كيفية مشاركة مستند في Word Online

كيفية مشاركة مستند في Word Online

مشاركة المستندات هي أساس العمل التعاوني الحديث. يجعل Word Online المشاركة سهلة مع خيارات مرنة للتحكم في كيفية وصول الآخرين إلى مستنداتك والتفاعل معها. يغطي هذا الدليل كل ما تحتاج معرفته لمشاركة المستندات بأمان وفعالية.

الوصول إلى وظيفة المشاركة

فتح لوحة المشاركة

لمشاركة أي مستند في Word Online، انقر على زر المشاركة في الزاوية العلوية اليمنى من الشريط. يكون هذا الزر مرئياً دائماً وسهل الوصول، وعادةً ما يكون بجانب قائمة حسابك.

تفتح لوحة المشاركة على الجانب الأيمن من الشاشة، وتعرض إعدادات المشاركة الحالية وخيارات إضافة متعاونين جدد. إذا لم يتم مشاركة المستند من قبل، سترى خيارات لدعوة أشخاص أو إنشاء رابط قابل للمشاركة.

فهم حالة المشاركة

يشير شكل زر المشاركة إلى حالة مشاركة المستند. أيقونة المشاركة المملوءة تعني أن المستند مشترك حالياً مع آخرين. الأيقونة المجوفة تعني أن المستند خاص، ولا يمكنك الوصول إليه إلا أنت.

مرر مؤشر الفأرة فوق زر المشاركة لرؤية تلميح يصف ترتيب المشاركة الحالي، مثل “مشترك مع 3 أشخاص” أو “رابط مشترك”.

المشاركة عن طريق الدعوة

دعوة أشخاص محددين

تُعد طريقة المشاركة الأكثر أماناً هي دعوة أشخاص محددين عبر عنوان البريد الإلكتروني. في لوحة المشاركة، انقر على “دعوة أشخاص” وأدخل عناوين البريد الإلكتروني في حقل النص. يمكنك دعوة عدة أشخاص في نفس الوقت بفصل العناوين بفواصل منقوطة أو فاصلة.

أثناء كتابة عناوين البريد، قد يقترح Word Online جهات اتصال من دليلك إذا كانت متوفرة. انقر على جهات الاتصال المقترحة لاختيارها بسرعة.

تعيين أذونات التحرير

بجانب حقل البريد الإلكتروني، يوجد قائمة منسدلة تتحكم في مستويات الأذونات. اختر ما إذا كان بإمكان المدعوين:

• التحرير: إجراء تغييرات، إضافة تعليقات، وتعديل المحتوى
• العرض: قراءة المستند فقط دون القدرة على إجراء تغييرات

اختر الإذن المناسب قبل إرسال الدعوات. يمكنك تعديل الأذونات لاحقاً إذا لزم الأمر.

إضافة رسالة شخصية

أسفل حقل البريد الإلكتروني، يمكنك إضافة رسالة شخصية ترافق دعوتك. تظهر هذه الرسالة في البريد الإلكتروني المرسل للمستلمين، مما يتيح لك شرح هدف المستند وأي تعليمات محددة.

رغم أن الرسالة اختيارية، فإن تضمين سياق يساعد المستلمين على فهم سبب تلقيهم الدعوة وما هو المتوقع منهم.

إرسال الدعوات

انقر على “دعوة” أو “مشاركة” لإرسال الدعوات إلى جميع عناوين البريد المدخلة. يرسل Word Online رسائل بريد إلكتروني تحتوي على رابط مباشر للمستند المشترك وتعليمات الوصول إليه.

يتلقى المستلمون إشعارات حول المستند المشترك حتى لو لم ينقروا على الرابط في البريد الإلكتروني فوراً، خاصة إذا كانوا يستخدمون Microsoft 365.

تتبع الدعوات

تعرض لوحة المشاركة قائمة بالأشخاص الذين دعوتهم، مع مستويات أذوناتهم. يمكنك تعديل الأذونات للمتعاونين الحاليين بالنقر بجانب أسمائهم وتغيير الاختيار من القائمة المنسدلة.

إذا تم رفض بريد شخص ما أو لم يرد، يمكنك إعادة إرسال الدعوات بالنقر على قائمة النقاط بجانب اسمه.

إنشاء روابط قابلة للمشاركة

توليد رابط

لمشاركة مع مجموعات أو أشخاص خارج مؤسستك، أنشئ رابطاً قابلاً للمشاركة بدلاً من الدعوات الفردية. في لوحة المشاركة، انقر على “نسخ الرابط” أو “الحصول على رابط”.

ينشئ Word Online عنوان URL فريداً يمكن لأي شخص استخدامه للوصول إلى مستندك، سواء كان لديه حساب Microsoft أو ضمن مؤسستك أم لا.

خيارات أذونات الرابط

عند إنشاء الرابط، اختر مستويات الأذونات:

• يمكن لأي شخص التحرير: يمكن للمستلمين عرض المستند وتعديله
• يمكن لأي شخص العرض: يمكن للمستلمين قراءة المستند فقط دون إجراء تغييرات

اختر الإذن المناسب حسب حاجتك. تنطبق هذه الأذونات على أي شخص يمتلك الرابط بغض النظر عن هويته.

نسخ ومشاركة الرابط

بعد توليد الرابط، يعرض Word Online عنوان URL مع زر “نسخ”. انقر على نسخ لنسخ الرابط إلى الحافظة، ثم الصقه في البريد الإلكتروني أو تطبيقات الرسائل أو أي مكان تحتاج لمشاركة المستند فيه.

يمكنك أيضاً رؤية الأماكن التي يمكنك مشاركة الرابط فيها مباشرةً على وسائل التواصل الاجتماعي أو عبر Microsoft Teams إذا كنت تستخدم هذه المنصات.

انتهاء صلاحية الرابط والأمان

تسمح بعض المؤسسات بتحديد تواريخ انتهاء صلاحية للرابط. إذا ظهرت هذه الخاصية في لوحة المشاركة، يمكنك تحديد متى يتوقف الرابط عن العمل. هذا مفيد للمستندات الحساسة زمنياً التي لا يجب أن تكون متاحة إلى أجل غير مسمى.

تحقق مما إذا كانت مؤسستك تتطلب حماية بكلمة مرور للروابط المشتركة. قد تتطلب بعض الإعدادات من المستلمين إدخال كلمة مرور قبل الوصول إلى المستند.

إدارة المشاركات الحالية

عرض المتعاونين الحاليين

تعرض لوحة المشاركة جميع الأشخاص الذين لديهم حق الوصول إلى مستندك. تظهر هذه القائمة أسماؤهم، عناوين بريدهم الإلكتروني، ومستويات أذوناتهم. استخدم هذا العرض لفهم من لديه حق الوصول والتأكد من صحة ترتيب المشاركة.

يتم تمييز المحررين النشطين، مما يظهر من يشاهد أو يحرر المستند حالياً. يساعدك هذا على فهم حالة التعاون في الوقت الفعلي.

تغيير مستويات الأذونات

انقر على القائمة المنسدلة للأذونات بجانب اسم أي متعاون لتغيير مستوى وصوله من تحرير إلى عرض، أو العكس. تسري التغييرات فوراً ويتلقى المتعاون إشعاراً بتغيير الأذونات.

لا يمكنك تغيير الأذونات الخاصة بك، لكن يمكنك تعديل وصول أي متعاون آخر.

إزالة الوصول

لإيقاف المشاركة مع شخص ما، انقر على زر X بجانب اسمه في لوحة المشاركة. يفقد الوصول إلى المستند فوراً. لا يقوم Word Online بإخطارهم بالإزالة، لذا فكر في إبلاغهم بشكل منفصل إذا كان ذلك مهماً.

إزالة شخص ما لا يمكن التراجع عنها من لوحة المشاركة، لكن قد يظل بإمكانه الوصول إلى المستند إذا شارك الآخرون الرابط معه أو إذا كان الرابط مشتركاً على نطاق واسع.

التحقق من المحررين النشطين

تعرض لوحة المشاركة عدد المحررين النشطين الذين يشاهدون المستند حالياً. انقر على أسمائهم أو صورهم لرؤية المكان المحدد في المستند الذي يعملون عليه، مما يساعد على تنسيق الجهود التعاونية ومنع العمل المكرر.

خيارات المشاركة المتقدمة

تغيير إعدادات الرابط

إذا أنشأت رابطاً قابلاً للمشاركة، يمكنك تعديل إعداداته بعد الإنشاء. انقر على “إدارة الرابط” أو أيقونة الإعدادات بجانب الرابط لضبط:

• مستوى الإذن (تحرير أو عرض)
• تاريخ انتهاء صلاحية الرابط
• متطلبات كلمة المرور
• تمكين أو تعطيل الرابط

تتيح لك هذه الخيارات ضبط وصول الرابط بدقة دون الحاجة إلى حذفه وإعادة إنشائه.

تعطيل المشاركة

إذا كنت بحاجة إلى إيقاف كل المشاركات فوراً، انقر على “تقييد الوصول” أو “إيقاف المشاركة” (تختلف الصياغة حسب الواجهة). هذا يحذف جميع المتعاونين ويعطل الروابط المشتركة، مما يجعل المستند خاصاً.

كن حذراً عند اتخاذ هذا الإجراء، لأن المتعاونين سيفقدون الوصول وقد يفقدون التغييرات غير المحفوظة. تواصل مع المتعاونين قبل تقييد الوصول إلى مستندات مهمة مشتركة.

المشاركة مع المجموعات

إذا كانت مؤسستك تستخدم Microsoft 365، قد تتمكن من مشاركة المستندات مع مجموعات أو فرق كاملة بدلاً من الأفراد. هذه الطريقة أكثر كفاءة من دعوة كل شخص على حدة.

انقر على خيار المجموعات في لوحة المشاركة واختر الفريق أو المجموعة التي تريد المشاركة معها. يحصل جميع الأعضاء على الوصول تلقائياً، وينال الأعضاء الجدد حق الوصول دون تحديث يدوي.

اعتبارات تنظيمية وأمنية

فهم قيود المشاركة

قد تحد سياسات الأمان في مؤسستك من قدرات المشاركة. تمنع بعض الإعدادات:

• المشاركة خارج مؤسستك
• إنشاء روابط قابلة للمشاركة
• تحديد تواريخ انتهاء صلاحية طويلة
• المشاركة مع نطاقات بريد إلكتروني محددة

تحقق من سياسات المشاركة في مؤسستك قبل محاولة استخدام طرق مشاركة مقيدة.

الامتثال وحماية البيانات

عند مشاركة مستندات تحتوي على معلومات حساسة، ضع في اعتبارك:

• حساسية البيانات

قراءات إضافية

• Microsoft Support Word — يوفّر إرشادات رسمية حول مشاركة مستندات Word عبر الإنترنت، وإرسال الدعوات، وإدارة الأذونات ومشكلات المشاركة الشائعة.
• Microsoft Learn Office — يشرح مفاهيم وخدمات Microsoft 365 المرتبطة بـ Word Online والتعاون والمشاركة داخل بيئة Office السحابية.
• Microsoft Support Word — مفيد للرجوع إلى خطوات تحديث إعدادات المشاركة وحل المشكلات المتعلقة بالوصول إلى المستندات المشتركة.