Cómo Añadir Texto Alternativo a Todos los Elementos en Word

Cómo Añadir Texto Alternativo a Todos los Elementos en Word

El texto alternativo (alt text) describe elementos visuales para personas que usan lectores de pantalla. Cada elemento visual en tu documento — desde imágenes hasta gráficos — debe tener un texto alternativo claro y descriptivo. Esta guía completa te enseña cómo añadir texto alternativo a todos los elementos del documento.

Entendiendo el Texto Alternativo

¿Qué es el Texto Alternativo?

El texto alternativo es una descripción en texto que aparece en lugar de una imagen cuando esta no se carga o cuando un lector de pantalla lee el documento.

Por ejemplo, en lugar de mostrar una foto, los lectores de pantalla anuncian el texto alternativo: “Miembros del equipo reunidos alrededor de una mesa de conferencias durante una sesión de lluvia de ideas.”

Por Qué el Texto Alternativo es Esencial

• Accesibilidad: Las personas ciegas o con baja visión dependen del texto alternativo para entender las imágenes
• Móvil: A veces las imágenes no se cargan; el texto alternativo proporciona la información de todos modos
• Claridad: El texto alternativo ayuda a todos los usuarios a comprender el propósito y contenido de la imagen
• Cumplimiento legal: Muchas normativas de accesibilidad requieren texto alternativo

El texto alternativo no es opcional para documentos accesibles.

Longitud y Contenido del Texto Alternativo

Mantén el texto alternativo conciso pero descriptivo:

• Menos de 125 caracteres es ideal para la mayoría de las imágenes
• Describe lo que ves: objeto, personas, acción, contexto
• Describe el propósito: ¿Por qué está la imagen en el documento?
• Incluye texto visible: si hay texto en la imagen, inclúyelo

Descripciones más largas (para imágenes complejas) pueden colocarse en leyendas o en el texto circundante en lugar del texto alternativo.

Añadiendo Texto Alternativo a Imágenes

Texto Alternativo Básico para Imágenes

Haz clic derecho en cualquier imagen y busca las opciones “Editar texto alternativo” o “Formato de imagen”.

Se abrirá un cuadro de diálogo con un campo de texto para el texto alternativo. Escribe tu descripción y haz clic en Aceptar.

Cómo Escribir Texto Alternativo para Imágenes

Para fotografías:

• Identifica personas u objetos clave
• Describe la acción o contenido
• Incluye contexto relevante
• Menciona detalles importantes como colores si son significativos

Ejemplo: “Tres personas sentadas en un banco del parque durante el otoño, con árboles mostrando colores otoñales al fondo”

Para capturas de pantalla:

• Describe lo que se muestra en la pantalla
• Menciona botones o texto visible importantes
• Explica el contexto o propósito

Ejemplo: “Cinta de opciones de Microsoft Word mostrando botones de formato incluyendo Negrita, Cursiva y Subrayado”

Para diagramas:

• Describe el concepto general
• Identifica elementos clave y relaciones
• Explica lo que ilustra el diagrama

Ejemplo: “Diagrama de flujo que muestra el proceso de revisión de documentos desde el borrador hasta la aprobación final”

Imágenes Decorativas

Algunas imágenes son puramente decorativas y no transmiten información importante. Márcalas como decorativas dejando el texto alternativo vacío.

El comprobador de accesibilidad no marcará las imágenes decorativas como faltantes de texto alternativo. Haz clic derecho y confirma “Marcar como decorativa” si la opción existe.

Gráficos y Diagramas

Para gráficos y diagramas, describe:

• Tipo de gráfico (barras, circular, línea)
• Qué datos se muestran
• Tendencias o patrones clave
• Rangos de datos o números importantes

Ejemplo: “Gráfico de líneas que muestra el tráfico mensual del sitio web de enero a diciembre de 2025, con un aumento de 50,000 a 150,000 visitas”

Si los gráficos son complejos, proporciona tanto texto alternativo como una tabla de datos o descripción detallada en otra parte del documento.

Añadiendo Texto Alternativo a Formas y Cuadros de Texto

Formas

Haz clic derecho en cualquier forma y selecciona “Editar texto alternativo” o una opción similar.

Describe qué representa la forma. Si es parte de un diagrama, explica su función en la ilustración general.

Ejemplo para un rectángulo: “Cuadro azul que contiene un paso importante del proceso en el diagrama de flujo”

Cuadros de Texto

Los cuadros de texto también pueden tener texto alternativo. Haz clic derecho y accede a las opciones de texto alternativo.

Describe el contenido y propósito del cuadro de texto si no es obvio por el contexto circundante.

Ejemplo: “Cuadro de texto que resalta el hallazgo clave: ‘La satisfacción del cliente aumentó un 25% este trimestre‘“

Iconos y Símbolos

Los iconos deben tener un texto alternativo breve que describa su significado:

Ejemplo: “Triángulo rojo de advertencia que indica un posible problema de seguridad”

Para iconos decorativos que no transmiten información, deja el texto alternativo vacío.

Añadiendo Texto Alternativo a Tablas

Descripciones de Tablas

Aunque las celdas individuales no necesitan texto alternativo, las tablas deben tener descripciones generales.

Algunas versiones permiten añadir texto alternativo a toda la tabla. Haz clic derecho en la tabla y busca propiedades u opciones de texto alternativo.

Encabezados de Tabla

Asegúrate de que las tablas tengan encabezados adecuados. Haz clic derecho en la tabla y confirma que los encabezados estén marcados.

Esto no es exactamente texto alternativo, pero los encabezados adecuados son esenciales para la accesibilidad de las tablas.

Describiendo el Contenido de la Tabla

Para tablas complejas, añade una leyenda o descripción antes de la tabla que explique su contenido y propósito.

Ejemplo de leyenda: “Tabla 1: Datos de ventas por región para el año fiscal 2025, comparando ventas reales con ventas proyectadas”

Formatos Alternativos

Para tablas muy complejas, proporciona un formato alternativo:

• Un resumen en texto de los hallazgos clave
• Una hoja de cálculo descargable con los mismos datos
• Una versión en lista de los datos

Esto asegura que todos los usuarios, especialmente quienes usan lectores de pantalla, puedan acceder a la información.

Añadiendo Texto Alternativo a SmartArt y Diagramas

Gráficos SmartArt

Haz clic derecho en SmartArt y busca “Editar texto alternativo” en el menú contextual.

Describe el propósito general del diagrama y los elementos clave. Explica las relaciones entre los elementos.

Ejemplo: “Organigrama que muestra la estructura de reportes con el CEO en la cima, tres jefes de departamento reportando al CEO y miembros de equipo bajo cada jefe de departamento”

Diagramas Complejos

Para diagramas complejos con muchos elementos, proporciona:

• Descripción general del propósito del diagrama
• Identificación de elementos principales
• Relaciones o conexiones clave
• Explicación de la leyenda si existe

Revisando el Texto Alternativo en Tu Documento

Usando el Comprobador de Accesibilidad

Ejecuta Revisar > Comprobar accesibilidad para identificar imágenes sin texto alternativo.

El comprobador señala todas las imágenes sin texto alternativo, ayudándote a asegurar una cobertura completa.

Revisión Manual del Texto Alternativo

Crea una lista de verificación de todos los elementos visuales:

• Imágenes ✓
• Gráficos ✓
• Diagramas ✓
• Formas ✓
• Cuadros de texto ✓
• SmartArt ✓

Revisa tu documento sistemáticamente, añadiendo texto alternativo a cada elemento.

Revisión de Consistencia

Asegúrate de que el estilo del texto alternativo sea consistente en todo el documento. Si algunas imágenes tienen descripciones detalladas y otras mínimas, estandariza.

Decide tu enfoque para el texto alternativo y aplícalo de forma coherente.

Buenas Prácticas para el Texto Alternativo

Sé Conciso

Apunta a menos de 125 caracteres. Si se necesita más detalle, usa una leyenda o texto circundante.

Los usuarios de lectores de pantalla se benefician de texto alternativo enfocado y conciso que puedan escanear rápidamente.

Sé Específico

Evita descripciones genéricas como “imagen” o “foto.” Describe específicamente lo que se muestra.

Las descripciones genéricas no ayudan a los usuarios a entender la importancia o contenido de la imagen.

Describe el Contenido, No la Apariencia

Concéntrate en lo que muestra la imagen, no en la apariencia visual a menos que sea relevante.

En lugar de: “Círculo rojo grande” Mejor: “Ilustración de señal de stop”

Incluye Detalles Importantes

Incluye detalles que transmitan el propósito y la importancia de la imagen.

• Para retratos: identifica a las personas si son importantes
• Para gráficos: incluye unidades y números clave
• Para capturas de pantalla: menciona texto visible importante
• Para diagramas: explica relaciones

Prueba tu Texto Alternativo

Lee el texto alternativo en voz alta o imagina escucharlo solo. ¿Tiene sentido? ¿Transmite la información necesaria?

Si el texto alternativo suena extraño o no es claro, revísalo.

Escenarios Avanzados de Texto Alternativo

Imágenes con Texto

Si las imágenes contienen texto, incluye ese texto en el texto alternativo.

Ejemplo: Para una imagen de un cartel que dice “Conferencia Anual 2026”, el texto alternativo debe incluir este texto: “Cartel de la Conferencia Anual 2026 mostrando fecha, lugar e información de registro”

Imágenes de Texto

Evita poner texto importante solo en imágenes. Si debes hacerlo, incluye todo el texto en el texto alternativo.

Las limitaciones del OCR y las preocupaciones de accesibilidad hacen que el texto en imágenes sea problemático.

Imágenes Secuenciales

Para series de imágenes relacionadas (ensayo fotográfico, instrucciones), el texto alternativo sh

Lecturas adicionales

• Microsoft Support Word — Documentación oficial para aprender a usar Word y encontrar instrucciones sobre accesibilidad, imágenes, formas y otros elementos a los que se puede añadir texto alternativo.
• Microsoft Learn Office — Recursos técnicos de Microsoft sobre Office, útiles para entender funciones de accesibilidad y buenas prácticas al trabajar con contenido en Word.
• Purdue OWL — Guía fiable de redacción y formato que puede ayudar a describir contenido visual con claridad y precisión en documentos académicos.
• UNC Writing Center — Consejos prácticos de escritura que apoyan la creación de descripciones concisas y efectivas, algo importante al redactar texto alternativo.
• Harvard Writing Center — Recurso útil para mejorar la claridad y la intención de las descripciones, especialmente cuando se necesita resumir información visual de forma accesible.