Comment utiliser Word avec SharePoint

Comment utiliser Word avec SharePoint

SharePoint est la plateforme de gestion de contenu et de collaboration d’entreprise de Microsoft. Lorsqu’il est intégré à Word, il permet aux équipes de stocker les documents de manière centralisée, de gérer les versions, de contrôler les accès et de collaborer efficacement. Ce guide explique comment utiliser Word avec SharePoint pour la gestion documentaire en équipe.

Comprendre SharePoint et Word

Qu’est-ce que SharePoint

SharePoint est une plateforme d’entreprise offrant :

• Bibliothèques de documents : stockage centralisé des documents
• Gestion des versions : suivi des modifications des documents
• Contrôle d’accès : gestion des droits d’accès
• Automatisation des flux de travail : automatisation des processus documentaires
• Recherche : retrouver des documents dans toute l’organisation
• Conformité : respect des exigences réglementaires

Les organisations utilisent SharePoint pour la collaboration en équipe.

SharePoint vs OneDrive

Principales différences :

Fonctionnalité	SharePoint	OneDrive
Objectif	Collaboration d’équipe	Stockage personnel
Accès	Membres de l’équipe	Individuel
Gouvernance	Contrôle organisationnel	Contrôle individuel
Recherche	À l’échelle de l’entreprise	Personnelle uniquement
Conformité	Intégrée	Limitée

SharePoint est destiné aux équipes, OneDrive aux particuliers.

Accès à SharePoint

Pour accéder, il faut :

1. Une instance SharePoint de l’organisation
2. Une permission d’administrateur pour accéder au site
3. Un compte Microsoft au sein de l’organisation
4. Un navigateur web ou les applications Office

Toutes les organisations n’utilisent pas SharePoint ; c’est un produit d’entreprise.

Accéder à SharePoint depuis Word

Ouvrir des documents SharePoint

Accès via Word :

1. Cliquez sur Fichier > Ouvrir
2. Recherchez les sites SharePoint dans la liste
3. Ou cliquez sur « Parcourir »
4. Naviguez jusqu’au site et à la bibliothèque de documents
5. Sélectionnez le document
6. Cliquez sur Ouvrir

Les documents s’ouvrent dans Word depuis SharePoint.

Créer des documents sur SharePoint

Créer de nouveaux documents :

1. Dans SharePoint, cliquez sur « Nouveau »
2. Sélectionnez « Document Word »
3. Le document s’ouvre dans Word Online ou Desktop
4. Créez et enregistrez
5. Enregistrement automatique sur SharePoint

Créer dans SharePoint enregistre directement sur la plateforme.

Ouvrir depuis des liens partagés

Ouvrir depuis un email ou un message :

1. Cliquez sur le lien SharePoint
2. Le document s’ouvre dans le navigateur
3. Cliquez sur Modifier (si les droits le permettent)
4. S’ouvre dans Word Desktop ou Online
5. Modifiez et enregistrez sur SharePoint

Les liens partagés donnent un accès direct.

Gérer les documents SharePoint

Télécharger des documents

Ajouter des documents existants :

1. Allez dans la bibliothèque de documents SharePoint
2. Cliquez sur « Télécharger »
3. Sélectionnez les fichiers sur votre ordinateur
4. Confirmez le téléchargement
5. Les documents apparaissent dans la bibliothèque

Le téléchargement ajoute des documents à SharePoint.

Bibliothèques de documents

Organisation en bibliothèques :

1. Les bibliothèques contiennent des documents liés
2. Chaque bibliothèque a ses propres permissions et règles
3. Vous pouvez avoir accès à plusieurs bibliothèques
4. Naviguez entre elles dans SharePoint

Les bibliothèques organisent les documents par fonction ou équipe.

Enregistrer sur SharePoint depuis Word

Enregistrer directement depuis Word :

1. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous
2. Sélectionnez le site SharePoint
3. Naviguez jusqu’à la bibliothèque et le dossier
4. Saisissez le nom du document
5. Cliquez sur Enregistrer

Enregistrer sous place les documents sur SharePoint.

Fonctionnalités de collaboration

Check-In et Check-Out

Gérer l’édition des documents :

1. Clic droit sur le document dans SharePoint
2. Sélectionnez « Extraire » (Check out)
3. Vous avez les droits exclusifs d’édition
4. Effectuez les modifications
5. Renvoyez (Check in) une fois terminé
6. Les autres peuvent alors éditer

L’extraction empêche l’édition simultanée.

Alertes et notifications

Recevoir des notifications sur les documents :

1. Clic droit sur le document dans SharePoint
2. Sélectionnez « M’alerter »
3. Choisissez la fréquence des notifications
4. Recevez des emails sur les modifications
5. Cliquez sur les notifications pour voir les changements

Les alertes vous tiennent informé.

Forums de discussion

Discuter des documents :

1. Certains sites SharePoint disposent de forums de discussion
2. Publiez questions ou commentaires
3. Les autres répondent
4. La discussion reste liée aux documents

Les discussions organisent les retours.

Gestion des versions

Historique des versions

Suivre les modifications :

1. Clic droit sur le document dans SharePoint
2. Sélectionnez « Historique des versions » ou voir les propriétés
3. Visualisez toutes les versions avec dates et auteurs
4. Cliquez sur une version pour la consulter
5. Restaurez si nécessaire

L’historique des versions montre l’évolution.

Versions publiées et brouillons

Certaines bibliothèques ont des workflows d’approbation :

1. Créez des versions brouillons
2. Soumettez pour approbation
3. Les approbateurs examinent
4. Une fois approuvé, devient version publiée
5. Les versions anciennes sont archivées

Les workflows de publication contrôlent la diffusion.

Comparer des versions

Comparer des versions de documents :

1. Ouvrez l’historique des versions
2. Sélectionnez deux versions à comparer
3. Les différences sont mises en évidence
4. Voyez précisément ce qui a changé

La comparaison montre clairement les modifications.

Permissions et contrôle d’accès

Comprendre les permissions

Niveaux de permission :

• Contribuer : peut modifier et supprimer les documents que vous créez
• Modifier : peut modifier tous les documents
• Lecture : peut consulter mais pas modifier
• Personnalisé : défini par l’administrateur

Les permissions contrôlent ce que les utilisateurs peuvent faire.

Partager avec d’autres

Donner accès aux membres de l’équipe :

1. Allez sur le site SharePoint
2. Cliquez sur Partager
3. Saisissez les adresses email
4. Définissez le niveau de permission
5. Envoyez l’invitation

Le partage donne accès aux collaborateurs.

Gérer l’accès

Contrôler qui accède à quoi :

1. L’administrateur du site peut définir les permissions
2. Restreindre l’accès par personne ou groupe
3. Définir des dates d’expiration d’accès
4. Suivre qui a accès

Le contrôle d’accès garantit la sécurité.

Intégration avec Microsoft Teams

SharePoint et Teams

Teams utilise SharePoint :

1. Le canal Teams stocke les fichiers dans SharePoint
2. L’onglet Fichiers connecte à la bibliothèque SharePoint
3. Partagez des documents dans Teams
4. Modifiez en collaboration
5. L’historique des versions est conservé

L’intégration Teams rend SharePoint plus accessible.

Ouvrir depuis Teams

Accéder aux documents SharePoint dans Teams :

1. Dans un canal Teams, cliquez sur Fichiers
2. Visualisez la bibliothèque SharePoint
3. Cliquez sur un document pour l’ouvrir
4. Modifiez dans Word (Online ou Desktop)
5. Les modifications sont enregistrées sur SharePoint

Teams facilite l’accès à SharePoint.

Fonctionnalités avancées

Métadonnées et propriétés

Organiser avec les métadonnées :

1. Les documents peuvent avoir des propriétés (Auteur, Statut, etc.)
2. Les métadonnées facilitent la recherche et le filtrage
3. Définissez les propriétés dans les propriétés du document
4. Filtrez la bibliothèque selon les métadonnées

Les métadonnées structurent l’organisation.

Recherche

Trouver les documents efficacement :

1. Utilisez la barre de recherche SharePoint
2. Recherchez sur le site ou dans l’organisation
3. Trouvez par nom, contenu, métadonnées
4. Les résultats renvoient aux documents

La recherche aide à trouver ce dont vous avez besoin.

Flux de travail

Automatiser les processus documentaires :

1. Les workflows d’approbation pour la revue
2. Les workflows de publication pour la diffusion
3. Workflows personnalisés pour des processus spécifiques
4. Automatisez les tâches récurrentes

Les workflows améliorent l’efficacité.

Synchronisation des bibliothèques SharePoint

Synchronisation OneDrive for Business

Synchronisez SharePoint sur votre ordinateur :

1. Dans SharePoint, cliquez sur « Synchroniser »
2. OneDrive s’ouvre et gère la synchronisation
3. La bibliothèque apparaît dans l’Explorateur de fichiers
4. Les fichiers se synchronisent automatiquement entre ordinateur et cloud
5. Travaillez hors ligne ; les modifications se synchronisent une fois connecté

La synchronisation permet un accès local.

Avantages de la synchronisation

La synchronisation offre :

• Accès local : fichiers disponibles hors ligne
• Interface familière : utilisez l’Explorateur de fichiers
• Sauvegarde automatique : sauvegarde dans le cloud
• Intégration : fonctionne avec les applications Office

La synchronisation combine les avantages du cloud et de l’accès local.

Gérer la synchronisation

Contrôlez la synchronisation :

1. Clic droit sur la bibliothèque dans SharePoint
2. Configurez les paramètres de synchronisation
3. Choisissez les dossiers à synchroniser
4. Gérez l’espace de stockage
5. Mettez en pause si nécessaire

La gestion de la synchronisation optimise les performances.

Collaboration en temps réel

Co-édition

Plusieurs personnes éditent simultanément :

1. Document dans la bibliothèque SharePoint
2. Plusieurs utilisateurs peuvent l’ouvrir
3. Chacun voit les modifications des autres en temps réel
4. Les commentaires montrent la collaboration
5. Pas besoin d’extraction (si autorisé)

La co-édition permet un travail d’équipe fluide.

Présence

Voir qui édite :

1. Le document affiche les éditeurs en cours
2. Les curseurs colorés montrent les positions
3. Les noms apparaissent dans l’interface
4. Sachez qui travaille sur quoi

La présence évite les conflits.

Commentaires

Donner des retours :

1. Sélectionnez un texte dans le document
2. Cliquez sur Commentaire
3. Tapez votre retour
4. Les autres voient le commentaire
5. Discutez des modifications

Les commentaires facilitent les échanges.

Pour aller plus loin

• Microsoft Support Word — Documentation officielle pour apprendre à utiliser Word avec les fonctionnalités de collaboration, de partage et d’intégration liées à Microsoft 365.
• Microsoft Learn Office — Ressource technique de référence pour comprendre l’écosystème Office et les scénarios d’intégration avec SharePoint.
• Microsoft Learn Office — Guides et bonnes pratiques pour configurer, automatiser et administrer les outils Microsoft utilisés avec SharePoint.