Was macht ein Dokument nicht barrierefrei?

Dokumente werden nicht barrierefrei, wenn ihnen Alternativtext fehlt, der Farbkontrast zu gering ist, die Überschriftenstruktur nicht korrekt ist oder nichttextliche Inhalte ohne Beschreibungen enthalten sind.

Kann ich ein bestehendes Dokument barrierefreier machen?

Ja, Sie können bestehende Dokumente mit Alternativtexten versehen, die Überschriftenstruktur korrigieren, den Farbkontrast verbessern und weitere Anpassungen vornehmen.

Sehen barrierefreie Dokumente anders aus?

Nein, barrierefreie Dokumente können genauso aussehen wie nicht barrierefreie. Bei Barrierefreiheit geht es darum, wie Inhalte ausgezeichnet sind, nicht darum, wie sie visuell erscheinen.

So erstellen Sie ein barrierefreies Word-Dokument (Deutsch)

So erstellen Sie ein barrierefreies Word-Dokument

Barrierefreie Word-Dokumente stellen sicher, dass Ihre Inhalte für alle nutzbar sind, einschließlich Menschen mit Behinderungen. Barrierefreie Dokumente funktionieren mit unterstützenden Technologien wie Bildschirmlesern, ermöglichen Textvergrößerung und bieten alternative Zugangswege zu Informationen. Dieser umfassende Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie vollständig inklusive Dokumente erstellen.

Verständnis von Dokumenten-Barrierefreiheit

Wer profitiert von Barrierefreiheit?

Barrierefreiheit hilft:

Menschen mit Sehbehinderungen, die Bildschirmleser verwenden
Menschen mit eingeschränktem Sehvermögen, die Textvergrößerung benötigen
Menschen mit Farbfehlsichtigkeit, die Probleme mit farbcodierten Informationen haben
Menschen mit motorischen Einschränkungen, die nur mit der Tastatur navigieren
Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen, die von klarer Struktur profitieren
Menschen mit Hörverlust, die Textalternativen für Audio benötigen

Barrierefreie Dokumente kommen allen zugute, nicht nur Menschen mit Behinderungen.

Grundprinzipien der Barrierefreiheit

Barrierefreie Dokumente sind:

Wahrnehmbar: Informationen werden so präsentiert, dass sie über Sehen, Hören oder Tasten wahrgenommen werden können
Bedienbar: Dokumente lassen sich ausschließlich mit der Tastatur bedienen
Verständlich: Inhalte sind klar und vorhersehbar
Robust: Dokumente funktionieren mit unterstützenden Technologien

Diese Prinzipien leiten alle Entscheidungen zur Barrierefreiheit.

Planung der Barrierefreiheit

Bevor Sie beginnen

Berücksichtigen Sie Barrierefreiheit von Anfang an:

Verwenden Sie integrierte Formatvorlagen für die Struktur
Planen Sie eine klare Überschriftenhierarchie
Wählen Sie gut lesbare Schriftarten
Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf Farbe
Gestalten Sie einfach und übersichtlich

Barrierefreiheit von Anfang an einzubauen ist einfacher als sie nachträglich hinzuzufügen.

Dokumentenstruktur

Planen Sie die logische Struktur Ihres Dokuments:

Wie werden Abschnitte organisiert?
Wie ist die Informationshierarchie?
Welche visuellen Elemente vermitteln Bedeutung?
Wie werden Tabellen und Listen dargestellt?

Eine klare Struktur hilft allen Lesern.

Verwendung der richtigen Überschriftenstruktur

Überschriftenhierarchie

Strukturieren Sie Dokumente mit einer korrekten Überschriftenhierarchie:

Verwenden Sie Überschrift 1 für den Haupttitel oder oberste Abschnitte
Verwenden Sie Überschrift 2 für wichtige Unterabschnitte
Verwenden Sie Überschrift 3 für Unter-Unterabschnitte
Fahren Sie bei Bedarf fort

Überspringen Sie keine Ebenen (z. B. von Überschrift 1 direkt zu Überschrift 3). Verwenden Sie nicht mehrere Überschrift 1 für Abschnitte, die Überschrift 2 sein sollten.

Anwendung von Überschriftenformaten

Verwenden Sie die Registerkarte “Start”, um Überschriftenformate anzuwenden. Markieren Sie einen Absatz und klicken Sie auf Überschrift 1, Überschrift 2 oder eine andere Ebene.

Formatieren Sie Text nicht nur optisch als Überschrift (z. B. fett und größere Schrift). Verwenden Sie immer die offiziellen Überschriftenformate.

Gliederungsansicht

Verwenden Sie Ansicht > Gliederung, um die Struktur Ihres Dokuments zu sehen. So können Sie überprüfen, ob die Überschriftenhierarchie logisch und vollständig ist.

Die Gliederung sollte eine klare, hierarchische Struktur bilden, die in der Gliederungsansicht sichtbar ist.

Hinzufügen von Alternativtext zu Bildern

Warum Alternativtext wichtig ist

Alternativtext beschreibt Bilder für Menschen, die Bildschirmleser verwenden. Er sollte den Inhalt und Zweck des Bildes vermitteln.

Jedes bedeutungsvolle Bild benötigt Alternativtext. Dekorative Bilder sollten als dekorativ markiert werden (leerer Alternativtext).

Effektiven Alternativtext schreiben

Seien Sie knapp: Unter 125 Zeichen
Seien Sie beschreibend: Beschreiben Sie, was das Bild zeigt und wozu es dient
Seien Sie spezifisch: Vermeiden Sie allgemeine Beschreibungen wie “Bild” oder “Foto”
Text in Bildern einbeziehen: Wenn das Bild Text enthält, sollte dieser im Alternativtext enthalten sein

Schlechter Alternativtext: “Bild” Besserer Alternativtext: “Balkendiagramm zeigt das Wachstum der Quartalsverkäufe von 2024 bis 2026”

Alternativtext in Word hinzufügen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Bild und wählen Sie “Alternativtext bearbeiten”. Schreiben Sie eine Beschreibung des Bildes.

In einigen Word-Versionen finden Sie diese Option im Menü “Format”. Klicken Sie auf Datei > Informationen, um Barrierefreiheits- oder Eigenschaftenoptionen zu finden.

Komplexe Bilder beschreiben

Für Diagramme, Grafiken und Schaubilder:

Beschreiben Sie den allgemeinen Zweck
Fügen Sie wichtige Daten oder Trends hinzu
Bieten Sie bei Bedarf eine alternative Datentabelle an

Für Fotografien:

Nennen Sie wichtige Personen oder Objekte
Beschreiben Sie Kontext und Umgebung
Fügen Sie relevanten sichtbaren Text im Foto hinzu

Barrierefreie Tabellen erstellen

Tabellenüberschriften

Jede Tabelle benötigt Überschriften, die Spalten und Zeilen kennzeichnen. Markieren Sie die erste Zeile als Überschriftenzeile über die Tabelleneigenschaften.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen Sie Tabelleneigenschaften oder Optionen. Suchen Sie die Einstellung “Überschriftenzeile”.

Klare Tabellenstruktur

Verwenden Sie eine konsistente Zellstruktur
Vermeiden Sie wenn möglich zusammengeführte Zellen
Halten Sie Tabellen einfach und übersichtlich
Verwenden Sie Tabellen nur für Daten, nicht für Layout

Komplexe verschachtelte Tabellen sind für Bildschirmleser schwer zu navigieren.

Tabelleninhalt

Schreiben Sie klare, prägnante Zellinhalte
Vermeiden Sie leere Zellen (verwenden Sie stattdessen “k. A.”)
Halten Sie Zeilen- und Spaltenüberschriften einfach, aber aussagekräftig
Geben Sie Kontext im umgebenden Text

Alternative zu komplexen Tabellen

Für sehr komplexe Daten bieten Sie ein alternatives Format an:

Eine zusammenfassende Beschreibung
Eine Datenliste
Eine herunterladbare Datei mit den Daten

So erhalten Nutzer von Bildschirmlesern alle notwendigen Informationen.

Effektiver Einsatz von Farbe und Kontrast

Anforderungen an den Farbkontrast

Text sollte ausreichend Kontrast zum Hintergrund haben:

Normaler Text: mindestens 4,5:1 Kontrastverhältnis
Großer Text (18 Punkt oder größer): mindestens 3:1 Kontrastverhältnis

Überprüfen Sie den Kontrast bei Unsicherheit mit Online-Tools.

Nicht nur auf Farbe verlassen

Vermeiden Sie es, Informationen ausschließlich durch Farbe zu vermitteln. Zum Beispiel:

Verwenden Sie nicht nur roten Text für Warnungen – fügen Sie das Wort “WARNUNG:” hinzu
Verwenden Sie nicht nur Farbe zur Unterscheidung von Diagrammbereichen – fügen Sie Muster oder Beschriftungen hinzu
Verwenden Sie nicht nur Farbe für Links – machen Sie sie unterstrichen oder anderweitig erkennbar

Farbauswahl

Verwenden Sie Farbkombinationen, die für farbblinde Nutzer unterscheidbar sind:

Vermeiden Sie Rot/Grün-Kombinationen
Vermeiden Sie Blau/Gelb in kleinen Größen
Testen Sie Kombinationen mit Farbfehlsichtigkeits-Simulatoren

Viele Farbtools zeigen, wie Ihre Farbauswahl für farbblinde Nutzer aussieht.

Schriftart und Textformatierung

Schriftarten wählen

Verwenden Sie serifenlose Schriftarten für Fließtext (Arial, Calibri, Verdana). Serifenschriften wie Times New Roman sind möglich, können aber für manche Leser schwerer sein.

Vermeiden Sie dekorative Schriftarten, die schwer lesbar sind. Wählen Sie einfache, klare Schriftarten.

Schriftgröße

Verwenden Sie mindestens 11 oder 12 Punkt für Fließtext. Größere Schriftgrößen helfen Menschen mit eingeschränktem Sehvermögen.

Für längere Dokumente ist 12 Punkt Standard und für die meisten gut lesbar.

Textformatierung

Verwenden Sie Fett für Hervorhebungen, vermeiden Sie durchgehende Großbuchstaben, da diese schwer lesbar sind. Vermeiden Sie übermäßige Kursivschrift.

Begrenzen Sie Formatierungen darauf, wichtige Informationen hervorzuheben, nicht um dekorative Effekte zu erzeugen.

Zeilenabstand

Verwenden Sie mindestens 1,5-fachen Zeilenabstand zur Verbesserung der Lesbarkeit. Einfacher Zeilenabstand ist für viele Leser schwierig.

Ausreichender Abstand zwischen den Zeilen hilft Menschen mit Legasthenie und eingeschränktem Sehvermögen.

Barrierefreie Listen erstellen

Listenformatierung verwenden

Verwenden Sie formale Listenformatierung für Aufzählungen und nummerierte Listen, nicht manuelle Symbole oder Zahlen.

Klicken Sie in der Registerkarte “Start” auf die Schaltfläche für Aufzählungs- oder Nummerierungslisten. So werden Listen strukturell für unterstützende Technologien markiert.

Listeninhalt

Schreiben Sie Listenelemente als vollständige Gedanken
Halten Sie die Elemente parallel in der Struktur
Verwenden Sie parallele Anfangswörter (alle Verben, alle Substantive usw.)

Klare, parallele Listenstruktur erleichtert allen das Überfliegen und Verstehen.

Verschachtelte Listen

Sie können Unterlisten für hierarchische Informationen erstellen. Verwenden Sie die Einzugsschaltfläche, um Ebenen zu erzeugen.

Begrenzen Sie die Verschachtelung auf ein vernünftiges Maß (normalerweise nicht mehr als 3-4 Ebenen).

Barrierefreie Links

Beschreibender Linktext

Linktexte sollten das Ziel beschreiben. Bildschirmleser-Nutzer hören oft nur den Linktext.

Schlechter Linktext: “Hier klicken” oder “Mehr lesen” Besserer Linktext: “Erfahren Sie mehr über Barrierefreiheitsfunktionen” oder “Laden Sie den Jahresbericht 2025 herunter”

Links erstellen

Markieren Sie beschreibenden Text und fügen Sie einen Link ein. Der markierte Text wird zum Linktext, den Nutzer sehen.

Vermeiden Sie URLs als Linktext. Verwenden Sie lesbare, aussagekräftige Formulierungen.

Linkorganisation

Halten Sie zusammengehörige Links beieinander. Erstellen Sie bei Bedarf eine separate Seite mit einer Linkliste.

Organisieren Sie Links logisch, damit Nutzer schnell finden, was sie suchen.

Dokumenteigenschaften und Metadaten

Einen Dokumenttitel hinzufügen

Jedes Dokument sollte einen Titel haben, der klar und aussagekräftig ist. Dieser Titel wird von unterstützenden Technologien verwendet, um das Dokument zu identifizieren.

Weiterführende Literatur

Microsoft Support Word — Offizielle Anleitungen von Microsoft zu Word-Funktionen helfen dabei, barrierefreie Dokumente mit korrekter Formatierung, Alternativtexten und geeigneten Strukturwerkzeugen zu erstellen.
Microsoft Learn Office — Die Microsoft-Learn-Dokumentation bietet vertiefte Informationen zu Barrierefreiheit in Office und zeigt, wie Sie Word-Dokumente nach aktuellen Best Practices inklusiv gestalten.
Purdue OWL — Purdue OWL erklärt allgemeine Schreib- und Formatierungsgrundlagen, die beim klaren und gut strukturierten Aufbau barrierefreier Dokumente nützlich sind.
UNC Writing Center — Die Ressourcen des Writing Center unterstützen beim verständlichen, präzisen Schreiben und fördern damit Texte, die leichter zugänglich und lesbar sind.