如何在 Microsoft Word (2026) 中创建邮件合并信封

如何在 Microsoft Word (2026) 中创建邮件合并信封

邮件合并信封可以避免繁琐的手动填写地址。将联系人列表与信封模板合并，自动生成数百个带地址的信封。这种专业的方法确保地址一致性，并节省大量时间。

逐步操作指南

第一步：准备联系人数据

创建一个包含姓名、地址、城市、省份、邮编列的 Excel 文件。确保数据完整且无误。保存文件。

第二步：打开信封模板

在 Word 中，点击“邮件”>“信封”，打开信封设置对话框。

第三步：选择信封尺寸

选择信封格式（标准、国际等）。Word 会显示信封布局预览。

第四步：开始邮件合并

点击“邮件”>“开始邮件合并”>“信封”。选择信封尺寸并继续。

第五步：添加数据源

点击“邮件”>“选择收件人”。选择你的 Excel 联系人文件作为数据源。

第六步：插入地址字段

点击地址区域。插入姓名、地址、城市、省份和邮编的合并字段。使用适当的换行符进行格式调整。

第七步：完成合并

点击“邮件”>“完成并合并”。选择“合并到新文档”，一次性生成所有信封。

常见错误避免

• 未留足边距——信封对地址位置有邮政机器的特定要求
• 地址字段格式不统一——邮政编码和省份必须符合标准格式
• 未先预览直接合并打印——务必先预览

小贴士

• 了解所在国家邮政对信封地址格式的具体要求
• 在地址周围留出足够空白，便于邮件分拣机器扫描
• 在批量处理前，先在几张信封上测试合并效果

延伸阅读

• Microsoft 支持 — Word — 提供 Microsoft Word 功能的官方指导和故障排除技巧，包括邮件合并和信封制作。
• Microsoft Learn — Office — 提供 Microsoft Office 工具的详细教程和文档，有助于掌握邮件合并流程。
• Microsoft Office 帮助 — 包含 Office 应用的分步操作指南，包括批量邮寄和信封管理。