Cómo usar Control de Cambios en Word para Mac

Cómo usar Control de Cambios en Word para Mac

El Control de Cambios es una herramienta esencial para la revisión y colaboración de documentos en Word para Mac. Registra cada edición, mostrando qué se añadió, eliminó o modificó y quién realizó los cambios. Esta guía te enseña a usar el Control de Cambios de manera efectiva para la gestión profesional de documentos y la edición colaborativa.

Activar Control de Cambios

Iniciar Control de Cambios

Para comenzar a registrar cambios, haz clic en la pestaña Revisar en la cinta de opciones. El botón Control de Cambios aparece destacado en la cinta. Haz clic en él para activar el seguimiento.

Cuando el Control de Cambios está activado, aparece un indicador rojo en el botón y una notificación de seguimiento cerca del documento. A partir de ese momento, todas las ediciones se registran con tu nombre y la marca de tiempo.

Configurar opciones de Control de Cambios

Antes de empezar, configura las opciones del Control de Cambios. Haz clic en la pestaña Revisar y busca las opciones de Control de Cambios (normalmente en un menú desplegable o en un icono de configuración). Ajusta tus preferencias:

• Color de cambio: Elige cómo se muestran los cambios (por autor, por tipo o un color específico)
• Visualización de cambios: Selecciona si mostrar líneas modificadas marcadas, líneas resaltadas o globos
• Opciones de globos: Configura si los cambios registrados aparecen como globos en el margen o en línea

Estas configuraciones afectan cómo se visualizan los cambios mientras tú y tus colaboradores editan.

Tu nombre de edición

Word usa la información de tu cuenta de Microsoft como tu nombre de edición. Los cambios aparecen con tu nombre y los colaboradores pueden ver quién hizo cada edición. Tu nombre de edición es importante para los flujos de trabajo de revisión, ayudando a identificar quién hizo qué cambios.

Para verificar o cambiar tu nombre de edición, ve a Preferencias de Word y revisa la información de tu cuenta. Asegúrate de que tu nombre se muestre claramente para que los colaboradores entiendan quién hizo cada cambio.

Realizar ediciones con Control de Cambios activado

Escribir con Control de Cambios activado

Con el Control de Cambios activado, todo texto nuevo aparece en un color de seguimiento (normalmente rojo). Cuando escribes contenido nuevo, se muestra en tu color de seguimiento con tu nombre y la marca de tiempo.

Agrega o edita contenido normalmente. El Control de Cambios registra automáticamente todas las adiciones sin que tengas que hacer nada más.

Eliminar texto

Cuando eliminas texto con el Control de Cambios activado, el texto eliminado permanece visible pero aparece tachado y en un color diferente. Esto permite a los revisores ver exactamente qué eliminaste y decidir si aceptan la eliminación.

Eliminar texto puede ser complejo si borras secciones grandes. El Control de Cambios muestra toda la sección eliminada, ayudando a los revisores a entender el alcance de las eliminaciones.

Mover y copiar texto

Al mover texto con el Control de Cambios activado, Word muestra la eliminación en la ubicación original y la inserción en la nueva ubicación como cambios separados. Esto hace que los movimientos sean transparentes para los revisores.

Copiar texto también crea adiciones registradas en la nueva ubicación. Ten en cuenta que el Control de Cambios muestra cada instancia de texto copiado como una adición independiente.

Cambios de formato

El Control de Cambios de Word para Mac también registra cambios de formato. Cuando cambias el color del texto, la fuente o aplicas estilos diferentes, estos cambios se registran. Sin embargo, la visualización de los cambios de formato es menos destacada que la de los cambios de contenido.

Algunos cambios de formato pueden no mostrarse tan claramente como los cambios de contenido, por lo que los revisores deben revisar el formato con atención.

Visualizar cambios registrados

Globos de cambio

Word para Mac muestra los cambios registrados de varias formas. La más común es usando globos: cuadros que aparecen en el margen derecho mostrando cada cambio con tu nombre y la marca de tiempo.

Haz clic en un globo para resaltar el cambio correspondiente en el documento. Esto te ayuda a navegar entre cambios y entender qué se modificó.

Visualización en línea

En lugar de globos, los cambios pueden mostrarse en línea con texto tachado para eliminaciones y texto coloreado para adiciones. Esta vista mantiene los cambios dentro del flujo del texto del documento en lugar de en globos marginales.

Puedes alternar entre la vista de globos y la vista en línea usando el menú desplegable Mostrar para revisión en la pestaña Revisar.

Panel lateral de Control de Cambios

El panel de Control de Cambios aparece como una barra lateral que muestra todos los cambios en tu documento. Cada cambio indica el tipo (inserción, eliminación, cambio de formato), quién lo hizo, cuándo y el contenido específico afectado.

Haz clic en cualquier cambio en la barra lateral para ir a esa ubicación en el documento. Esto permite una navegación rápida por todas las modificaciones.

Filtrar cambios

Filtra los cambios registrados para ver solo tipos específicos. Usa la pestaña Revisar para mostrar solo inserciones, eliminaciones, cambios de formato o cambios de revisores específicos. Esto te ayuda a centrarte en tipos particulares de modificaciones.

Resumen de cambios

Para una visión completa, usa la pestaña Revisar para mostrar un resumen de cambios que indica cuántas inserciones, eliminaciones y cambios de formato hay en tu documento. Esto ayuda a controlar el alcance de la edición.

Aceptar y rechazar cambios

Aceptar cambios individuales

Para aceptar un cambio individual, haz clic en él en el documento o en la barra lateral y luego haz clic en Aceptar en la pestaña Revisar. El cambio se implementa y se elimina de la lista de cambios registrados.

El texto vuelve a su formato normal, indicando que ha sido aprobado. Los cambios aceptados se vuelven permanentes y ya no aparecen como registrados.

Rechazar cambios individuales

Para rechazar un cambio, haz clic en él y selecciona Rechazar en la pestaña Revisar. Los cambios rechazados se eliminan del documento y no queda registro de que alguna vez se sugirieron.

Al rechazar una eliminación, el texto eliminado reaparece con formato normal. Al rechazar una inserción, el texto añadido se elimina.

Navegar entre cambios

Usa las flechas de navegación en la pestaña Revisar para moverte entre cambios. El botón Siguiente te lleva al siguiente cambio, mientras que Anterior te lleva al cambio previo.

Esta navegación secuencial te ayuda a revisar todos los cambios metódicamente sin perder ninguno.

Aceptar o rechazar todos los cambios

Para documentos con muchos cambios, puedes aceptar o rechazar todos a la vez. En la pestaña Revisar, encuentra la opción Aceptar todo o Rechazar todo (normalmente en un menú desplegable).

Usa esta función con precaución, ya que aplica la misma acción a todos los cambios simultáneamente. Antes de aceptar o rechazar todo, revisa al menos algunos cambios para asegurarte de entender qué se está aprobando.

Aceptar cambios con condiciones

Para flujos de trabajo de revisión complejos, puede que quieras aceptar algunos cambios y rechazar otros. Recorre los cambios secuencialmente, aceptando los que apruebes y rechazando los que no. Esto permite una aprobación selectiva.

En documentos colaborativos, este proceso de aprobación selectiva mantiene la calidad del documento dando a los revisores la última palabra sobre cambios específicos.

Revisar cambios de colaboradores

Entender múltiples revisores

Cuando varias personas editan un documento con Control de Cambios, las ediciones de cada persona aparecen en un color diferente o con su nombre claramente marcado. Esto permite ver exactamente quién hizo cada cambio.

La pestaña Revisar puede mostrar opciones de filtrado para mostrar cambios de revisores específicos. Usa esto para centrarte en las ediciones de una persona a la vez si es necesario.

Atender comentarios de revisores

Cuando los compañeros hacen cambios o eliminaciones, considera sus motivos. Pasa el cursor sobre sus cambios para ver sus nombres y horas de edición, ayudándote a entender la secuencia de ediciones.

Usa comentarios o los comentarios del Control de Cambios para cuestionar cambios que no entiendas. Solicita aclaraciones a los revisores antes de aceptar o rechazar sus ediciones.

Revisiones en varias rondas

El Control de Cambios soporta múltiples rondas de revisión. Después de que los revisores hagan sugerencias, puedes aceptarlas o rechazarlas y luego enviar el documento para otra ronda de revisión. Los nuevos cambios aparecen con colores o nombres de revisores diferentes, manteniendo las rondas diferenciadas.

Esto permite un refinamiento exhaustivo del documento mediante retroalimentación iterativa.

Proteger y bloquear Control de Cambios

Evitar aceptar cambios sin contraseña

Para documentos importantes, bloquea el Control de Cambios para que otros no puedan aceptar o rechazar cambios sin autorización.

Lecturas adicionales

• Microsoft Support Word — Documentación oficial de Microsoft con guías sobre Control de Cambios, comentarios y revisión de documentos en Word para Mac.
• Microsoft Learn Office — Recursos técnicos y documentación de Office que ayudan a entender funciones de edición y revisión en Microsoft Word.
• Purdue OWL — Útil para reforzar buenas prácticas de revisión, edición y redacción colaborativa en documentos.
• UNC Writing Center — Ofrece consejos claros sobre cómo revisar textos, aceptar sugerencias y mejorar documentos mediante procesos de edición.