Cómo hacer un documento de Word accesible

Cómo hacer un documento de Word accesible

Crear documentos de Word accesibles garantiza que tu contenido sea usable por todas las personas, incluidas aquellas con discapacidades. Los documentos accesibles funcionan con tecnologías de asistencia como lectores de pantalla, permiten el cambio de tamaño del texto y ofrecen formas alternativas de acceder a la información. Esta guía completa te enseña a crear documentos totalmente inclusivos.

Entendiendo la accesibilidad en documentos

¿Quién se beneficia de la accesibilidad?

La accesibilidad ayuda a:

• Personas con discapacidades visuales que usan lectores de pantalla
• Personas con baja visión que necesitan ampliar el texto
• Personas con daltonismo que tienen dificultades con la información codificada por colores
• Personas con discapacidades motoras que navegan solo con el teclado
• Personas con discapacidades cognitivas que se benefician de una estructura clara
• Personas con pérdida auditiva que necesitan alternativas textuales para el audio

Crear documentos accesibles beneficia a todos, no solo a personas con discapacidades.

Principios básicos de accesibilidad

Los documentos accesibles son:

• Perceptibles: La información se presenta de formas que las personas pueden percibir (a través de la vista, el sonido o el tacto)
• Operables: Los documentos pueden navegarse usando solo el teclado
• Comprensibles: El contenido es claro y predecible
• Robustos: Los documentos funcionan con tecnologías de asistencia

Estos principios guían todas las decisiones relacionadas con la accesibilidad.

Planificación para la accesibilidad

Antes de comenzar

Considera la accesibilidad desde el principio:

• Usa estilos integrados para la estructura
• Planifica una jerarquía clara de encabezados
• Elige fuentes legibles
• Evita depender únicamente del color
• Diseña con simplicidad

Incorporar la accesibilidad desde el inicio es más fácil que añadirla después.

Estructura del documento

Planifica la estructura lógica de tu documento:

• ¿Cómo se organizarán las secciones?
• ¿Cuál es la jerarquía de la información?
• ¿Qué elementos visuales transmiten significado?
• ¿Cómo presentarás tablas y listas?

Una estructura clara beneficia a todos los lectores.

Uso correcto de la estructura de encabezados

Jerarquía de encabezados

Estructura los documentos con una jerarquía adecuada de encabezados:

• Usa Encabezado 1 para el título principal o secciones de nivel superior
• Usa Encabezado 2 para subsecciones principales
• Usa Encabezado 3 para sub-subsecciones
• Continúa según sea necesario

No saltes niveles (por ejemplo, de Encabezado 1 a Encabezado 3). No uses varios Encabezado 1 para secciones que deberían ser Encabezado 2.

Aplicar estilos de encabezado

Usa la pestaña Inicio para aplicar estilos de encabezado. Selecciona un párrafo y haz clic en Encabezado 1, Encabezado 2 u otro nivel.

No formatees el texto para que parezca un encabezado usando negrita y fuente más grande. Usa siempre los estilos oficiales de encabezado.

Vista de esquema

Usa Vista > Esquema para ver la estructura de tu documento. Esto ayuda a verificar que la jerarquía de encabezados sea lógica y completa.

El esquema debe formar una estructura clara y jerárquica visible en la vista de esquema.

Añadir texto alternativo a las imágenes

Por qué es importante el texto alternativo

El texto alternativo describe las imágenes para personas que usan lectores de pantalla. Debe transmitir el contenido y propósito de la imagen.

Cada imagen significativa necesita texto alternativo. Las imágenes decorativas deben marcarse como decorativas (texto alternativo vacío).

Cómo escribir un texto alternativo efectivo

• Sé conciso: Manténlo por debajo de 125 caracteres
• Sé descriptivo: Describe lo que muestra la imagen y su propósito
• Sé específico: Evita descripciones genéricas como “imagen” o “foto”
• Incluye texto en imágenes: Si la imagen contiene texto, inclúyelo en el texto alternativo

Texto alternativo pobre: “Imagen” Texto alternativo mejor: “Gráfico de barras que muestra el crecimiento de ventas trimestrales de 2024 a 2026”

Añadir texto alternativo en Word

Haz clic derecho en una imagen y selecciona “Editar texto alternativo”. Escribe una descripción de la imagen.

Algunas versiones de Word tienen esta opción en el menú Formato. Haz clic en Archivo > Información para encontrar opciones de accesibilidad o propiedades.

Describir imágenes complejas

Para gráficos, diagramas y esquemas:

• Describe el propósito general
• Incluye datos o tendencias clave
• Proporciona una tabla de datos alternativa si es necesario

Para fotografías:

• Identifica personas u objetos importantes
• Describe el contexto y el entorno
• Incluye cualquier texto relevante visible en la foto

Crear tablas accesibles

Encabezados de tabla

Cada tabla necesita encabezados que identifiquen columnas y filas. Marca la primera fila como encabezado usando las propiedades de la tabla.

Haz clic derecho en la tabla y selecciona Propiedades de tabla u Opciones. Busca la configuración de “Fila de encabezado”.

Estructura clara de la tabla

• Usa una estructura de celdas consistente
• Evita celdas combinadas cuando sea posible
• Mantén las tablas simples y organizadas
• Usa tablas para datos, no para diseño

Las tablas anidadas complejas son difíciles de navegar para los lectores de pantalla.

Contenido de la tabla

• Escribe contenido claro y conciso en las celdas
• Evita celdas vacías (usa “N/A” en su lugar)
• Mantén los encabezados de filas y columnas simples pero descriptivos
• Proporciona contexto en el texto que rodea la tabla

Alternativa a tablas complejas

Para datos muy complejos, ofrece un formato alternativo:

• Una descripción resumen
• Una lista de datos
• Un archivo descargable con los datos

Esto asegura que los usuarios de lectores de pantalla reciban toda la información necesaria.

Uso efectivo del color y contraste

Requisitos de contraste de color

El texto debe contrastar suficientemente con el fondo:

• Texto normal: al menos una relación de contraste 4.5:1
• Texto grande (18 puntos o más): al menos una relación de contraste 3:1

Verifica el contraste con herramientas en línea si tienes dudas.

No dependas solo del color

Evita comunicar información solo mediante el color. Por ejemplo:

• No uses solo texto rojo para advertencias; añade la etiqueta “ADVERTENCIA:”
• No uses solo color para distinguir secciones de un gráfico; añade patrones o etiquetas
• No uses solo color para enlaces; haz que estén subrayados o sean visualmente distintos

Elección de colores

Usa combinaciones de colores que sean distinguibles para personas con daltonismo:

• Evita combinaciones rojo/verde
• Evita azul/amarillo en tamaños pequeños
• Prueba combinaciones con simuladores de daltonismo

Muchas herramientas de color muestran cómo se ven tus elecciones para usuarios con daltonismo.

Fuente y formato de texto

Elección de fuentes

Usa fuentes sans-serif para el texto principal (Arial, Calibri, Verdana). Las fuentes serif como Times New Roman funcionan, pero pueden ser más difíciles para algunos lectores.

Evita fuentes decorativas difíciles de leer. Elige fuentes simples y claras.

Tamaño de fuente

Usa al menos 11 o 12 puntos para el texto principal. Tamaños mayores ayudan a personas con baja visión.

Para documentos extensos, 12 puntos es estándar y legible para la mayoría.

Formato de texto

Usa negrita para énfasis, evitando texto en mayúsculas que es difícil de leer. Evita el uso excesivo de cursiva.

Limita el formato para destacar información importante, no para crear efectos decorativos.

Espaciado entre líneas

Usa al menos 1.5 de interlineado para mejorar la legibilidad. El interlineado sencillo es difícil para muchos lectores.

Un espaciado adecuado entre líneas ayuda a personas con dislexia y baja visión.

Crear listas accesibles

Uso del formato de lista

Usa el formato formal de listas con viñetas o numeradas, no símbolos o números manuales.

En la pestaña Inicio, haz clic en el botón de lista con viñetas o numerada. Esto marca las listas estructuralmente para tecnologías de asistencia.

Contenido de la lista

• Escribe los elementos como ideas completas
• Mantén los elementos paralelos en estructura
• Usa palabras iniciales paralelas (todos verbos, todos sustantivos, etc.)

Una estructura clara y paralela facilita que todos escaneen y comprendan la lista.

Listas anidadas

Puedes crear sublistas para información jerárquica. Usa el botón de sangría para crear niveles.

Mantén la anidación en niveles razonables (normalmente no más de 3-4 niveles).

Enlaces accesibles

Texto descriptivo para enlaces

El texto del enlace debe describir el destino. Los usuarios de lectores de pantalla a menudo escuchan solo el texto del enlace.

Texto de enlace pobre: “Haz clic aquí” o “Leer más” Texto de enlace mejor: “Aprende más sobre funciones de accesibilidad” o “Descarga el informe anual 2025”

Crear enlaces

Selecciona texto descriptivo y luego inserta un enlace. El texto seleccionado será el texto visible del enlace.

Evita usar URLs como texto de enlace. Usa frases legibles y significativas.

Organización de enlaces

Mantén los enlaces relacionados juntos. Si es necesario, haz una lista de enlaces en una página separada.

Organiza los enlaces de forma lógica para que los usuarios encuentren lo que necesitan.

Propiedades y metadatos del documento

Añadir un título al documento

Cada documento debe tener un título que describa claramente su contenido. Esto ayuda a los lectores de pantalla y a la organización del archivo.

Lecturas adicionales

• Microsoft Support Word — Documentación oficial de Word con instrucciones prácticas para crear y revisar documentos accesibles, incluyendo formatos, estilos y comprobaciones de accesibilidad.
• Microsoft Learn Office — Recursos técnicos de Microsoft para aprender buenas prácticas de Office y aplicar criterios de accesibilidad en documentos de Word.
• Purdue OWL — Aunque se centra en escritura académica, ofrece orientación útil sobre estructura, claridad y organización de documentos que complementa la accesibilidad en Word.
• Harvard Writing Center — Ayuda a mejorar la redacción y la organización del contenido, aspectos clave para que un documento sea más claro y accesible.