Comment utiliser le suivi des modifications dans Word pour Mac

Comment utiliser le suivi des modifications dans Word pour Mac

Le suivi des modifications est un outil essentiel pour la révision et la collaboration sur des documents dans Word pour Mac. Il enregistre chaque modification, montrant ce qui a été ajouté, supprimé ou modifié ainsi que l’auteur des changements. Ce guide vous apprend à utiliser efficacement le suivi des modifications pour une gestion professionnelle des documents et une édition collaborative.

Activer le suivi des modifications

Démarrer le suivi des modifications

Pour commencer à suivre les modifications, cliquez sur l’onglet Révision dans le ruban. Le bouton Suivi des modifications apparaît clairement dans le ruban. Cliquez dessus pour activer le suivi.

Lorsque le suivi des modifications est activé, un indicateur rouge apparaît sur le bouton et une notification de suivi s’affiche près de votre document. À partir de ce moment, toutes les modifications sont enregistrées avec votre nom et un horodatage.

Configurer les options du suivi des modifications

Avant de commencer, configurez les paramètres du suivi des modifications. Cliquez sur l’onglet Révision, puis cherchez les options du suivi des modifications (souvent dans un menu déroulant ou une icône de paramètres). Définissez vos préférences :

• Couleur des modifications : Choisissez comment afficher les modifications (par auteur, par type ou avec une couleur spécifique)
• Affichage des modifications : Sélectionnez si vous souhaitez afficher les lignes modifiées marquées, surlignées ou en bulles
• Options des bulles : Configurez si les modifications suivies apparaissent sous forme de bulles dans la marge ou en ligne

Ces paramètres influencent la manière dont les modifications s’affichent lorsque vous et vos collaborateurs éditez.

Votre nom d’édition

Word utilise les informations de votre compte Microsoft comme nom d’édition. Les modifications apparaissent avec votre nom, et les collaborateurs peuvent voir qui a effectué chaque modification. Votre nom d’édition est important pour les flux de travail de révision, aidant les autres à identifier qui a fait quelles modifications.

Pour vérifier ou modifier votre nom d’édition, allez dans les Préférences de Word et consultez les informations de votre compte. Assurez-vous que votre nom s’affiche clairement pour que les collaborateurs comprennent qui a fait chaque changement.

Effectuer des modifications suivies

Saisir du texte avec le suivi activé

Avec le suivi des modifications activé, tout nouveau texte apparaît dans une couleur de suivi (généralement rouge). Lorsque vous tapez du contenu, il s’affiche dans votre couleur de suivi avec votre nom et un horodatage.

Ajoutez ou modifiez le contenu normalement. Le suivi des modifications enregistre automatiquement toutes les additions sans action supplémentaire de votre part.

Supprimer du texte

Lorsque vous supprimez du texte avec le suivi activé, le texte supprimé reste visible mais apparaît barré et dans une couleur différente. Cela permet aux réviseurs de voir exactement ce que vous avez supprimé et de décider s’ils acceptent la suppression.

La suppression de grandes sections peut être complexe. Le suivi des modifications affiche toute la section supprimée, aidant les réviseurs à comprendre l’étendue des suppressions.

Déplacer et copier du texte

Lorsque vous déplacez du texte avec le suivi activé, Word affiche la suppression à l’emplacement d’origine et l’insertion à la nouvelle position comme des modifications distinctes. Cela rend les déplacements transparents pour les réviseurs.

Copier du texte crée également des ajouts suivis à la nouvelle position. Sachez que le suivi des modifications montre chaque instance de texte copié comme une addition distincte.

Modifications de mise en forme

Le suivi des modifications de Word pour Mac enregistre aussi les changements de mise en forme. Lorsque vous changez la couleur du texte, la police ou appliquez différents styles, ces modifications sont suivies. Cependant, l’affichage du suivi pour les modifications de mise en forme est moins visible que pour les modifications de contenu.

Certaines modifications de mise en forme peuvent ne pas s’afficher aussi clairement que les modifications de contenu, donc les réviseurs doivent vérifier attentivement la mise en forme.

Afficher les modifications suivies

Bulles de modification

Word pour Mac affiche les modifications suivies de plusieurs façons. La plus courante est l’utilisation de bulles — des encadrés apparaissant dans la marge droite montrant chaque modification avec votre nom et un horodatage.

Cliquez sur une bulle pour mettre en surbrillance la modification correspondante dans le document. Cela vous aide à naviguer entre les modifications et à comprendre ce qui a été modifié.

Affichage en ligne

Au lieu des bulles, les modifications peuvent s’afficher en ligne avec un texte barré pour les suppressions et un texte coloré pour les ajouts. Cette vue garde les modifications dans le flux du texte du document plutôt que dans des bulles marginales.

Basculez entre les vues bulles et en ligne en utilisant le menu déroulant Affichage pour la révision dans l’onglet Révision.

Volet de suivi des modifications

Le panneau de suivi des modifications apparaît en tant que barre latérale affichant toutes les modifications de votre document. Chaque modification indique le type (insertion, suppression, changement de mise en forme), qui l’a faite, quand, et le contenu spécifique affecté.

Cliquez sur une modification dans la barre latérale pour accéder à cet emplacement dans le document. Cela permet une navigation rapide à travers toutes les modifications.

Filtrer les modifications

Filtrez les modifications suivies pour ne voir que certains types. Utilisez l’onglet Révision pour afficher uniquement les insertions, suppressions, modifications de mise en forme ou les modifications par certains réviseurs. Cela vous aide à vous concentrer sur des types spécifiques de modifications.

Résumé des modifications

Pour un aperçu complet, utilisez l’onglet Révision pour afficher un résumé des modifications montrant combien d’insertions, suppressions et modifications de mise en forme existent dans votre document. Cela aide à suivre l’étendue des modifications.

Accepter et rejeter les modifications

Accepter une modification individuelle

Pour accepter une modification unique, cliquez dessus dans le document ou la barre latérale, puis cliquez sur Accepter dans l’onglet Révision. La modification est appliquée et retirée de la liste des modifications suivies.

Le texte revient à une mise en forme normale, indiquant qu’il a été approuvé. Les modifications acceptées deviennent permanentes et n’apparaissent plus comme suivies.

Rejeter une modification individuelle

Pour rejeter une modification, cliquez dessus et sélectionnez Rejeter dans l’onglet Révision. Les modifications rejetées sont supprimées du document, sans laisser de trace qu’elles ont été proposées.

Lors du rejet d’une suppression, le texte supprimé réapparaît avec une mise en forme normale. Lors du rejet d’une insertion, le texte ajouté est supprimé.

Naviguer entre les modifications

Utilisez les flèches de navigation de l’onglet Révision pour passer d’une modification à l’autre. Le bouton Suivant vous emmène à la modification suivante, tandis que Précédent vous ramène à la précédente.

Cette navigation séquentielle vous aide à examiner toutes les modifications méthodiquement sans en manquer.

Accepter ou rejeter toutes les modifications

Pour les documents avec de nombreuses modifications, vous pouvez accepter ou rejeter toutes les modifications en une seule fois. Dans l’onglet Révision, trouvez l’option Accepter tout ou Rejeter tout (généralement dans un menu déroulant).

Utilisez cette fonction avec précaution, car elle applique la même action à toutes les modifications simultanément. Avant d’accepter ou de rejeter tout, examinez au moins quelques modifications pour bien comprendre ce qui est approuvé.

Accepter les modifications avec conditions

Pour des flux de travail de révision complexes, vous pouvez accepter certaines modifications tout en en rejetant d’autres. Parcourez les modifications une par une, en acceptant celles que vous approuvez et en rejetant celles que vous ne souhaitez pas. Cela permet une approbation sélective.

Pour les documents collaboratifs, ce processus d’approbation sélective maintient la qualité du document en donnant aux réviseurs le dernier mot sur certaines modifications.

Réviser les modifications des collaborateurs

Comprendre les multiples réviseurs

Lorsque plusieurs personnes modifient un document avec le suivi des modifications, les modifications de chaque personne apparaissent dans une couleur différente ou avec leur nom clairement indiqué. Cela vous permet de voir exactement qui a fait chaque modification.

L’onglet Révision peut afficher des options de filtrage pour montrer les modifications par réviseur spécifique. Utilisez cela pour vous concentrer sur les modifications d’une seule personne à la fois si nécessaire.

Prendre en compte les retours des réviseurs

Lorsque des collègues font des modifications ou des suppressions, considérez leurs raisons. Survolez leurs modifications pour voir leurs noms et les heures d’édition, ce qui vous aide à comprendre la chronologie des modifications.

Utilisez les commentaires ou les commentaires du suivi des modifications pour questionner les modifications que vous ne comprenez pas. Demandez des clarifications aux réviseurs avant d’accepter ou de rejeter leurs modifications.

Révision en plusieurs étapes

Le suivi des modifications prend en charge plusieurs cycles de révision. Après que les réviseurs ont fait des suggestions, vous pouvez les accepter ou les rejeter, puis envoyer le document pour un nouveau cycle de révision. Les nouvelles modifications apparaissent avec de nouvelles couleurs ou noms de réviseurs, gardant les cycles distincts.

Cela permet un affinage approfondi du document grâce à des retours itératifs.

Protéger et verrouiller le suivi des modifications

Empêcher l’acceptation des modifications sans mot de passe

Pour les documents importants, verrouillez le suivi des modifications afin que personne ne puisse accepter ou rejeter les modifications sans mot de passe.

Pour aller plus loin

• Microsoft Support Word — Documentation officielle pour apprendre à utiliser le suivi des modifications, accepter/refuser les changements et résoudre les problèmes courants dans Word pour Mac.
• Microsoft Learn Office — Ressource complémentaire pour comprendre les fonctionnalités Office et les bonnes pratiques d’utilisation de Word sur Mac.
• Purdue OWL — Utile pour mieux structurer la révision de documents et appliquer des conventions de rédaction claires lors de l’édition collaborative.
• Harvard Writing Center — Propose des conseils utiles pour améliorer la qualité rédactionnelle et l’édition de textes, ce qui complète bien l’usage du suivi des modifications.
• UNC Writing Center — Offre des ressources pratiques sur la révision et la correction de documents, pertinentes pour exploiter efficacement le suivi des modifications.