Cómo usar el Comprobador de Accesibilidad en Word

Cómo usar el Comprobador de Accesibilidad en Word

El Comprobador de Accesibilidad es la herramienta integrada de Word para identificar y corregir problemas de accesibilidad en los documentos. Escanea para detectar problemas que impiden que personas con discapacidades accedan al contenido del documento. Esta guía te enseña a usar el Comprobador de Accesibilidad de manera efectiva para crear documentos inclusivos.

Entendiendo la accesibilidad en los documentos

Por qué la accesibilidad es importante

Los documentos accesibles pueden ser usados por todos, incluyendo personas con discapacidad visual, pérdida auditiva, dificultades de movilidad y discapacidades cognitivas. Crear documentos accesibles asegura que tu contenido llegue a la mayor audiencia posible.

La accesibilidad no es solo cumplir con normativas, es inclusión y respeto hacia tus lectores.

Problemas comunes de accesibilidad

El Comprobador de Accesibilidad busca:

• Texto alternativo faltante en imágenes
• Contraste de color insuficiente
• Estructura de encabezados ausente o incorrecta
• Encabezados de tabla vacíos
• Texto de enlace inadecuado
• Título del documento faltante
• Problemas con el orden de lectura

Corregir estos problemas hace que tus documentos sean utilizables con tecnologías de asistencia como los lectores de pantalla.

Accediendo al Comprobador de Accesibilidad

Abrir el Comprobador de Accesibilidad

En Word, haz clic en la pestaña Revisar en la cinta de opciones. Busca el botón “Comprobar accesibilidad” o “Comprobador de accesibilidad”.

Haz clic para escanear todo el documento. Word analiza el contenido y genera un informe.

Dónde encontrarlo

Las diferentes versiones de Word pueden situar el botón en lugares ligeramente distintos:

• Word para escritorio: pestaña Revisar
• Word Online: pestaña Revisar (si está disponible)
• Word móvil: puede estar en el menú Más

Si no encuentras el botón de inmediato, busca en los menús de la pestaña Revisar.

Entendiendo el informe de accesibilidad

Organización del informe

El Comprobador de Accesibilidad muestra los problemas organizados por gravedad:

• Errores: problemas críticos que impiden el uso del documento por personas con discapacidad
• Advertencias: problemas que pueden afectar la accesibilidad
• Sugerencias: recomendaciones para mejorar la accesibilidad del documento

Los errores siempre deben corregirse. Las advertencias son importantes; las sugerencias son opcionales pero beneficiosas.

Descripción de los problemas

Cada problema reportado incluye:

• Una descripción del error
• Dónde se encuentra en el documento
• Sugerencias para solucionarlo

Haz clic en cualquier problema para ir directamente a esa ubicación en el documento.

Cómo corregir problemas de accesibilidad

Texto alternativo faltante

El texto alternativo describe las imágenes para usuarios de lectores de pantalla. El Comprobador de Accesibilidad suele señalar imágenes sin texto alternativo.

Para corregirlo, haz clic derecho en la imagen y selecciona “Editar texto alternativo”. En el cuadro, escribe una descripción breve del contenido y propósito de la imagen.

Mantén el texto alternativo breve (menos de 125 caracteres) pero lo suficientemente descriptivo para que alguien que solo escuche el texto entienda la imagen.

Problemas con la estructura de encabezados

Una estructura adecuada de encabezados (Encabezado 1, Encabezado 2, etc.) ayuda a los usuarios de lectores de pantalla a navegar por el documento.

Los problemas incluyen:

• Saltos en los niveles de encabezado (por ejemplo, de Encabezado 1 a Encabezado 3)
• Texto formateado como encabezado pero sin usar estilos de encabezado
• Múltiples Encabezados 1 que deberían ser Encabezados 2

Corrige aplicando los estilos de encabezado adecuados desde la pestaña Inicio. Asegúrate de que los encabezados formen una jerarquía lógica.

Problemas de contraste de color

El texto debe tener suficiente contraste con el fondo para lectores con discapacidad visual o daltonismo.

Si el Comprobador señala problemas de contraste, aumenta el contraste:

• Usa texto oscuro sobre fondos claros
• Usa texto claro sobre fondos oscuros
• Evita combinaciones de colores difíciles de distinguir

Si tienes dudas, verifica las proporciones de contraste con herramientas en línea. Las pautas WCAG recomiendan al menos 4.5:1 para texto normal.

Encabezados de tabla vacíos

Las tablas deben tener encabezados que identifiquen columnas o filas. El Comprobador señala tablas sin encabezados o con celdas de encabezado vacías.

Agrega encabezados a tus tablas. Haz clic derecho en la tabla y selecciona opciones para marcar la primera fila o columna como encabezados.

Escribe encabezados claros y concisos que describan el contenido de la columna o fila.

Texto de enlace inadecuado

El texto del enlace debe describir a dónde lleva. “Haz clic aquí” es un texto pobre. “Más información sobre accesibilidad” es mejor.

El Comprobador señala enlaces con texto vago. Edita los enlaces para que sean descriptivos. Haz clic derecho y selecciona “Editar hipervínculo” para cambiar el texto visible.

Título del documento faltante

Los documentos deben tener títulos que identifiquen su contenido. El Comprobador señala documentos sin título.

Agrega un título a través de Archivo > Información > Propiedades. El título aparece en lectores de pantalla y ayuda a identificar el documento.

Problemas con el orden de lectura

Los lectores de pantalla leen los documentos en orden. Los diseños complejos con cuadros de texto, columnas o imágenes pueden causar confusión.

Si tu documento tiene un diseño inusual, verifica que se lea de forma lógica de arriba a abajo y de izquierda a derecha. Considera simplificar el diseño para mejorar la accesibilidad.

Flujo de trabajo con el Comprobador de Accesibilidad

Proceso paso a paso

1. Ejecuta el Comprobador de Accesibilidad (Revisar > Comprobar accesibilidad)
2. Revisa el informe generado
3. Haz clic en cada problema para ir a su ubicación
4. Corrige los problemas usando las sugerencias
5. Ejecuta nuevamente el Comprobador para verificar las correcciones
6. Repite hasta resolver todos los errores críticos

Múltiples pasadas

Puede que necesites varias pasadas para solucionar todos los problemas. Corrige primero los errores, luego las advertencias y finalmente considera las sugerencias.

Ejecuta el comprobador después de cada ronda de correcciones para asegurarte de que los problemas se hayan resuelto correctamente.

Priorizando los problemas

Concéntrate primero en los errores, ya que impiden el uso del documento por personas con discapacidad. Las advertencias deben atenderse. Las sugerencias pueden implementarse según el tiempo disponible.

Si el tiempo es limitado, corrige errores y advertencias; las sugerencias son mejoras opcionales.

Comprobación avanzada de accesibilidad

Revisión manual de accesibilidad

Más allá del Comprobador, revisa manualmente tu documento para:

• Lenguaje claro y sencillo
• Formato consistente
• Estructura lógica
• Imágenes significativas
• Fuentes accesibles (las sans-serif suelen funcionar mejor)

El Comprobador detecta problemas técnicos pero no puede evaluar la claridad del contenido.

Pruebas con lectores de pantalla

Para documentos críticos, prueba con lectores de pantalla para verificar que el documento se lea de forma lógica y comprensible. Los lectores de pantalla comunes incluyen:

• NVDA (Windows, gratuito)
• JAWS (Windows, comercial)
• VoiceOver (Mac, integrado)
• TalkBack (Android, integrado)

Las pruebas revelan problemas que el Comprobador podría pasar por alto.

Consideraciones para daltonismo

Más allá de las proporciones de contraste, asegúrate de no depender solo del color para transmitir información. Usa patrones, etiquetas u otros indicadores junto con el color.

Por ejemplo, en lugar de usar solo rojo para advertencias, usa texto rojo con un símbolo de advertencia o la etiqueta “ADVERTENCIA:”.

Buenas prácticas de accesibilidad

Desde el principio

Incorpora la accesibilidad en los documentos desde el inicio en lugar de corregirla después. Aplica estilos, añade texto alternativo y usa texto descriptivo para enlaces mientras escribes.

Este enfoque es más eficiente que adaptar la accesibilidad posteriormente.

Estructura consistente

Usa formato consistente en todo el documento. Aplica estilos uniformemente, usa los mismos niveles de encabezado para secciones similares y mantiene estructuras de tabla similares.

La consistencia ayuda tanto a usuarios con visión como a usuarios de lectores de pantalla a entender la organización del documento.

Lenguaje sencillo

Usa un lenguaje claro y sencillo. Define jerga y acrónimos en su primera aparición. Las oraciones y párrafos cortos son más fáciles de entender y navegar.

La accesibilidad incluye la claridad del lenguaje, no solo la accesibilidad técnica.

Imágenes y gráficos significativos

Cada imagen debe tener un propósito. Las imágenes decorativas deben tener texto alternativo vacío o estar marcadas como decorativas.

Las imágenes informativas necesitan texto alternativo descriptivo. Los gráficos y tablas requieren descripciones de los datos.

Propósito del documento

Comienza los documentos con una declaración clara del propósito y la audiencia. Esto ayuda a todos los lectores, especialmente a quienes usan tecnología de asistencia, a entender rápidamente la relevancia del documento.

Accesibilidad en Collabor

Lecturas adicionales

• Microsoft Support Word — Documentación oficial de Word con guías prácticas para usar herramientas integradas como el Comprobador de Accesibilidad y corregir problemas comunes en documentos.
• Microsoft Learn Office — Recursos técnicos y artículos de Microsoft sobre accesibilidad en Office que ayudan a entender mejor las funciones y buenas prácticas relacionadas con Word.
• Purdue OWL — Aunque se centra en escritura académica, ofrece orientación útil para estructurar documentos claros y accesibles, algo complementario al uso del comprobador.
• APA Style — Útil si trabajas con documentos formales, ya que sus pautas sobre formato y claridad ayudan a producir archivos más consistentes y fáciles de leer.