Wie man Word mit SharePoint verwendet

Wie man Word mit SharePoint verwendet

SharePoint ist Microsofts Plattform für Unternehmensinhaltsverwaltung und Zusammenarbeit. In Kombination mit Word ermöglicht es Teams, Dokumente zentral zu speichern, Versionen zu verwalten, Zugriffsrechte zu steuern und effizient zusammenzuarbeiten. Diese Anleitung behandelt die Nutzung von Word mit SharePoint für die Teamdokumentenverwaltung.

SharePoint und Word verstehen

Was ist SharePoint

SharePoint ist eine Unternehmensplattform, die bietet:

• Dokumentenbibliotheken: Zentrale Dokumentenspeicherung
• Versionsverwaltung: Nachverfolgung von Dokumentänderungen
• Zugriffskontrolle: Verwaltung, wer was sehen darf
• Workflow-Automatisierung: Automatisierung von Dokumentenprozessen
• Suche: Finden von Dokumenten in der gesamten Organisation
• Compliance: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Organisationen nutzen SharePoint für die Teamzusammenarbeit.

SharePoint vs. OneDrive

Wesentliche Unterschiede:

Funktion	SharePoint	OneDrive
Zweck	Teamzusammenarbeit	Persönliche Speicherung
Zugriff	Teammitglieder	Einzelpersonen
Verwaltung	Organisation steuert	Individuum steuert
Suche	Unternehmungsweit	Nur persönlich
Compliance	Integriert	Eingeschränkt

SharePoint für Teams, OneDrive für Einzelpersonen.

Zugriff auf SharePoint

Voraussetzungen für den Zugriff:

1. SharePoint-Instanz der Organisation
2. Administratorrechte für den Zugriff auf die Seite
3. Microsoft-Konto innerhalb der Organisation
4. Webbrowser oder Office-Anwendungen

Nicht alle Organisationen verwenden SharePoint; es ist ein Enterprise-Produkt.

Zugriff auf SharePoint aus Word

Öffnen von SharePoint-Dokumenten

Zugriff über Word:

1. Klicken Sie auf Datei > Öffnen
2. Suchen Sie in der Liste nach SharePoint-Websites
3. Oder klicken Sie auf “Durchsuchen”
4. Navigieren Sie zur Website und Dokumentenbibliothek
5. Wählen Sie das Dokument aus
6. Klicken Sie auf Öffnen

Dokumente öffnen sich in Word direkt von SharePoint.

Erstellen von Dokumenten auf SharePoint

Neue Dokumente erstellen:

1. Klicken Sie in SharePoint auf “Neu”
2. Wählen Sie “Word-Dokument”
3. Das Dokument öffnet sich in Word Online oder Desktop
4. Erstellen und speichern
5. Automatisch in SharePoint gespeichert

Das Erstellen in SharePoint speichert direkt dort.

Öffnen über geteilte Links

Öffnen aus E-Mail oder Nachricht:

1. Klicken Sie auf den SharePoint-Link
2. Dokument öffnet sich im Web
3. Klicken Sie auf Bearbeiten (wenn Berechtigungen vorhanden)
4. Öffnet in Word Desktop oder Online
5. Bearbeiten und in SharePoint speichern

Geteilte Links bieten direkten Zugriff.

Verwaltung von SharePoint-Dokumenten

Hochladen von Dokumenten

Vorhandene Dokumente hinzufügen:

1. Gehen Sie zur SharePoint-Dokumentenbibliothek
2. Klicken Sie auf “Hochladen”
3. Wählen Sie Dateien von Ihrem Computer aus
4. Bestätigen Sie den Upload
5. Dokumente erscheinen in der Bibliothek

Hochladen fügt Dokumente zu SharePoint hinzu.

Dokumentenbibliotheken

Organisation in Bibliotheken:

1. Bibliotheken enthalten zusammengehörige Dokumente
2. Jede Bibliothek hat eigene Berechtigungen und Regeln
3. Sie können Zugriff auf mehrere Bibliotheken haben
4. Navigieren Sie zwischen ihnen in SharePoint

Bibliotheken organisieren Dokumente nach Funktion oder Team.

Speichern in SharePoint aus Word

Direkt aus Word speichern:

1. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter
2. Wählen Sie die SharePoint-Website
3. Navigieren Sie zur Bibliothek und zum Ordner
4. Geben Sie den Dokumentnamen ein
5. Klicken Sie auf Speichern

Speichern unter legt Dokumente auf SharePoint ab.

Funktionen zur Zusammenarbeit

Auschecken und Einchecken

Dokumentenbearbeitung verwalten:

1. Rechtsklick auf Dokument in SharePoint
2. “Auschecken” auswählen
3. Sie haben exklusive Bearbeitungsrechte
4. Änderungen vornehmen
5. Nach Fertigstellung einchecken
6. Andere können nun bearbeiten

Auschecken verhindert gleichzeitige Bearbeitung.

Benachrichtigungen und Alarme

Benachrichtigungen zu Dokumenten erhalten:

1. Rechtsklick auf Dokument in SharePoint
2. “Mich benachrichtigen” auswählen
3. Benachrichtigungsfrequenz wählen
4. E-Mails über Änderungen erhalten
5. Benachrichtigungen anklicken, um Änderungen zu sehen

Alarme halten Sie auf dem Laufenden.

Diskussionsforen

Diskussionen zu Dokumenten:

1. Einige SharePoint-Seiten haben Diskussionsforen
2. Fragen oder Kommentare posten
3. Andere antworten
4. Diskussion bleibt mit Dokumenten verknüpft

Diskussionen organisieren Feedback.

Versionsverwaltung

Versionsverlauf

Dokumentenänderungen verfolgen:

1. Rechtsklick auf Dokument in SharePoint
2. “Versionsverlauf” oder Eigenschaften anzeigen
3. Alle Versionen mit Datum und Bearbeitern sehen
4. Version anklicken, um sie anzusehen
5. Bei Bedarf wiederherstellen

Versionsverlauf zeigt die Entwicklung.

Veröffentlichte und Entwurfs-Versionen

Einige Bibliotheken haben Genehmigungs-Workflows:

1. Entwurfs-Versionen erstellen
2. Zur Genehmigung einreichen
3. Genehmiger prüfen
4. Nach Freigabe wird es zur veröffentlichten Version
5. Ältere Versionen werden archiviert

Veröffentlichungs-Workflows steuern die Dokumentfreigabe.

Versionen vergleichen

Dokumentversionen vergleichen:

1. Versionsverlauf öffnen
2. Zwei Versionen zum Vergleich auswählen
3. Unterschiede werden hervorgehoben
4. Genau sehen, was sich geändert hat

Vergleich zeigt Änderungen klar auf.

Berechtigungen und Zugriffskontrolle

Berechtigungen verstehen

Berechtigungsstufen:

• Mitwirken: Kann eigene Dokumente bearbeiten und löschen
• Bearbeiten: Kann alle Dokumente bearbeiten
• Lesen: Kann nur ansehen, nicht bearbeiten
• Benutzerdefiniert: Vom Administrator definiert

Berechtigungen steuern, was Nutzer tun dürfen.

Teilen mit anderen

Teammitgliedern Zugriff geben:

1. Zur SharePoint-Seite gehen
2. Auf Teilen klicken
3. E-Mail-Adressen eingeben
4. Berechtigungsstufe festlegen
5. Einladung senden

Teilen ermöglicht Zusammenarbeit.

Zugriff verwalten

Steuern, wer was sehen darf:

1. Seitenadministrator kann Berechtigungen festlegen
2. Zugriff nach Person oder Gruppe einschränken
3. Ablaufdaten für Zugriffe setzen
4. Nachverfolgen, wer Zugriff hat

Zugriffskontrolle sichert die Umgebung.

Integration mit Microsoft Teams

SharePoint und Teams

Teams nutzt SharePoint:

1. Teams-Kanal speichert Dateien in SharePoint
2. Registerkarte “Dateien” verbindet mit SharePoint-Bibliothek
3. Dokumente in Teams teilen
4. Gemeinsam bearbeiten
5. Versionsverlauf wird gepflegt

Teams-Integration macht SharePoint zugänglicher.

Öffnen aus Teams

SharePoint-Dokumente in Teams öffnen:

1. Im Teams-Kanal auf Dateien klicken
2. SharePoint-Bibliothek sehen
3. Dokument anklicken zum Öffnen
4. In Word (Online oder Desktop) bearbeiten
5. Änderungen werden in SharePoint gespeichert

Teams ermöglicht nahtlosen SharePoint-Zugriff.

Erweiterte Funktionen

Metadaten und Eigenschaften

Mit Metadaten organisieren:

1. Dokumente können Eigenschaften haben (Autor, Status usw.)
2. Metadaten helfen bei Suche und Filterung
3. Eigenschaften in den Dokumenteigenschaften festlegen
4. Bibliothek nach Metadaten filtern

Metadaten bieten Organisationsstruktur.

Suche

Dokumente effizient finden:

1. SharePoint-Suchleiste verwenden
2. Suche über Website oder Organisation
3. Dokumente nach Name, Inhalt, Metadaten finden
4. Suchergebnisse verlinken zu Dokumenten

Suche hilft, das Gewünschte zu finden.

Workflows

Dokumentenprozesse automatisieren:

1. Genehmigungs-Workflows für Prüfungen
2. Veröffentlichungs-Workflows steuern Freigaben
3. Benutzerdefinierte Workflows für spezielle Prozesse
4. Routinetätigkeiten automatisieren

Workflows steigern die Effizienz.

Synchronisation von SharePoint-Bibliotheken

OneDrive for Business Sync

SharePoint mit dem Computer synchronisieren:

1. In SharePoint auf “Synchronisieren” klicken
2. OneDrive öffnet sich und verwaltet die Synchronisation
3. Bibliothek erscheint im Datei-Explorer
4. Dateien werden automatisch zwischen Computer und Cloud synchronisiert
5. Offline arbeiten; Änderungen werden bei Verbindung synchronisiert

Sync ermöglicht lokalen Zugriff.

Vorteile der Synchronisation

Synchronisation bietet:

• Lokaler Zugriff: Dateien offline verfügbar
• Bekannte Oberfläche: Nutzung des Datei-Explorers
• Automatische Sicherung: Cloud-Backup der Dateien
• Integration: Funktioniert mit Office-Anwendungen

Sync verbindet Cloud-Vorteile mit lokalem Zugriff.

Synchronisation verwalten

Sync steuern:

1. Rechtsklick auf Bibliothek in SharePoint
2. Synchronisationseinstellungen konfigurieren
3. Auswählen, welche Ordner synchronisiert werden
4. Speicherplatz verwalten
5. Bei Bedarf pausieren

Sync-Verwaltung optimiert die Leistung.

Echtzeit-Zusammenarbeit

Gemeinsames Bearbeiten (Co-Authoring)

Mehrere Personen bearbeiten gleichzeitig:

1. Dokument in SharePoint-Bibliothek
2. Mehrere Nutzer können öffnen
3. Jeder sieht die Änderungen der anderen in Echtzeit
4. Kommentare zeigen Zusammenarbeit
5. Kein Auschecken erforderlich (wenn erlaubt)

Co-Authoring ermöglicht nahtlose Teamarbeit.

Anwesenheit

Sehen, wer bearbeitet:

1. Dokument zeigt aktuelle Bearbeiter
2. Farbige Cursor zeigen Positionen
3. Namen erscheinen in der Oberfläche
4. Wissen, wer woran arbeitet

Anwesenheitsanzeige verhindert Konflikte.

Kommentare

Feedback geben:

1. Text im Dokument auswählen
2. Auf Kommentar klicken
3. Feedback eingeben
4. Andere sehen den Kommentar
5. Änderungen diskutieren

Kommentare fördern den Austausch.

Weiterführende Literatur

• Microsoft Support Word — Offizielle Word-Hilfe von Microsoft mit Anleitungen zu Speichern, Freigeben und der Zusammenarbeit an Dokumenten, die direkt für die Nutzung von Word mit SharePoint relevant sind.
• Microsoft Learn Office — Umfassende technische Dokumentation zu Microsoft 365 und Office-Integrationen, einschließlich Best Practices für Word- und SharePoint-Workflows.
• GDPR Official — Nützlich, um Datenschutz- und Compliance-Aspekte beim gemeinsamen Bearbeiten und Speichern von Dokumenten in SharePoint zu verstehen.
• Microsoft Support Word — Hilfreich für konkrete Probleme mit Dokumentversionen, Co-Authoring und dem Zugriff auf Word-Dateien in der Cloud.