Como Usar o Word com o SharePoint

Como Usar o Word com o SharePoint

O SharePoint é a plataforma corporativa da Microsoft para gerenciamento de conteúdo e colaboração. Quando integrado ao Word, permite que equipes armazenem documentos centralmente, gerenciem versões, controlem acessos e colaborem de forma eficiente. Este guia aborda o uso do Word com o SharePoint para gerenciamento de documentos em equipe.

Entendendo o SharePoint e o Word

O que é o SharePoint

O SharePoint é uma plataforma corporativa que oferece:

• Bibliotecas de documentos: Armazenamento centralizado de documentos
• Controle de versões: Acompanhe alterações nos documentos
• Controle de acesso: Gerencie quem pode acessar o quê
• Automação de fluxos de trabalho: Automatize processos de documentos
• Pesquisa: Encontre documentos em toda a organização
• Conformidade: Atenda a requisitos regulatórios

Organizações usam o SharePoint para colaboração em equipe.

SharePoint vs. OneDrive

Principais diferenças:

Recurso	SharePoint	OneDrive
Propósito	Colaboração em equipe	Armazenamento pessoal
Acesso	Membros da equipe	Individual
Governança	Controlada pela organização	Controlada pelo indivíduo
Pesquisa	Em toda a empresa	Apenas pessoal
Conformidade	Integrada	Limitada

SharePoint para equipes, OneDrive para uso pessoal.

Acesso ao SharePoint

Para acessar é necessário:

1. Instância do SharePoint da organização
2. Permissão de administrador para acessar o site
3. Conta Microsoft dentro da organização
4. Navegador web ou aplicativos do Office

Nem todas as organizações usam SharePoint; é um produto corporativo.

Acessando o SharePoint pelo Word

Abrindo Documentos do SharePoint

Acesse pelo Word:

1. Clique em Arquivo > Abrir
2. Procure sites do SharePoint na lista
3. Ou clique em “Procurar”
4. Navegue até o site e biblioteca de documentos
5. Selecione o documento
6. Clique em Abrir

Os documentos abrem no Word diretamente do SharePoint.

Criando Documentos no SharePoint

Crie novos documentos:

1. No SharePoint, clique em “Novo”
2. Selecione “Documento do Word”
3. O documento abre no Word Online ou Desktop
4. Crie e salve
5. Salvo automaticamente no SharePoint

Criar no SharePoint salva diretamente lá.

Abrindo a partir de Links Compartilhados

Abra via e-mail ou mensagem:

1. Clique no link do SharePoint
2. Documento abre no navegador
3. Clique em Editar (se tiver permissão)
4. Abre no Word Desktop ou Online
5. Edite e salve no SharePoint

Links compartilhados fornecem acesso direto.

Gerenciando Documentos no SharePoint

Enviando Documentos

Adicione documentos existentes:

1. Vá para a biblioteca de documentos do SharePoint
2. Clique em “Enviar”
3. Selecione arquivos do seu computador
4. Confirme o envio
5. Documentos aparecem na biblioteca

Enviar adiciona documentos ao SharePoint.

Bibliotecas de Documentos

Organize em bibliotecas:

1. Bibliotecas contêm documentos relacionados
2. Cada biblioteca tem permissões e regras próprias
3. Você pode ter acesso a várias bibliotecas
4. Navegue entre elas no SharePoint

Bibliotecas organizam documentos por função ou equipe.

Salvando no SharePoint pelo Word

Salve direto do Word:

1. Clique em Arquivo > Salvar Como
2. Selecione o site do SharePoint
3. Navegue até a biblioteca e pasta
4. Digite o nome do documento
5. Clique em Salvar

Salvar Como coloca documentos no SharePoint.

Recursos de Colaboração

Check-In e Check-Out

Gerencie a edição de documentos:

1. Clique com o botão direito no documento no SharePoint
2. Selecione “Fazer check-out”
3. Você tem direitos exclusivos de edição
4. Faça as alterações
5. Faça check-in quando terminar
6. Outros podem editar

Check-out evita edição simultânea.

Alertas e Notificações

Receba notificações sobre documentos:

1. Clique com o botão direito no documento no SharePoint
2. Selecione “Me alertar”
3. Escolha a frequência das notificações
4. Receba e-mails sobre alterações
5. Clique nas notificações para ver as mudanças

Alertas mantêm você informado.

Fóruns de Discussão

Discuta documentos:

1. Alguns sites do SharePoint têm fóruns de discussão
2. Publique perguntas ou comentários
3. Outros respondem
4. Mantém a discussão vinculada aos documentos

Discussões organizam o feedback.

Controle de Versão

Histórico de Versões

Acompanhe alterações nos documentos:

1. Clique com o botão direito no documento no SharePoint
2. Selecione “Histórico de versões” ou veja propriedades
3. Veja todas as versões com datas e editores
4. Clique na versão para visualizar
5. Restaure se necessário

Histórico mostra a evolução.

Versões Publicadas e Rascunhos

Algumas bibliotecas têm fluxos de aprovação:

1. Crie versões rascunho
2. Envie para aprovação
3. Aprovadores revisam
4. Após aprovação, vira versão publicada
5. Versões antigas são arquivadas

Fluxos de publicação controlam o lançamento.

Comparando Versões

Compare versões de documentos:

1. Abra o histórico de versões
2. Selecione duas versões para comparar
3. Diferenças são destacadas
4. Veja exatamente o que mudou

Comparação mostra mudanças claramente.

Permissões e Controle de Acesso

Entendendo Permissões

Níveis de permissão:

• Contribuir: Pode editar e excluir documentos que criar
• Editar: Pode editar todos os documentos
• Leitura: Pode visualizar, mas não editar
• Personalizado: Definido pelo administrador

Permissões controlam o que os usuários podem fazer.

Compartilhando com Outros

Dê acesso a membros da equipe:

1. Vá para o site do SharePoint
2. Clique em Compartilhar
3. Insira endereços de e-mail
4. Defina o nível de permissão
5. Envie o convite

Compartilhar concede acesso a colaboradores.

Gerenciando Acesso

Controle quem acessa o quê:

1. Administrador do site define permissões
2. Restrinja acesso por pessoa ou grupo
3. Defina datas de expiração para acesso
4. Monitore quem tem acesso

Controle de acesso mantém a segurança.

Integração com o Microsoft Teams

SharePoint e Teams

O Teams usa o SharePoint:

1. Canal do Teams armazena arquivos no SharePoint
2. Aba Arquivos conecta à biblioteca do SharePoint
3. Compartilhe documentos no Teams
4. Edite colaborativamente
5. Histórico de versões mantido

Integração com Teams torna o SharePoint mais acessível.

Abrindo pelo Teams

Acesse documentos do SharePoint no Teams:

1. No canal do Teams, clique em Arquivos
2. Veja a biblioteca do SharePoint
3. Clique no documento para abrir
4. Edite no Word (Online ou Desktop)
5. Alterações são salvas no SharePoint

Teams facilita o acesso ao SharePoint.

Recursos Avançados

Metadados e Propriedades

Organize com metadados:

1. Documentos podem ter propriedades (Autor, Status, etc.)
2. Metadados ajudam na busca e filtragem
3. Defina propriedades nas propriedades do documento
4. Filtre a biblioteca por metadados

Metadados fornecem estrutura organizacional.

Pesquisa

Encontre documentos eficientemente:

1. Use a barra de pesquisa do SharePoint
2. Pesquise no site ou na organização
3. Encontre documentos por nome, conteúdo, metadados
4. Resultados da pesquisa linkam para os documentos

Pesquisa ajuda a encontrar o que precisa.

Fluxos de Trabalho

Automatize processos de documentos:

1. Fluxos de aprovação para revisão
2. Fluxos de publicação para controle de liberação
3. Fluxos personalizados para processos específicos
4. Automatize tarefas rotineiras

Fluxos de trabalho aumentam a eficiência.

Sincronizando Bibliotecas do SharePoint

Sincronização com OneDrive for Business

Sincronize o SharePoint com seu computador:

1. No SharePoint, clique em “Sincronizar”
2. O OneDrive abre e gerencia a sincronização
3. Biblioteca aparece no Explorador de Arquivos
4. Arquivos sincronizam automaticamente entre computador e nuvem
5. Trabalhe offline; alterações sincronizam quando conectado

Sincronização permite acesso local.

Vantagens da Sincronização

Sincronizar oferece:

• Acesso local: Arquivos disponíveis offline
• Interface familiar: Use o Explorador de Arquivos
• Backup automático: Backup em nuvem dos arquivos
• Integração: Funciona com apps do Office

Sincronização combina benefícios da nuvem com acesso local.

Gerenciando a Sincronização

Controle a sincronização:

1. Clique com o botão direito na biblioteca no SharePoint
2. Configure as opções de sincronização
3. Escolha quais pastas sincronizar
4. Gerencie o uso de armazenamento
5. Pause se necessário

Gerenciamento otimiza o desempenho.

Colaboração em Tempo Real

Coautoria

Várias pessoas editam simultaneamente:

1. Documento na biblioteca do SharePoint
2. Vários usuários podem abrir
3. Cada um vê as edições dos outros em tempo real
4. Comentários mostram a colaboração
5. Não é necessário check-out (se permitido)

Coautoria possibilita trabalho em equipe fluido.

Presença

Veja quem está editando:

1. Documento mostra editores atuais
2. Cursores coloridos indicam posições
3. Nomes aparecem na interface
4. Saiba quem está trabalhando em quê

Presença evita conflitos.

Comentários

Forneça feedback:

1. Selecione texto no documento
2. Clique em Comentar
3. Digite seu feedback
4. Outros veem o comentário
5. Discutam as alterações

Comentários facilitam a comunicação.

Leitura adicional

• Microsoft Support Word — Documentação oficial do Word para aprender recursos, colaboração e integração com serviços da Microsoft, incluindo o uso com o SharePoint.
• Microsoft Learn Office — Materiais técnicos e guias da Microsoft sobre o ecossistema Office/Microsoft 365, úteis para entender fluxos de trabalho com documentos no SharePoint.
• Microsoft Support Word — Artigos práticos sobre edição, compartilhamento e coautoria de documentos no Word, essenciais para quem usa o SharePoint no dia a dia.