die Lesbarkeit und Verständlichkeit.

Anlagen oder Beilagen hinzufügen

Wenn Sie zusätzliche Unterlagen mitsenden, weisen Sie darauf im Brief hin.

Schritt 1: Nach Ihrem maschinengeschriebenen Namen drücken Sie Enter.

Schritt 2: Schreiben Sie „Anlagen:“ oder „Beilagen:“ gefolgt von einer Liste der beigefügten Dokumente.

Schritt 3: Alternativ schreiben Sie nur „Anlage“ ohne Doppelpunkt, wenn nur ein Dokument beigefügt ist.

Schritt 4: So weiß der Empfänger, dass weitere Unterlagen dem Brief beiliegen.

Das Hinweisen auf Anlagen stellt sicher, dass der Empfänger die zusätzlichen Dokumente erwartet.

Kopien an weitere Empfänger senden

Wenn weitere Personen eine Kopie Ihres Briefes erhalten sollen:

Schritt 1: Nach den Anlagen (falls vorhanden) schreiben Sie „CC:“ oder „Kopie an:“ gefolgt von den Namen der Empfänger.

Schritt 2: Dies zeigt an, wer sonst noch denselben Brief erhalten hat.

Schritt 3: Fügen Sie diese Angabe nur hinzu, wenn es angemessen ist, dass der Hauptempfänger davon Kenntnis erhält.

Die CC-Angabe sorgt für Transparenz bei der Verteilung des Briefes.

Ihren Brief Korrektur lesen

Bevor Sie den Brief versenden, prüfen Sie ihn sorgfältig.

Schritt 1: Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik (F7 für Rechtschreib- und Grammatikprüfung).

Schritt 2: Vergewissern Sie sich, dass alle Empfängerdaten korrekt und richtig formatiert sind.

Schritt 3: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktdaten vollständig und aktuell sind.

Weiterführende Literatur

• Microsoft Support Word — Offizielle Microsoft-Anleitungen helfen dabei, Geschäftsbriefe in Word korrekt zu formatieren, etwa mit Vorlagen, Seitenlayout, Absätzen und Druckeinstellungen.
• Microsoft Learn Office — Die technische Dokumentation von Microsoft bietet vertiefende Informationen zu Word- und Office-Funktionen, die für professionelle Briefgestaltung nützlich sind.
• Purdue OWL — Die Schreibressourcen von Purdue OWL sind hilfreich für die formale Struktur, den Ton und die klare Gestaltung professioneller Geschäftskommunikation.
• American Bar Association — Die ABA kann als verlässliche Quelle für allgemeine Standards in der professionellen Geschäftskorrespondenz und im formellen Schreiben dienen.