So verwenden Sie den Barrierefreiheitsprüfer in Word

So verwenden Sie den Barrierefreiheitsprüfer in Word

Der Barrierefreiheitsprüfer ist das integrierte Werkzeug von Word, mit dem Barrierefreiheitsprobleme in Dokumenten erkannt und behoben werden können. Er durchsucht das Dokument nach Problemen, die Menschen mit Behinderungen den Zugriff auf den Inhalt erschweren. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie den Barrierefreiheitsprüfer effektiv nutzen, um inklusive Dokumente zu erstellen.

Verständnis von Barrierefreiheit in Dokumenten

Warum Barrierefreiheit wichtig ist

Barrierefreie Dokumente können von allen genutzt werden, einschließlich Menschen mit Sehbehinderungen, Hörverlust, Mobilitätseinschränkungen und kognitiven Beeinträchtigungen. Barrierefreie Dokumente zu erstellen stellt sicher, dass Ihre Inhalte ein möglichst breites Publikum erreichen.

Barrierefreiheit bedeutet nicht nur Einhaltung von Vorschriften – es geht um Inklusion und Respekt gegenüber Ihren Lesern.

Häufige Barrierefreiheitsprobleme

Der Barrierefreiheitsprüfer sucht nach:

• Fehlenden Alternativtexten bei Bildern
• Schlechtem Farbkontrast
• Fehlender oder falscher Überschriftenstruktur
• Leeren Tabellenüberschriften
• Unzureichendem Linktext
• Fehlendem Dokumenttitel
• Problemen mit der Lesereihenfolge

Das Beheben dieser Probleme macht Ihre Dokumente für unterstützende Technologien wie Bildschirmleser nutzbar.

Zugriff auf den Barrierefreiheitsprüfer

Öffnen des Barrierefreiheitsprüfers

Klicken Sie in Word auf die Registerkarte “Überprüfen” im Menüband. Suchen Sie die Schaltfläche “Barrierefreiheit überprüfen” oder “Barrierefreiheitsprüfer”.

Klicken Sie darauf, um Ihr gesamtes Dokument zu scannen. Word analysiert den Inhalt und erstellt einen Bericht.

Wo Sie ihn finden

Je nach Word-Version befindet sich die Schaltfläche an leicht unterschiedlichen Stellen:

• Word Desktop: Registerkarte “Überprüfen”
• Word Online: Registerkarte “Überprüfen” (falls verfügbar)
• Word Mobile: Möglicherweise im Menü “Mehr”

Wenn Sie die Schaltfläche nicht sofort finden, durchsuchen Sie die Menüs der Registerkarte “Überprüfen”.

Verständnis des Barrierefreiheitsberichts

Aufbau des Berichts

Der Barrierefreiheitsprüfer zeigt Probleme nach Schweregrad sortiert an:

• Fehler: Kritische Probleme, die die Nutzung des Dokuments für Menschen mit Behinderungen verhindern
• Warnungen: Probleme, die die Barrierefreiheit beeinträchtigen können
• Tipps: Vorschläge zur Verbesserung der Barrierefreiheit

Fehler sollten immer behoben werden. Warnungen sind wichtig; Tipps sind optional, aber hilfreich.

Beschreibung der Probleme

Jedes gemeldete Problem enthält:

• Eine Beschreibung des Fehlers
• Die Stelle im Dokument, an der das Problem auftritt
• Vorschläge zur Behebung

Klicken Sie auf ein Problem, um direkt zu dieser Stelle im Dokument zu springen.

Beheben von Barrierefreiheitsproblemen

Fehlender Alternativtext

Alternativtexte beschreiben Bilder für Nutzer von Bildschirmlesern. Der Barrierefreiheitsprüfer markiert oft Bilder ohne Alternativtext.

Um das Problem zu beheben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen “Alternativtext bearbeiten”. Geben Sie im Dialog eine kurze Beschreibung des Bildinhalts und -zwecks ein.

Halten Sie den Alternativtext kurz (unter 125 Zeichen), aber so aussagekräftig, dass jemand, der nur den Text liest, die Bedeutung des Bildes versteht.

Probleme mit der Überschriftenstruktur

Eine korrekte Überschriftenstruktur (Überschrift 1, Überschrift 2 usw.) hilft Bildschirmlesernutzern, sich im Dokument zurechtzufinden.

Probleme sind z. B.:

• Übersprungene Ebenen (z. B. von Überschrift 1 direkt zu Überschrift 3)
• Text, der wie Überschriften formatiert ist, aber keine Überschriftsformatvorlagen verwendet
• Mehrere Überschrift 1, die eigentlich Überschrift 2 sein sollten

Beheben Sie diese, indem Sie die richtigen Überschriftsformatvorlagen über die Registerkarte “Start” anwenden. Stellen Sie sicher, dass die Überschriften eine logische Hierarchie bilden.

Probleme mit dem Farbkontrast

Text sollte einen ausreichenden Kontrast zum Hintergrund haben, damit Menschen mit Sehbehinderung oder Farbenblindheit ihn gut lesen können.

Wenn der Barrierefreiheitsprüfer Kontrastprobleme meldet, erhöhen Sie den Kontrast, indem Sie:

• Dunkleren Text auf hellem Hintergrund verwenden
• Helleren Text auf dunklem Hintergrund verwenden
• Farb-Kombinationen vermeiden, die schwer zu unterscheiden sind

Nutzen Sie bei Unsicherheit Online-Tools zur Prüfung der Kontrastverhältnisse. Die WCAG-Richtlinien empfehlen mindestens ein Verhältnis von 4,5:1 für Fließtext.

Leere Tabellenüberschriften

Tabellen sollten Überschriften haben, die Spalten oder Zeilen kennzeichnen. Der Barrierefreiheitsprüfer markiert Tabellen ohne Überschriften oder mit leeren Überschriftenzellen.

Fügen Sie Überschriften zu Ihren Tabellen hinzu. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen Sie Optionen, um die erste Zeile oder Spalte als Überschriften zu markieren.

Verwenden Sie klare, prägnante Überschriften, die den Inhalt der Spalte oder Zeile beschreiben.

Unzureichender Linktext

Linktexte sollten beschreiben, wohin der Link führt. “Hier klicken” ist ein schlechter Linktext. “Mehr über Barrierefreiheit erfahren” ist besser.

Der Barrierefreiheitsprüfer markiert Links mit ungenauem Text. Bearbeiten Sie Links, um sie aussagekräftig zu machen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen “Link bearbeiten”, um den Anzeigetext zu ändern.

Fehlender Dokumenttitel

Dokumente sollten einen Titel haben, der ihren Inhalt beschreibt. Der Barrierefreiheitsprüfer meldet Dokumente ohne Titel.

Fügen Sie einen Titel über Datei > Informationen > Eigenschaften hinzu. Der Titel wird von Bildschirmlesern vorgelesen und hilft, das Dokument zu identifizieren.

Probleme mit der Lesereihenfolge

Bildschirmleser lesen Dokumente in einer bestimmten Reihenfolge. Komplexe Layouts mit Textfeldern, Spalten oder Bildern können Verwirrung stiften.

Wenn Ihr Dokument ein ungewöhnliches Layout hat, überprüfen Sie, ob es logisch von oben nach unten und von links nach rechts gelesen wird. Vereinfachen Sie das Layout gegebenenfalls für bessere Barrierefreiheit.

Arbeitsablauf mit dem Barrierefreiheitsprüfer

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Führen Sie den Barrierefreiheitsprüfer aus (Überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen)
2. Prüfen Sie den erstellten Bericht
3. Klicken Sie auf jedes Problem, um zur entsprechenden Stelle zu springen
4. Beheben Sie die Probleme mithilfe der Vorschläge
5. Führen Sie den Barrierefreiheitsprüfer erneut aus, um die Korrekturen zu überprüfen
6. Wiederholen Sie den Vorgang, bis alle kritischen Fehler behoben sind

Mehrere Durchläufe

Es kann mehrere Durchläufe erfordern, alle Probleme zu beheben. Beheben Sie zuerst Fehler, dann Warnungen und schließlich Tipps.

Führen Sie den Prüfer nach jeder Korrekturrunde erneut aus, um sicherzugehen, dass die Probleme richtig behoben wurden.

Priorisierung der Probleme

Konzentrieren Sie sich zuerst auf Fehler – diese verhindern die Nutzung des Dokuments durch Menschen mit Behinderungen. Warnungen sollten ebenfalls bearbeitet werden. Tipps können je nach Zeit umgesetzt werden.

Wenn die Zeit knapp ist, beheben Sie Fehler und Warnungen; Tipps sind optionale Verbesserungen.

Erweiterte Barrierefreiheitsprüfung

Manuelle Barrierefreiheitsprüfung

Neben dem Barrierefreiheitsprüfer sollten Sie Ihr Dokument manuell auf folgende Punkte überprüfen:

• Klare und einfache Sprache
• Einheitliche Formatierung
• Logische Struktur
• Aussagekräftige Bilder
• Barrierefreie Schriftarten (serifenlose Schriftarten funktionieren meist besser)

Der Barrierefreiheitsprüfer erkennt technische Probleme, kann aber die Verständlichkeit des Inhalts nicht bewerten.

Testen mit Bildschirmlesern

Für wichtige Dokumente testen Sie mit Bildschirmlesern, ob das Dokument logisch und verständlich vorgelesen wird. Häufig genutzte Bildschirmleser sind:

• NVDA (Windows, kostenlos)
• JAWS (Windows, kommerziell)
• VoiceOver (Mac, integriert)
• TalkBack (Android, integriert)

Tests decken Probleme auf, die der Barrierefreiheitsprüfer möglicherweise nicht erkennt.

Berücksichtigung von Farbenblindheit

Neben dem Kontrast sollten Sie nicht nur auf Farbe setzen, um Informationen zu vermitteln. Verwenden Sie Muster, Beschriftungen oder andere Hinweise zusätzlich zur Farbe.

Beispielsweise statt nur roter Farbe für Warnungen, verwenden Sie roten Text mit einem Warnsymbol oder dem Label “WARNUNG:”.

Beste Praktiken für Barrierefreiheit

Von Anfang an

Bauen Sie Barrierefreiheit von Beginn an in Ihre Dokumente ein, statt sie später zu korrigieren. Wenden Sie Formatvorlagen an, fügen Sie Alternativtexte hinzu und verwenden Sie aussagekräftige Linktexte während der Erstellung.

Dieser Ansatz ist effizienter als nachträgliche Anpassungen.

Konsistente Struktur

Verwenden Sie durchgehend einheitliche Formatierung. Nutzen Sie konsequent Formatvorlagen, verwenden Sie für ähnliche Abschnitte gleiche Überschriftenebenen und halten Sie Tabellenstrukturen konsistent.

Konsistenz hilft sowohl sehenden als auch Bildschirmlesernutzern, die Dokumentstruktur zu verstehen.

Einfache Sprache

Verwenden Sie klare, einfache Sprache. Erklären Sie Fachbegriffe und Abkürzungen beim ersten Auftreten. Kurze Sätze und Absätze sind leichter verständlich und navigierbar.

Barrierefreiheit umfasst auch sprachliche Klarheit, nicht nur technische Aspekte.

Aussagekräftige Bilder und Grafiken

Jedes Bild sollte einen Zweck erfüllen. Dekorative Bilder sollten einen leeren Alternativtext haben oder als dekorativ markiert sein.

Informationsbilder benötigen beschreibenden Alternativtext. Diagramme und Grafiken brauchen Datenbeschreibungen.

Zweck des Dokuments

Beginnen Sie Dokumente mit einer klaren Zweck- und Zielgruppenbeschreibung. Das hilft allen Lesern, besonders denen mit unterstützender Technologie, die Relevanz schnell zu erfassen.

Barrierefreiheit in Collabor

Weiterführende Literatur

• Microsoft Support Word — Offizielle Anleitungen von Microsoft zu Word-Funktionen, einschließlich des Barrierefreiheitsprüfers und der Behebung typischer Probleme in Dokumenten.
• Microsoft Learn Office — Detaillierte technische Dokumentation und Best Practices rund um Microsoft Office, hilfreich für ein tieferes Verständnis der Barrierefreiheitsfunktionen in Word.
• GDPR Official — Nützlich, wenn barrierefreie Word-Dokumente auch personenbezogene Daten enthalten und dabei rechtliche Anforderungen an die Datenverarbeitung berücksichtigt werden müssen.