Comment créer et imprimer des étiquettes dans Word

Comprendre les types d’étiquettes

Word permet de créer différents types d’étiquettes : étiquettes postales pour enveloppes, étiquettes d’adresse pour colis, badges nominatifs, étiquettes produit, et bien plus encore. Chaque type a des exigences de formatage et des usages spécifiques.

Créer des étiquettes dans Word est simple et plus efficace que d’acheter des étiquettes préimprimées.

Créer des étiquettes postales basiques

Démarrer la création d’étiquettes

Allez dans Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > Étiquettes pour créer des étiquettes postales.

Le ruban Publipostage offre des options spécifiques aux étiquettes.

Sélectionner le format d’étiquette

La boîte de dialogue Options d’étiquette s’affiche. Choisissez :

• Fournisseur d’étiquettes (Avery, Shipping, personnalisé, etc.)
• Numéro de produit d’étiquette (si vous utilisez des étiquettes de marque)
• Dimensions si vous créez des tailles d’étiquettes personnalisées

Word affiche les formats d’étiquettes disponibles pour le fournisseur choisi.

Vérifier la taille des étiquettes

Assurez-vous que la taille d’étiquette sélectionnée correspond à vos feuilles d’étiquettes physiques. Une sélection incorrecte provoque un mauvais alignement à l’impression.

Les étiquettes les plus courantes sont Avery 5160 (étiquettes postales standard) ou 5161 (étiquettes d’expédition).

Ajouter du contenu aux étiquettes

Insérer les informations d’adresse

Pour les étiquettes postales, on insère généralement le nom et l’adresse. Cliquez sur « Nouveau document » pour créer un nouveau document d’étiquettes.

Placez votre curseur dans la première position d’étiquette et tapez l’adresse :

John Smith 123 Main Street Anytown, ST 12345

Mettre en forme le texte des étiquettes

Formatez les étiquettes pour une meilleure lisibilité :

• Utilisez une police de 10 à 12 pt pour les étiquettes postales standard
• Appliquez des marges et un espacement cohérents
• Centrez le texte ou alignez-le à gauche selon votre préférence
• Mettez les noms en gras si vous le souhaitez

Un formatage professionnel améliore l’apparence.

Créer des étiquettes à partir d’une source de données

Pour plusieurs étiquettes personnalisées :

1. Allez dans Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > Étiquettes
2. Sélectionnez le format d’étiquette
3. Cliquez sur « Sélectionner les destinataires » pour choisir votre source de données
4. Insérez les champs de fusion (noms, adresses)
5. Terminez la fusion pour créer des étiquettes individuelles

Cela crée des étiquettes uniques pour chaque destinataire.

Copier les étiquettes dans une feuille

Répliquer le contenu sur toutes les étiquettes

Après avoir créé la première étiquette :

1. Sélectionnez le contenu dans la première étiquette
2. Allez dans Publipostage > Mettre à jour les étiquettes (dans les documents d’étiquettes)

Cela copie le contenu sur toutes les positions d’étiquettes de la feuille.

Utilisez ceci lorsque toutes les étiquettes ont le même contenu.

Étiquettes partielles sur une feuille

Pour imprimer seulement certaines étiquettes sur une feuille :

1. Créez votre document d’étiquettes normalement
2. Supprimez les étiquettes non désirées
3. Imprimez la feuille avec uniquement les étiquettes nécessaires

Cela évite de gaspiller des feuilles d’étiquettes.

Impression des étiquettes

Prévisualiser avant impression

Avant d’imprimer sur des feuilles d’étiquettes coûteuses :

1. Imprimez d’abord sur du papier ordinaire
2. Placez ce papier sur les feuilles d’étiquettes réelles
3. Vérifiez l’alignement
4. Ajustez les marges si nécessaire
5. Imprimez sur les feuilles d’étiquettes

Cela évite de gaspiller des supports d’étiquettes.

Configuration de l’imprimante

Pour l’impression d’étiquettes :

• Utilisez le bac d’imprimante chargé avec les feuilles d’étiquettes
• Sélectionnez « Étiquettes » dans les paramètres de qualité d’impression si disponible
• Vérifiez les options spécifiques aux étiquettes dans les paramètres de l’imprimante
• Utilisez une qualité d’impression appropriée (pas le mode brouillon)

Des réglages corrects garantissent un résultat de qualité.

Paramètres d’impression

Lors de l’impression :

1. Allez dans Fichier > Imprimer
2. Sélectionnez l’imprimante et le bac
3. Choisissez la plage de pages de votre document d’étiquettes
4. Définissez l’impression de toutes les pages ou de pages spécifiques
5. Cliquez sur Imprimer

L’impression d’étiquettes utilise les paramètres d’impression standards.

Créer des étiquettes personnalisées

Concevoir des étiquettes non standard

Pour des tailles ou contenus personnalisés non disponibles dans les préréglages :

1. Créez un nouveau document vierge
2. Allez dans Publipostage > Étiquettes > Options d’étiquettes
3. Cliquez sur « Nouvelle étiquette »
4. Spécifiez les dimensions et marges personnalisées
5. Cliquez sur OK

Word crée un modèle pour votre taille d’étiquette personnalisée.

Configurer les dimensions personnalisées

Lors de la création d’étiquettes personnalisées :

• Hauteur et largeur : mesurez précisément vos feuilles d’étiquettes
• Marge supérieure : distance entre le haut de la feuille et le début de l’étiquette
• Marge gauche : distance entre le bord gauche de la feuille
• Nombre horizontal : nombre d’étiquettes par ligne
• Nombre vertical : nombre d’étiquettes par colonne
• Pas horizontal/vertical : espace entre les étiquettes

Des mesures précises assurent un bon alignement des étiquettes.

Enregistrer les formats d’étiquettes personnalisés

Après avoir créé un format personnalisé, enregistrez-le comme nouveau type d’étiquette. Cela permet de réutiliser ce format sans ressaisir les dimensions.

Création d’étiquettes spécialisées

Créer des badges nominatifs

Pour les badges nominatifs :

1. Créez des étiquettes plus grandes (taille typique 7,5 x 10 cm)
2. Incluez le nom, le titre et l’organisation
3. Utilisez une police plus grande (18-20 pt) pour la lisibilité
4. Ajoutez un logo ou une couleur de fond
5. Imprimez sur du carton ou un support compatible étiquettes

Les badges bénéficient d’un texte plus grand et d’éléments graphiques.

Étiquettes produit

Pour les étiquettes produit :

1. Créez des étiquettes de taille adaptée
2. Incluez le nom du produit, le code et les détails
3. Ajoutez des codes-barres si nécessaire (insérez-les en image)
4. Utilisez des couleurs et des graphismes
5. Imprimez sur un support adapté à votre produit

Les étiquettes produit peuvent inclure des graphismes et du branding.

Étiquettes d’expédition

Pour les étiquettes d’expédition/postales :

1. Utilisez des tailles plus grandes (10 x 15 cm typique pour l’expédition)
2. Incluez les adresses de l’expéditeur et du destinataire
3. Ajoutez les numéros de suivi ou codes-barres
4. Indiquez les instructions de manutention si besoin
5. Imprimez sur des étiquettes résistantes aux intempéries

Les étiquettes d’expédition nécessitent un support durable et résistant.

Travailler avec les étiquettes de publipostage

Configurer la fusion et le publipostage pour étiquettes

Pour des étiquettes personnalisées à partir d’une liste de diffusion :

1. Préparez votre source de données (Excel, contacts, etc.)
2. Allez dans Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > Étiquettes
3. Sélectionnez le format d’étiquette
4. Cliquez sur Sélectionner les destinataires
5. Choisissez votre source de données
6. Insérez les champs de fusion
7. Terminez la fusion

Cela crée des étiquettes individuelles pour chaque contact.

Filtrer les destinataires

Avant de terminer la fusion d’étiquettes :

1. Cliquez sur Modifier la liste des destinataires
2. Décochez les destinataires à exclure
3. Triez les destinataires selon vos besoins
4. Filtrez selon des critères si nécessaire

Cela permet d’imprimer uniquement les étiquettes pour certains destinataires.

Prévisualiser les étiquettes fusionnées

Utilisez Publipostage > Aperçu des résultats pour voir comment les données réelles apparaissent dans les étiquettes. Utilisez les flèches pour parcourir les différents destinataires.

Cela permet de détecter les problèmes avant impression.

Gestion des documents d’étiquettes

Enregistrer les documents d’étiquettes

Sauvegardez les documents d’étiquettes terminés pour réutilisation :

1. Allez dans Fichier > Enregistrer sous
2. Donnez un nom descriptif (par exemple « Envoi_Fêtes_2026 »)
3. Enregistrez au format Word (.docx)

Réutilisez les documents d’étiquettes pour des envois similaires ultérieurs.

Mettre à jour les informations des étiquettes

Pour modifier un document d’étiquettes enregistré :

1. Ouvrez le fichier d’étiquettes sauvegardé
2. Modifiez le contenu ou mettez à jour les champs de fusion
3. Terminez la fusion à nouveau
4. Enregistrez avec une nouvelle date ou version

Cela permet de créer rapidement des étiquettes similaires avec des informations mises à jour.

Résolution des problèmes d’étiquettes

Problèmes d’alignement

Si les étiquettes ne s’alignent pas correctement à l’impression :

1. Réduisez légèrement les marges
2. Ajustez les valeurs de pas (espacement)
3. Testez d’abord sur papier ordinaire
4. Vérifiez les paramètres de l’imprimante
5. Essayez une autre marque ou taille d’étiquettes

Les problèmes d’alignement se résolvent généralement par des ajustements de dimensions.

Débordement de texte

Si le texte ne rentre pas dans les étiquettes :

1. Réduisez la taille de la police
2. Abrégez le texte
3. Utilisez des marges plus petites
4. Envisagez des étiquettes plus grandes

Les problèmes d’ajustement du texte se règlent en diminuant la police ou en augmentant la taille des étiquettes.

Problèmes avec les champs de fusion

Si les champs de fusion ne se remplissent pas correctement :

1. Vérifiez que la source de données est bien sélectionnée
2. Contrôlez que les noms des champs correspondent à la source
3. Prévisualisez les résultats pour voir les données réelles
4. Recréez les champs de fusion si nécessaire

Ces problèmes indiquent souvent une sélection incorrecte de la source de données.

Conseils de conception pour des étiquettes professionnelles

Choix de la police

• Utilisez des polices simples et lisibles
• Évitez les polices décoratives pour les adresses
• Utilisez au minimum du 10-12 pt pour la lisibilité
• Mettez en gras les informations importantes

Des polices claires garantissent des étiquettes lisibles et professionnelles.

Mise en page et espacement

• Laissez des marges suffisantes dans les étiquettes
• Aérez le texte pour éviter l’encombrement
• Séparez logiquement les blocs d’information
• Utilisez un espacement cohérent

Un bon espacement améliore l’apparence professionnelle.

Couleurs et graphismes

• Utilisez les couleurs avec parcimonie sur les étiquettes
• Assurez un contraste suffisant avec un fond blanc ou clair
• Ajoutez logos ou graphismes si approprié
• Testez les couleurs avant impression

Pour aller plus loin

• Microsoft Support Word — Documentation officielle pour apprendre à créer, configurer et imprimer des étiquettes dans Word avec les bons modèles et paramètres.
• Microsoft Learn Office — Ressource utile pour approfondir les fonctionnalités Office liées au publipostage et à l’automatisation des documents, y compris les étiquettes.
• Microsoft Support Word — Aide pas à pas pour résoudre les problèmes courants d’impression et de mise en page des étiquettes dans Word.