Wie man einen Screenreader mit Word verwendet

Wie man einen Screenreader mit Word verwendet

Screenreader wandeln Text und Bedienelemente auf dem Bildschirm in Sprache oder Braille um, sodass Menschen mit Sehbehinderungen Computer nutzen und Dokumente zugänglich machen können. Diese Anleitung zeigt, wie man Screenreader mit Microsoft Word effektiv einsetzt, einschließlich Einrichtung, Navigation und bewährten Vorgehensweisen.

Verständnis von Screenreadern

Was ist ein Screenreader?

Ein Screenreader ist eine Software, die den Text und die Bedienelemente auf dem Bildschirm vorliest. Er ermöglicht es blinden oder sehbehinderten Nutzern:

• Den Dokumentinhalt zu hören
• Dokumente mit Befehlen zu navigieren
• Auf Schaltflächen und Menüs zuzugreifen
• Mit Anwendungen zu interagieren

Screenreader sind für viele Fachkräfte unverzichtbare Hilfsmittel.

Gängige Screenreader

Windows:

• NVDA (NonVisual Desktop Access): Kostenlos, Open Source, weit verbreitet
• JAWS (Job Access With Speech): Kommerziell, umfangreiche Funktionen, Industriestandard
• Narrator: Eingebauter Windows-Screenreader (grundlegende Funktionen)

Mac:

• VoiceOver: Eingebauter Mac-Screenreader, voll funktionsfähig
• NVDA: Ebenfalls für Mac verfügbar

Mobil:

• TalkBack: Eingebauter Android-Screenreader
• VoiceOver: Eingebauter iOS-Screenreader

Diese Anleitung konzentriert sich auf NVDA und JAWS für Windows sowie VoiceOver für Mac, die Prinzipien gelten jedoch auch für andere Screenreader.

Erste Schritte mit Screenreadern

Installation der Screenreader-Software

Für NVDA: Laden Sie die Software von nvaccess.org herunter, führen Sie den Installer aus und folgen Sie den Anweisungen.

Für JAWS: Kaufen Sie die Software auf der Website von Freedom Scientific und installieren Sie sie.

Für VoiceOver auf dem Mac: Aktivieren Sie VoiceOver über Systemeinstellungen > Bedienungshilfen > VoiceOver.

Erste Konfiguration

Richten Sie Ihren Screenreader für die optimale Nutzung mit Word ein:

• Sprechgeschwindigkeit: Stellen Sie eine angenehme Geschwindigkeit ein (erfahrene Nutzer wählen oft schneller als Standard)
• Ausführlichkeitsgrad: Legen Sie fest, wie detailliert der Screenreader spricht
• Tastaturlayout: Wählen Sie Ihre Tastatur aus
• Sprache: Stellen Sie sicher, dass die richtige Sprache ausgewählt ist

Erlernen der Tastaturbefehle

Screenreader-Nutzer navigieren ausschließlich mit der Tastatur, da Mausbewegungen unsichtbar und unpraktisch sind. Wichtige Befehle sind:

• Pfeiltasten: Durch das Dokument bewegen
• Tab: Zwischen Elementen wechseln
• Leertaste: Schaltflächen aktivieren
• Enter: Auswahl bestätigen
• Screenreader-Taste + Navigationstasten: Spezifische Elemente ansteuern

Jeder Screenreader hat eigene Befehle. Konsultieren Sie die Hilfedokumentation Ihres Screenreaders für vollständige Listen.

Grundlegende Word-Navigation mit Screenreadern

Word starten und Dokumente öffnen

Starten Sie Word wie gewohnt. Der Screenreader kündigt den Anwendungsnamen und die Bedienelemente an.

Verwenden Sie Datei > Öffnen (Ctrl+O), um Dokumente zu öffnen. Navigieren Sie im Dateidialog mit Pfeiltasten und Tab. Wählen Sie ein Dokument aus und drücken Sie Enter.

Dokumentinhalt lesen

Nach dem Öffnen befindet sich der Screenreader am Anfang des Dokuments. Bewegen Sie sich mit den Pfeiltasten durch das Dokument:

• Pfeil nach unten: Nächste Zeile
• Pfeil nach oben: Vorherige Zeile
• Ctrl+Pfeil nach unten: Nächster Absatz
• Ctrl+Pfeil nach oben: Vorheriger Absatz

Der Screenreader liest den Text beim Navigieren vor.

Aktuelle Position ansagen

Drücken Sie jederzeit die Screenreader-Taste (Ctrl für NVDA, Insert für JAWS) plus Befehltasten, um Ihre aktuelle Position zu hören.

Lernen Sie, schnell Orientierung zu erhalten: aktuelle Seite, Zeilennummer oder Absatznummer.

Navigation in der Dokumentstruktur

Navigation mit Überschriften

Eine korrekte Überschriftenstruktur ist für die Navigation mit Screenreadern unerlässlich. Verwenden Sie Überschriftenbefehle, um zwischen Abschnitten zu springen:

• NVDA: H springt zur nächsten Überschrift, Shift+H zur vorherigen
• JAWS: H springt zur nächsten Überschrift, Shift+H zur vorherigen
• VoiceOver: VO+Command+Pfeil nach unten (je nach Einstellung)

Richtig formatierte Dokumente erlauben das direkte Springen zu Hauptabschnitten.

Navigation nach Listen

Springen Sie zwischen Listen im Dokument:

• NVDA: L springt zur nächsten Liste, Shift+L zur vorherigen
• JAWS: L für Listen

Das erleichtert das schnelle Auffinden von Aufzählungen oder nummerierten Informationen.

Navigation in Tabellen

Tabellen erfordern spezielle Navigation, um die Reihenfolge korrekt zu lesen:

• Pfeiltasten bewegen sich durch Tabellenzellen
• Tab springt zur nächsten Zelle, Shift+Tab zur vorherigen

Richtig strukturierte Tabellen mit Kopfzeilen werden klarer vorgelesen.

Übersicht der Navigationstasten

Lernen Sie häufig genutzte Tastenkombinationen, um die Navigation zu beschleunigen:

• N: Nächstes Element (je nach Elementtyp)
• P: Vorheriges Element
• B: Nächster Button
• L: Nächste Liste
• T: Nächste Tabelle
• C: Nächster Kommentar
• F: Nächstes Formularfeld

Das Beherrschen dieser Kürzel erhöht die Effizienz beim Screenreader-Einsatz erheblich.

Dokumentinhalt lesen

Gesamtes Dokument lesen

Lesen Sie das gesamte Dokument ab der aktuellen Position:

• NVDA: Ctrl+Pfeil nach unten liest fortlaufend
• JAWS: Ins+Pfeil nach unten liest fortlaufend
• VoiceOver: Verwenden Sie die Optionen für kontinuierliches Lesen

Dies ist nützlich für die erste Durchsicht oder Korrekturlesen.

Bestimmte Abschnitte lesen

Lesen Sie nur bestimmte Inhalte:

Für Absätze:

• NVDA: Pfeil nach unten liest die aktuelle Zeile; Ctrl+Pfeil nach unten liest den Absatz
• JAWS: Pfeil nach unten liest Zeile; Ctrl+Pfeil nach unten liest bis zum nächsten Absatz

Für Tabellen:

• Navigieren Sie Zelle für Zelle mit den Pfeiltasten
• Kopfzeilen werden automatisch vorgelesen, wenn korrekt markiert
• Verwenden Sie Ctrl+Alt+Pfeiltasten für umfassendes Lesen

Für Listen:

• Navigieren Sie mit den Pfeiltasten durch Listenelemente
• Der Screenreader gibt Struktur und Verschachtelung an

Bestimmte Inhalte finden

Verwenden Sie die Suchfunktion, um gezielt Text zu finden:

• Ctrl+F öffnet den Suchdialog
• Geben Sie den Suchbegriff ein
• Navigieren Sie mit Pfeiltasten durch die Treffer oder drücken Sie Enter für den nächsten Treffer

Das ist schneller als das manuelle Durchlesen ganzer Dokumente.

Arbeiten mit Word-Funktionen

Menüs und Schaltflächen aufrufen

Verwenden Sie die Tastatur, um Word-Menüs und Schaltflächen zu bedienen:

• Alt aktiviert die Menüleiste
• Pfeiltasten navigieren durch Menüs
• Enter aktiviert Menüeinträge

Oder nutzen Sie Tastenkombinationen, falls verfügbar:

• Ctrl+B: Fett
• Ctrl+I: Kursiv
• Ctrl+U: Unterstrichen
• Ctrl+S: Speichern

Verwendung des Ribbons

Das Word-Ribbon ist per Tastatur zugänglich:

• Alt+H: Start-Registerkarte
• Alt+N: Einfügen-Registerkarte
• Alt+P: Entwurf-Registerkarte
• Alt+M: Layout-Registerkarte

Innerhalb einer Registerkarte navigieren Sie mit Pfeiltasten und aktivieren mit Enter.

Formatvorlagen aufrufen

Wenden Sie Formatvorlagen mit Tastaturbefehlen an:

• Ctrl+1: Überschrift 1
• Ctrl+2: Überschrift 2
• Ctrl+3: Überschrift 3

Oder verwenden Sie den Formatvorlagenbereich (Ctrl+Alt+S), um verfügbare Stile zu durchsuchen und anzuwenden.

Nachverfolgung von Änderungen

Navigieren Sie durch nachverfolgte Änderungen:

• Verwenden Sie Suchen & Ersetzen (Ctrl+H), um Änderungen zu finden
• Menü Überprüfen > Änderungen nachverfolgen
• Pfeiltasten bewegen zwischen Änderungen
• Enter akzeptiert oder lehnt Änderungen ab

Der Screenreader kündigt an, was geändert wurde und von wem.

Dokumente mit Screenreadern bearbeiten

Text hinzufügen und löschen

Die Bearbeitung mit Screenreadern funktioniert ähnlich wie bei regulärer Word-Nutzung:

• Positionieren Sie den Cursor mit Pfeiltasten oder Suche
• Geben Sie neuen Text ein
• Verwenden Sie Rücktaste oder Entf zum Löschen

Der Screenreader gibt Änderungen während der Eingabe bekannt.

Text auswählen

Wählen Sie Text mit Shift+Pfeiltasten oder Suche aus:

• Shift+End: Auswahl bis zum Zeilenende
• Shift+Ctrl+Pfeil rechts: Auswahl des nächsten Wortes
• Shift+Pfeil nach unten: Auswahl mehrerer Zeilen

Nach der Auswahl wenden Sie Formatierungen an oder schneiden/kopieren den Text aus.

Text formatieren

Formatieren Sie Text per Tastatur:

• Ctrl+B: Fett
• Ctrl+I: Kursiv
• Markieren und verwenden Sie das Format-Menü für weitere Optionen

Der Screenreader kündigt Formatänderungen an.

Kopieren und Einfügen

• Ctrl+C: Kopieren
• Ctrl+X: Ausschneiden
• Ctrl+V: Einfügen

Die Zwischenablage funktioniert mit Screenreadern wie gewohnt.

Zusammenarbeit

Kommentare prüfen

Navigieren Sie durch Kommentare:

• Verwenden Sie Suchen, um Kommentare zu finden
• Der Screenreader liest Kommentarinhalt und Autor vor
• Antworten oder löschen Sie Kommentare bei Bedarf

Threaded Kommentare sind mit Screenreadern lesbar und nutzbar.

Echtzeit-Zusammenarbeit

Wenn mehrere Personen Dokumente bearbeiten:

• Der Screenreader kündigt an, wenn andere beitreten
• Änderungen anderer Nutzer werden beim Navigieren angezeigt
• Namen der Mitwirkenden werden mit ihren Änderungen angesagt

Arbeiten mit A

Weiterführende Literatur

• Microsoft Support Word — Offizielle Hilfe zu Word mit Anleitungen zu Bedienung, Einstellungen und Funktionen, die für die Nutzung mit einem Screenreader wichtig sind.
• Microsoft Learn Office — Technische Dokumentation von Microsoft mit tiefergehenden Informationen zu Office-Funktionen, Barrierefreiheit und effizientem Arbeiten in Word.
• Purdue OWL — Nützlich für Best Practices zum Schreiben und Formatieren von Dokumenten in Word, wenn Sie Inhalte strukturiert und screenreaderfreundlich erstellen möchten.