So fügen Sie allen Elementen in Word Alternativtext hinzu

So fügen Sie allen Elementen in Word Alternativtext hinzu

Alternativtext (Alt-Text) beschreibt visuelle Elemente für Menschen, die Bildschirmleser verwenden. Jedes visuelle Element in Ihrem Dokument – von Bildern bis zu Diagrammen – sollte einen klaren, beschreibenden Alternativtext haben. Diese umfassende Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie allen Dokumentelementen Alt-Text hinzufügen.

Verständnis von Alternativtext

Was ist Alternativtext?

Alternativtext ist eine Textbeschreibung, die anstelle eines Bildes angezeigt wird, wenn das Bild nicht geladen wird oder wenn ein Bildschirmleser das Dokument vorliest.

Beispiel: Statt eines Fotos geben Bildschirmleser den Alternativtext aus: „Teammitglieder versammelt um einen Konferenztisch während einer Brainstorming-Sitzung.“

Warum Alternativtext wichtig ist

• Barrierefreiheit: Blinde und sehbehinderte Nutzer sind auf Alternativtexte angewiesen, um Bilder zu verstehen
• Mobilgeräte: Bilder laden manchmal nicht; Alternativtext liefert trotzdem Informationen
• Klarheit: Alternativtexte helfen allen Nutzern, den Zweck und Inhalt von Bildern zu verstehen
• Gesetzliche Vorgaben: Viele Barrierefreiheitsstandards verlangen Alternativtexte

Alternativtext ist für barrierefreie Dokumente unverzichtbar.

Länge und Inhalt des Alternativtexts

Halten Sie den Alternativtext kurz, aber aussagekräftig:

• Unter 125 Zeichen ist ideal für die meisten Bilder
• Beschreiben Sie, was Sie sehen: Objekt, Personen, Handlung, Kontext
• Beschreiben Sie den Zweck: Warum ist das Bild im Dokument?
• Fügen Sie sichtbaren Text ein: Wenn Text im Bild erscheint, sollte er enthalten sein

Längere Beschreibungen (für komplexe Bilder) können stattdessen in Bildunterschriften oder im umgebenden Text stehen.

Alternativtext zu Bildern hinzufügen

Grundlegender Alternativtext für Bilder

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Bild und suchen Sie nach “Alternativtext bearbeiten” oder “Bild formatieren”.

Es öffnet sich ein Dialog mit einem Textfeld für den Alternativtext. Geben Sie Ihre Beschreibung ein und klicken Sie auf OK.

Alternativtext für Bilder schreiben

Für Fotos:

• Benennen Sie wichtige Personen oder Objekte
• Beschreiben Sie die Handlung oder den Inhalt
• Fügen Sie relevanten Kontext hinzu
• Erwähnen Sie wichtige Details wie Farben, wenn sie bedeutsam sind

Beispiel: „Drei Personen sitzen auf einer Parkbank im Herbst, im Hintergrund zeigen die Bäume Herbstfarben“

Für Screenshots:

• Beschreiben Sie, was auf dem Bildschirm zu sehen ist
• Nennen Sie wichtige sichtbare Schaltflächen oder Texte
• Erklären Sie den Kontext oder Zweck

Beispiel: „Microsoft Word Menüband mit Formatierungsschaltflächen einschließlich Fett, Kursiv und Unterstreichen“

Für Diagramme:

• Beschreiben Sie das Gesamtkonzept
• Benennen Sie wichtige Elemente und deren Beziehungen
• Erklären Sie, was das Diagramm darstellt

Beispiel: „Flussdiagramm, das den Dokumentenprüfungsprozess vom Entwurf bis zur endgültigen Freigabe zeigt“

Dekorative Bilder

Manche Bilder sind rein dekorativ und vermitteln keine wichtigen Informationen. Markieren Sie diese als dekorativ, indem Sie den Alternativtext leer lassen.

Der Barrierefreiheitsprüfer meldet dekorative Bilder nicht als fehlenden Alternativtext. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und bestätigen Sie “Als dekorativ markieren”, falls diese Option vorhanden ist.

Diagramme und Grafiken

Beschreiben Sie bei Diagrammen und Grafiken:

• Diagrammtyp (Balkendiagramm, Kreisdiagramm, Liniendiagramm)
• Welche Daten dargestellt werden
• Wichtige Trends oder Muster
• Datenbereiche oder wichtige Zahlen

Beispiel: „Liniendiagramm zeigt monatlichen Website-Traffic von Januar bis Dezember 2025, mit einem Anstieg von 50.000 auf 150.000 Besuche“

Bei komplexen Diagrammen sollten Sie sowohl Alternativtext als auch eine Datentabelle oder detaillierte Beschreibung an anderer Stelle im Dokument bereitstellen.

Alternativtext zu Formen und Textfeldern hinzufügen

Formen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Form und wählen Sie “Alternativtext bearbeiten” oder eine ähnliche Option.

Beschreiben Sie, was die Form darstellt. Wenn sie Teil eines Diagramms ist, erklären Sie ihre Rolle in der Gesamtillustration.

Beispiel für ein Rechteck: „Blaues Feld mit wichtigem Prozessschritt im Arbeitsablaufdiagramm“

Textfelder

Textfelder können ebenfalls Alternativtext haben. Rechtsklicken Sie und öffnen Sie die Alt-Text-Optionen.

Beschreiben Sie den Inhalt und Zweck des Textfelds, falls dieser nicht aus dem Kontext ersichtlich ist.

Beispiel: „Textfeld hebt wichtige Erkenntnis hervor: ‚Kundenzufriedenheit stieg in diesem Quartal um 25 %‘“

Symbole und Icons

Icons sollten einen kurzen Alternativtext haben, der ihre Bedeutung beschreibt:

Beispiel: „Rotes Warn-Dreieck, das auf ein potenzielles Sicherheitsproblem hinweist“

Für dekorative Icons ohne Informationsgehalt lassen Sie den Alternativtext leer.

Alternativtext zu Tabellen hinzufügen

Tabellenbeschreibungen

Zellen benötigen keinen einzelnen Alternativtext, aber Tabellen sollten eine Gesamtbeschreibung haben.

Einige Word-Versionen erlauben, Alt-Text für die gesamte Tabelle hinzuzufügen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und suchen Sie nach Eigenschaften oder Alt-Text-Optionen.

Tabellenüberschriften

Stellen Sie sicher, dass Tabellen korrekte Überschriften haben. Rechtsklicken Sie auf die Tabelle und prüfen Sie, ob Überschriften markiert sind.

Dies ist zwar kein Alternativtext, aber für die Barrierefreiheit von Tabellen unerlässlich.

Beschreibung des Tabelleninhalts

Bei komplexen Tabellen fügen Sie eine Bildunterschrift oder Beschreibung vor der Tabelle ein, die Inhalt und Zweck erklärt.

Beispiel Bildunterschrift: „Tabelle 1: Verkaufsdaten nach Region für das Geschäftsjahr 2025, Vergleich von tatsächlichen und prognostizierten Verkäufen“

Alternative Formate

Für sehr komplexe Tabellen bieten Sie ein alternatives Format an:

• Eine Textzusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse
• Eine herunterladbare Tabelle mit denselben Daten
• Eine Listenform der Daten

So stellen Sie sicher, dass alle Nutzer, insbesondere mit Bildschirmlesern, Zugang zu den Informationen haben.

Alternativtext zu SmartArt und Diagrammen hinzufügen

SmartArt-Grafiken

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf SmartArt und suchen Sie im Kontextmenü nach “Alternativtext bearbeiten”.

Beschreiben Sie den Zweck des gesamten Diagramms und die wichtigsten Elemente. Erklären Sie die Beziehungen zwischen den Elementen.

Beispiel: „Organigramm mit der Berichtslinie: CEO an der Spitze, drei Abteilungsleiter berichten an den CEO, und Teammitglieder unter jedem Abteilungsleiter“

Komplexe Diagramme

Für komplexe Diagramme mit vielen Elementen geben Sie an:

• Gesamtbeschreibung des Diagrammziels
• Identifikation der Hauptbestandteile
• Wichtige Beziehungen oder Verbindungen
• Legenden-Erklärung, falls vorhanden

Überprüfung des Alternativtexts im Dokument

Verwendung des Barrierefreiheitsprüfers

Führen Sie Überprüfen > Barrierefreiheit prüfen aus, um Bilder ohne Alternativtext zu finden.

Der Prüfer markiert alle Bilder ohne Alternativtext, damit Sie eine vollständige Abdeckung sicherstellen können.

Manuelle Überprüfung des Alternativtexts

Erstellen Sie eine Checkliste aller visuellen Elemente:

• Bilder ✓
• Diagramme ✓
• Grafiken ✓
• Formen ✓
• Textfelder ✓
• SmartArt ✓

Gehen Sie systematisch durch Ihr Dokument und fügen Sie jedem Element Alternativtext hinzu.

Konsistenzprüfung

Stellen Sie sicher, dass der Stil des Alternativtexts durchgängig einheitlich ist. Wenn einige Bilder detaillierte Beschreibungen haben und andere nur minimal, standardisieren Sie diese.

Entscheiden Sie sich für eine Vorgehensweise beim Alternativtext und wenden Sie diese konsequent an.

Beste Praktiken für Alternativtext

Seien Sie prägnant

Zielen Sie auf unter 125 Zeichen ab. Wenn mehr Details nötig sind, verwenden Sie eine Bildunterschrift oder den umgebenden Text.

Nutzer von Bildschirmlesern profitieren von fokussiertem, knappem Alternativtext, den sie schnell erfassen können.

Seien Sie spezifisch

Vermeiden Sie allgemeine Beschreibungen wie “Bild” oder “Foto”. Beschreiben Sie genau, was gezeigt wird.

Generische Beschreibungen helfen Nutzern nicht, die Bedeutung oder den Inhalt des Bildes zu verstehen.

Beschreiben Sie den Inhalt, nicht das Aussehen

Konzentrieren Sie sich darauf, was das Bild zeigt, nicht auf das visuelle Erscheinungsbild, außer das Aussehen ist relevant.

Statt: „Großer roter Kreis“ Besser: „Stoppschild-Illustration“

Fügen Sie wichtige Details hinzu

Nennen Sie Details, die den Zweck und die Bedeutung des Bildes vermitteln.

• Bei Porträts: Personen benennen, wenn wichtig
• Bei Diagrammen: Einheiten und wichtige Zahlen angeben
• Bei Screenshots: wichtigen sichtbaren Text erwähnen
• Bei Diagrammen: Beziehungen erklären

Testen Sie Ihren Alternativtext

Lesen Sie den Alternativtext laut vor oder stellen Sie sich vor, Sie hören nur den Alternativtext. Ergibt er Sinn? Vermittelt er die notwendigen Informationen?

Wenn der Alternativtext holprig oder unklar klingt, überarbeiten Sie ihn.

Erweiterte Szenarien für Alternativtext

Bilder mit Text

Wenn Bilder Text enthalten, nehmen Sie diesen Text in den Alternativtext auf.

Beispiel: Für ein Poster mit der Aufschrift „Jahreskonferenz 2026“ sollte der Alternativtext diesen Text enthalten: „Poster für die Jahreskonferenz 2026 mit Datum, Ort und Anmeldeinformationen“

Bilder von Text

Vermeiden Sie es, wichtigen Text ausschließlich in Bildern zu platzieren. Falls nötig, fügen Sie den gesamten Text in den Alternativtext ein.

OCR-Einschränkungen und Barrierefreiheitsanforderungen machen Bild-Text problematisch.

Reihenfolge von Bildern

Für Serien verwandter Bilder (Fotoessay, Anleitungen) sollte der Alternativtext…

Weiterführende Literatur

• Microsoft Support Word — Offizielle Word-Hilfe mit Anleitungen zum Hinzufügen und Bearbeiten von Alternativtext für Bilder, Formen und andere Objekte in Dokumenten.
• Microsoft Learn Office — Technische Dokumentation zu Microsoft 365 und Office, hilfreich für barrierefreie Dokumente und detaillierte Hinweise zu Alt-Text in Word.
• Microsoft Learn Office — Umfassende Ressourcen zu den Barrierefreiheitsfunktionen von Office, einschließlich Best Practices für beschreibende Alternativtexte und zugängliche Inhalte.
• Purdue OWL — Nützlich für allgemeine Richtlinien zur klaren, präzisen Beschreibung von Inhalten, die sich gut auf guten Alternativtext übertragen lassen.