Comment rendre un document Word accessible

Comment rendre un document Word accessible

Créer des documents Word accessibles garantit que votre contenu est utilisable par tous, y compris les personnes en situation de handicap. Les documents accessibles fonctionnent avec les technologies d’assistance comme les lecteurs d’écran, permettent le redimensionnement du texte et offrent des moyens alternatifs d’accéder à l’information. Ce guide complet vous apprend à créer des documents pleinement inclusifs.

Comprendre l’accessibilité des documents

Qui bénéficie de l’accessibilité ?

L’accessibilité aide :

• Les personnes malvoyantes qui utilisent des lecteurs d’écran
• Les personnes ayant une basse vision qui ont besoin d’agrandir le texte
• Les personnes daltoniennes qui ont des difficultés avec les informations codées par couleur
• Les personnes à mobilité réduite qui naviguent uniquement au clavier
• Les personnes avec des troubles cognitifs qui bénéficient d’une structure claire
• Les personnes malentendantes qui ont besoin d’alternatives textuelles pour l’audio

Créer des documents accessibles profite à tout le monde, pas seulement aux personnes en situation de handicap.

Principes fondamentaux de l’accessibilité

Les documents accessibles sont :

• Perceptibles : l’information est présentée de manière à être perçue (par la vue, l’ouïe ou le toucher)
• Utilisables : les documents peuvent être navigués uniquement au clavier
• Compréhensibles : le contenu est clair et prévisible
• Robustes : les documents fonctionnent avec les technologies d’assistance

Ces principes guident toutes les décisions en matière d’accessibilité.

Planifier l’accessibilité

Avant de commencer

Pensez à l’accessibilité dès le départ :

• Utilisez les styles intégrés pour structurer
• Planifiez une hiérarchie claire des titres
• Choisissez des polices lisibles
• Ne vous fiez pas uniquement à la couleur
• Concevez avec simplicité

Intégrer l’accessibilité dès la conception est plus facile que de la rajouter après coup.

Structure du document

Planifiez la structure logique de votre document :

• Comment les sections seront-elles organisées ?
• Quelle est la hiérarchie de l’information ?
• Quels éléments visuels transmettent du sens ?
• Comment présenterez-vous les tableaux et listes ?

Une structure claire profite à tous les lecteurs.

Utiliser une structure de titres appropriée

Hiérarchie des titres

Structurez les documents avec une hiérarchie correcte des titres :

• Utilisez Titre 1 pour le titre principal ou les sections de premier niveau
• Utilisez Titre 2 pour les sous-sections majeures
• Utilisez Titre 3 pour les sous-sous-sections
• Continuez selon les besoins

Ne sautez pas de niveaux (par exemple, passer de Titre 1 à Titre 3). N’utilisez pas plusieurs Titre 1 pour des sections qui devraient être en Titre 2.

Appliquer les styles de titre

Utilisez l’onglet Accueil pour appliquer les styles de titre. Sélectionnez un paragraphe puis cliquez sur Titre 1, Titre 2 ou un autre niveau.

Ne formatez pas le texte pour qu’il ressemble à un titre avec du gras ou une taille plus grande. Utilisez toujours les styles de titre officiels.

Mode Plan

Utilisez Affichage > Plan pour voir la structure de votre document. Cela aide à vérifier que la hiérarchie des titres est logique et complète.

Le plan doit former une structure claire et hiérarchique visible en mode Plan.

Ajouter un texte alternatif aux images

Pourquoi le texte alternatif est important

Le texte alternatif décrit les images pour les personnes utilisant des lecteurs d’écran. Il doit transmettre le contenu et la fonction de l’image.

Chaque image significative doit avoir un texte alternatif. Les images décoratives doivent être marquées comme décoratives (texte alternatif vide).

Rédiger un texte alternatif efficace

• Soyez concis : limitez à moins de 125 caractères
• Soyez descriptif : décrivez ce que montre l’image et son but
• Soyez précis : évitez les descriptions génériques comme « image » ou « photo »
• Incluez le texte présent dans l’image : si l’image contient du texte, intégrez-le dans le texte alternatif

Texte alternatif pauvre : « Image » Meilleur texte alternatif : « Graphique en barres montrant la croissance des ventes trimestrielles de 2024 à 2026 »

Ajouter un texte alternatif dans Word

Cliquez droit sur une image et sélectionnez « Modifier le texte alternatif ». Rédigez une description de l’image.

Certaines versions de Word proposent cette option dans le menu Format. Cliquez sur Fichier > Informations pour trouver les options d’accessibilité ou de propriétés.

Décrire les images complexes

Pour les graphiques, diagrammes et schémas :

• Décrivez l’objectif général
• Incluez les données ou tendances clés
• Fournissez un tableau de données en alternative si nécessaire

Pour les photographies :

• Identifiez les personnes ou objets importants
• Décrivez le contexte et le cadre
• Intégrez tout texte visible pertinent sur la photo

Créer des tableaux accessibles

En-têtes de tableau

Chaque tableau doit avoir des en-têtes identifiant les colonnes et les lignes. Marquez la première ligne comme en-tête via les propriétés du tableau.

Cliquez droit sur le tableau et sélectionnez Propriétés du tableau ou Options. Cherchez les paramètres « Ligne d’en-tête ».

Structure claire du tableau

• Utilisez une structure de cellules cohérente
• Évitez les cellules fusionnées autant que possible
• Gardez les tableaux simples et organisés
• Utilisez les tableaux pour les données, pas pour la mise en page

Les tableaux imbriqués complexes sont difficiles à naviguer pour les lecteurs d’écran.

Contenu du tableau

• Rédigez un contenu clair et concis dans les cellules
• Évitez les cellules vides (utilisez « N/A » si nécessaire)
• Gardez les en-têtes de lignes et colonnes simples mais descriptifs
• Fournissez un contexte dans le texte environnant

Alternative aux tableaux complexes

Pour des données très complexes, proposez un format alternatif :

• Une description résumée
• Une liste de données
• Un fichier téléchargeable contenant les données

Cela garantit que les utilisateurs de lecteurs d’écran obtiennent toutes les informations nécessaires.

Utiliser efficacement la couleur et le contraste

Exigences de contraste des couleurs

Le texte doit suffisamment contraster avec le fond :

• Texte normal : ratio de contraste d’au moins 4,5:1
• Texte large (18 points et plus) : ratio d’au moins 3:1

Vérifiez le contraste avec des outils en ligne si vous avez un doute.

Ne pas se fier uniquement à la couleur

Évitez de transmettre des informations uniquement par la couleur. Par exemple :

• N’utilisez pas seulement du texte rouge pour les avertissements — ajoutez l’étiquette « ATTENTION : »
• N’utilisez pas uniquement la couleur pour distinguer les sections d’un graphique — ajoutez des motifs ou des étiquettes
• N’utilisez pas uniquement la couleur pour les liens — rendez-les soulignés ou autrement distincts

Choisir les couleurs

Utilisez des combinaisons de couleurs distinguables pour les daltoniens :

• Évitez les combinaisons rouge/vert
• Évitez le bleu/jaune en petites tailles
• Testez les combinaisons avec des simulateurs de daltonisme

De nombreux outils de couleurs montrent comment vos choix apparaissent aux personnes daltoniennes.

Police et mise en forme du texte

Choix des polices

Utilisez des polices sans empattement pour le corps du texte (Arial, Calibri, Verdana). Les polices avec empattement comme Times New Roman conviennent mais peuvent être plus difficiles pour certains lecteurs.

Évitez les polices décoratives difficiles à lire. Choisissez des polices simples et claires.

Taille de la police

Utilisez au moins du 11 ou 12 points pour le corps du texte. Les tailles plus grandes aident les personnes à basse vision.

Pour les documents longs, 12 points est la norme et lisible pour la plupart.

Mise en forme du texte

Utilisez le gras pour souligner, évitez le texte en majuscules qui est difficile à lire. Limitez l’italique excessif.

Limitez la mise en forme pour faire ressortir les informations importantes, sans créer d’effets décoratifs.

Interlignage

Utilisez un interlignage d’au moins 1,5 pour améliorer la lisibilité. L’interligne simple est difficile pour beaucoup de lecteurs.

Un espacement adéquat entre les lignes aide les personnes dyslexiques et malvoyantes.

Créer des listes accessibles

Utiliser la mise en forme des listes

Utilisez la mise en forme formelle des listes à puces et numérotées, pas des symboles ou chiffres manuels.

Dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton liste à puces ou numérotée. Cela marque les listes structurellement pour les technologies d’assistance.

Contenu des listes

• Rédigez les éléments de liste comme des phrases complètes
• Gardez les éléments parallèles en structure
• Utilisez des mots de départ parallèles (tous verbes, tous noms, etc.)

Une structure claire et parallèle facilite la lecture et la compréhension pour tous.

Listes imbriquées

Vous pouvez créer des sous-listes pour les informations hiérarchiques. Utilisez le bouton d’indentation pour créer des niveaux.

Limitez l’imbrication à un niveau raisonnable (généralement pas plus de 3-4 niveaux).

Liens accessibles

Texte de lien descriptif

Le texte du lien doit décrire la destination. Les utilisateurs de lecteurs d’écran entendent souvent uniquement le texte du lien.

Texte de lien pauvre : « Cliquez ici » ou « En savoir plus » Meilleur texte de lien : « En savoir plus sur les fonctionnalités d’accessibilité » ou « Télécharger le rapport annuel 2025 »

Créer des liens

Sélectionnez un texte descriptif, puis insérez un lien. Le texte sélectionné devient le texte du lien visible par les utilisateurs.

Évitez d’utiliser des URL comme texte de lien. Préférez des phrases lisibles et significatives.

Organisation des liens

Regroupez les liens connexes. Faites une liste de liens sur une page séparée si nécessaire.

Organisez les liens de façon logique pour que les utilisateurs trouvent facilement ce dont ils ont besoin.

Propriétés du document et métadonnées

Ajouter un titre au document

Chaque document doit avoir un tit

Pour aller plus loin

• Microsoft Support Word — Documentation officielle de Microsoft pour apprendre à créer, vérifier et corriger l’accessibilité dans les documents Word.
• Microsoft Learn Office — Ressource Microsoft pour approfondir les bonnes pratiques et les fonctionnalités Office liées à l’accessibilité des documents.
• Purdue OWL — Guide de référence utile pour appliquer des principes de rédaction claire et structurée qui améliorent la lisibilité des documents.
• Harvard Writing Center — Conseils de rédaction pour organiser l’information de façon cohérente, ce qui aide à concevoir des documents plus accessibles.