Comment utiliser le vérificateur d’accessibilité dans Word

Comment utiliser le vérificateur d’accessibilité dans Word

Le vérificateur d’accessibilité est l’outil intégré de Word pour détecter et corriger les problèmes d’accessibilité dans les documents. Il analyse les éléments qui empêchent les personnes en situation de handicap d’accéder au contenu. Ce guide vous explique comment utiliser efficacement cet outil pour créer des documents inclusifs.

Comprendre l’accessibilité dans les documents

Pourquoi l’accessibilité est importante

Les documents accessibles peuvent être utilisés par tous, y compris les personnes malvoyantes, malentendantes, à mobilité réduite ou ayant des troubles cognitifs. Créer des documents accessibles garantit que votre contenu atteint le plus large public possible.

L’accessibilité ne se limite pas à la conformité — c’est une question d’inclusion et de respect envers vos lecteurs.

Problèmes d’accessibilité courants

Le vérificateur d’accessibilité recherche :

• Texte alternatif manquant sur les images
• Contraste de couleurs insuffisant
• Structure de titres manquante ou incorrecte
• En-têtes de tableau vides
• Texte de lien inadéquat
• Titre du document manquant
• Problèmes d’ordre de lecture

Corriger ces problèmes rend vos documents utilisables avec des technologies d’assistance comme les lecteurs d’écran.

Accéder au vérificateur d’accessibilité

Ouvrir le vérificateur d’accessibilité

Dans Word, cliquez sur l’onglet Révision dans le ruban. Recherchez le bouton « Vérifier l’accessibilité » ou « Vérificateur d’accessibilité ».

Cliquez dessus pour analyser l’ensemble de votre document. Word analyse le contenu et génère un rapport.

Où le trouver

Selon la version de Word, le bouton peut se trouver à différents endroits :

• Word sur ordinateur : onglet Révision
• Word en ligne : onglet Révision (si disponible)
• Word mobile : peut être dans le menu Plus

Si vous ne trouvez pas immédiatement le bouton, explorez les menus de l’onglet Révision.

Comprendre le rapport d’accessibilité

Organisation du rapport

Le vérificateur d’accessibilité affiche les problèmes classés par gravité :

• Erreurs : problèmes critiques empêchant l’utilisation du document par des personnes en situation de handicap
• Avertissements : problèmes pouvant affecter l’accessibilité
• Conseils : suggestions pour améliorer l’accessibilité du document

Les erreurs doivent toujours être corrigées. Les avertissements sont importants ; les conseils sont facultatifs mais utiles.

Description des problèmes

Chaque problème signalé comprend :

• Une description du problème
• L’emplacement dans le document
• Des suggestions pour le corriger

Cliquez sur un problème pour accéder directement à cet endroit dans votre document.

Corriger les problèmes d’accessibilité

Texte alternatif manquant

Le texte alternatif décrit les images pour les utilisateurs de lecteurs d’écran. Le vérificateur signale souvent les images sans texte alternatif.

Pour corriger, faites un clic droit sur l’image et sélectionnez « Modifier le texte alternatif ». Dans la fenêtre, rédigez une description concise du contenu et de la fonction de l’image.

Le texte alternatif doit être bref (moins de 125 caractères) mais suffisamment descriptif pour que quelqu’un qui ne voit que le texte comprenne l’image.

Problèmes de structure des titres

Une structure correcte des titres (Titre 1, Titre 2, etc.) aide les utilisateurs de lecteurs d’écran à naviguer dans le document.

Les problèmes incluent :

• Niveaux de titres sautés (passer de Titre 1 à Titre 3)
• Texte formaté en titre sans utiliser les styles de titre
• Plusieurs Titre 1 qui devraient être des Titre 2

Corrigez en appliquant les styles de titre appropriés via l’onglet Accueil. Assurez-vous que les titres forment une hiérarchie logique.

Problèmes de contraste des couleurs

Le texte doit avoir un contraste suffisant avec le fond pour les personnes malvoyantes ou daltoniennes.

Si le vérificateur signale un problème de contraste, augmentez-le en :

• Utilisant un texte plus foncé sur un fond clair
• Utilisant un texte plus clair sur un fond foncé
• Évitant les combinaisons de couleurs difficiles à distinguer

Utilisez des outils en ligne pour vérifier les ratios de contraste si nécessaire. Les directives WCAG recommandent un contraste d’au moins 4,5:1 pour le texte courant.

En-têtes de tableau vides

Les tableaux doivent avoir des en-têtes identifiant les colonnes ou les lignes. Le vérificateur signale les tableaux sans en-têtes ou avec des cellules d’en-tête vides.

Ajoutez des en-têtes à vos tableaux. Faites un clic droit sur le tableau et sélectionnez les options pour définir la première ligne ou colonne comme en-tête.

Rédigez des en-têtes clairs et concis décrivant le contenu de la colonne ou de la ligne.

Texte de lien inadéquat

Le texte des liens doit indiquer clairement la destination. « Cliquez ici » est un texte de lien pauvre. « En savoir plus sur l’accessibilité » est préférable.

Le vérificateur signale les liens avec un texte vague. Modifiez les liens pour qu’ils soient descriptifs. Faites un clic droit et sélectionnez « Modifier le lien » pour changer le texte affiché.

Titre du document manquant

Les documents doivent avoir un titre qui identifie leur contenu. Le vérificateur signale les documents sans titre.

Ajoutez un titre via Fichier > Informations > Propriétés. Le titre est lu par les lecteurs d’écran et aide à identifier le document.

Problèmes d’ordre de lecture

Les lecteurs d’écran lisent les documents dans un ordre précis. Les mises en page complexes avec zones de texte, colonnes ou images peuvent créer de la confusion.

Si votre document a une mise en page inhabituelle, vérifiez qu’il se lit de manière logique de haut en bas et de gauche à droite. Envisagez de simplifier la mise en page pour une meilleure accessibilité.

Flux de travail avec le vérificateur d’accessibilité

Processus étape par étape

1. Lancez le vérificateur d’accessibilité (Révision > Vérifier l’accessibilité)
2. Consultez le rapport généré
3. Cliquez sur chaque problème pour accéder à son emplacement
4. Corrigez les problèmes en suivant les suggestions
5. Relancez le vérificateur pour vérifier les corrections
6. Répétez jusqu’à ce que toutes les erreurs critiques soient résolues

Plusieurs passages

Vous devrez peut-être effectuer plusieurs passages pour traiter tous les problèmes. Corrigez d’abord les erreurs, puis les avertissements, enfin considérez les conseils.

Relancez le vérificateur après chaque série de corrections pour vous assurer que les problèmes sont bien résolus.

Priorisation des problèmes

Concentrez-vous d’abord sur les erreurs — elles empêchent l’utilisation du document par les personnes en situation de handicap. Les avertissements doivent être traités. Les conseils peuvent être appliqués selon le temps disponible.

Si le temps est limité, corrigez les erreurs et les avertissements ; les conseils sont des améliorations facultatives.

Vérification avancée de l’accessibilité

Revue manuelle de l’accessibilité

Au-delà du vérificateur, relisez manuellement votre document pour :

• Utiliser un langage clair et simple
• Maintenir une mise en forme cohérente
• Assurer une structure logique
• Intégrer des visuels pertinents
• Choisir des polices accessibles (les polices sans-serif fonctionnent généralement mieux)

Le vérificateur détecte les problèmes techniques mais ne peut pas évaluer la clarté du contenu.

Tests avec lecteurs d’écran

Pour les documents importants, testez avec des lecteurs d’écran pour vérifier que la lecture est logique et compréhensible. Les lecteurs d’écran courants sont :

• NVDA (Windows, gratuit)
• JAWS (Windows, commercial)
• VoiceOver (Mac, intégré)
• TalkBack (Android, intégré)

Les tests révèlent des problèmes que le vérificateur peut ne pas détecter.

Considérations pour le daltonisme

Au-delà des ratios de contraste, ne vous fiez pas uniquement à la couleur pour transmettre l’information. Utilisez des motifs, des étiquettes ou d’autres indicateurs en complément.

Par exemple, au lieu d’utiliser uniquement du rouge pour les avertissements, combinez du texte rouge avec un symbole d’avertissement ou une étiquette « AVERTISSEMENT : ».

Bonnes pratiques d’accessibilité

Dès le départ

Intégrez l’accessibilité dès la création des documents plutôt que d’essayer de la corriger après coup. Appliquez les styles, ajoutez le texte alternatif et utilisez un texte de lien descriptif au fur et à mesure de la rédaction.

Cette méthode est plus efficace que de rendre un document accessible après sa création.

Structure cohérente

Utilisez une mise en forme cohérente dans tout le document. Appliquez les styles de manière uniforme, utilisez les mêmes niveaux de titres pour des sections similaires et maintenez des structures de tableaux similaires.

La cohérence aide les utilisateurs voyants et ceux utilisant des lecteurs d’écran à comprendre l’organisation du document.

Langage simple

Employez un langage clair et simple. Définissez le jargon et les acronymes dès leur première utilisation. Les phrases et paragraphes courts sont plus faciles à comprendre et à parcourir.

L’accessibilité inclut la clarté du langage, pas seulement l’accessibilité technique.

Images et graphiques pertinents

Chaque image doit avoir une fonction. Les images décoratives doivent avoir un texte alternatif vide ou être marquées comme décoratives.

Les images informatives nécessitent un texte alternatif descriptif. Les graphiques et diagrammes doivent inclure une description des données.

Objectif du document

Commencez les documents par une déclaration claire de leur objectif et de leur public. Cela aide tous les lecteurs, en particulier ceux utilisant des technologies d’assistance, à comprendre rapidement la pertinence du document.

Accessibilité dans Collabor

Pour aller plus loin

• Microsoft Support Word — Documentation officielle pour comprendre les fonctionnalités de Word, y compris les outils d’accessibilité et leurs réglages.
• Microsoft Learn Office — Ressource Microsoft plus technique pour approfondir l’accessibilité dans l’écosystème Office et les bonnes pratiques associées.
• Purdue OWL — Guide utile pour améliorer la clarté et la qualité de rédaction, ce qui aide aussi à produire des documents plus accessibles.
• UNC Writing Center — Conseils pratiques de rédaction qui peuvent faciliter la structure, la lisibilité et l’accessibilité des documents Word.