איך להשוות בין שני מסמכים ב-Word
תשובה מהירה
השוואת שני מסמכים ב-Word נעשית דרך הכרטיסייה סקירה (Review) ובחירה ב־השווה, שמייצרת מסמך חדש עם סימון הבדלים, מחיקות והוספות. בתצוגת מיזוג ניתן לפתוח שני קבצים זה לצד זה, לעקוב אחר שינויים ולראות אילו פסקאות, מילים או עיצוב השתנו בין הגרסאות.
הבנת השוואת מסמכים
השוואת מסמכים מסייעת לזהות הבדלים בין גרסאות כאשר לא הופעל מעקב אחר שינויים. זה שימושי בעת סקירת מסמכים שעברו עריכה חיצונית, השוואת טיוטות או מעקב אחר שינויים שנעשו ללא בקרת גרסאות מתאימה.
Word מציע אפשרויות השוואה הן בתצוגה זה לצד זה והן בתצוגת מיזוג.
שימוש בתכונת ההשוואה
התחלת השוואה
כדי להשוות בין שני מסמכים:
- עבור אל סקירה > השווה > השווה (או סקירה > השווה מסמכים בחלק מהגרסאות)
- ייפתח חלון השוואת מסמכים
- בחר את המסמך המקורי (בדרך כלל הגרסה הבסיסית שלך)
- בחר את המסמך המתוקן (הגרסה להשוואה)
- לחץ אישור
Word ייצור מסמך חדש המדגיש את ההבדלים.
בחירת המסמכים להשוואה
בחלון השוואת המסמכים:
- מסמך מקורי: הגרסה הבסיסית (בדרך כלל גרסה מוקדמת)
- מסמך מתוקן: הגרסה עם השינויים (בדרך כלל גרסה מאוחרת)
- תווית שינויים עם: שמך (מופיע לצד השינויים)
- הגדרות השוואה: התאמה אישית של מה להשוות
בחירת המסמכים הנכונים חשובה להשוואה מדויקת.
הבנת תוצאות ההשוואה
קריאת תוצאות ההשוואה
ההשוואה יוצרת מסמך חדש עם:
- המסמך המקורי בצד ימין
- המסמך המתוקן בצד שמאל
- סיכום של השינויים במרכז
- מעקב שינויים המדגיש הבדלים
הבדלים מוצגים עם עיצוב שמציין הוספות, מחיקות ושינויים.
פירוש סימוני השינויים
בתוצאת ההשוואה:
- טקסט אדום עם קו חוצה: תוכן שנמחק מהמקורי
- טקסט כחול עם קו תחתון: תוכן שהתווסף בגרסה המתוקנת
- טקסט כחול רגיל: שינויים בעיצוב או סגנון
- תיבות הערות: שינויים שמעקב השינויים תיעד עם הערות
הסימונים מזהים בבירור מה השתנה בין הגרסאות.
סקירת הסיכום
סיכום ההשוואה מציג:
- מספר ההוספות
- מספר המחיקות
- מספר שינויים בעיצוב
- סך כל השינויים בין המסמכים
הסיכום מספק סקירה מהירה של היקף השינויים.
השוואה זה לצד זה
הפעלת תצוגה זה לצד זה
להשוואה ידנית נוחה יותר:
- פתח את שני המסמכים (המקורי והמתוקן)
- לחץ על תצוגה > הצג זה לצד זה (אם שני המסמכים פתוחים)
- המסמכים יוצגו זה לצד זה
- השינויים נראים אך אינם מודגשים
תצוגה זו מאפשרת השוואה ידנית ללא יצירת מסמך חדש.
גלילה סינכרונית
בהשוואה זה לצד זה:
- אפשר גלילה סינכרונית כדי לגלול בשני המסמכים יחד
- זה שומר על יישור בין הקטעים המתאימים
- מקל על השוואת תוכן מקביל
- ניתן לכבות אם רוצים לגלול בנפרד
גלילה סינכרונית משפרת את יעילות ההשוואה.
שינוי גודל החלונות
התאם את החלוקה בין המסמכים:
- גרור את הקו המחלק לשינוי גודל החלונות
- הפוך מסמך אחד לגדול יותר אם יש בו מידע חשוב יותר
- התאם לפי הצורך כדי לראות את התוכן בבירור
גמישות בגודל החלונות מתאימה לצרכים שונים.
שימוש בתכונת המיזוג
הבנת המיזוג
מיזוג שימושי כאשר מספר אנשים ערכו עותקים נפרדים של אותו מסמך. הוא מאחד את כל השינויים למסמך אחד עם מעקב שינויים:
- עבור אל סקירה > השווה > מיזוג
- בחר את המסמך הבסיסי
- מיזוג עם מסמך שערך אדם א’
- התוצאה מציגה את שינויים של אדם א’ כמעקב שינויים
- חזור על המיזוג עם גרסאות נוספות
המיזוג מאחד גרסאות סקירה מרובות.
מיזוג מספר מסמכים
כדי למזג עריכות של מספר מבקרים:
- צור גרסה בסיסית שמאחדת את העריכות של המבקר הראשון
- מיזג את התוצאה עם גרסת המבקר השני
- המשך למזג את שאר הגרסאות
- התוצאה הסופית מציגה את כל השינויים עם שיוך למבקרים
תהליך זה מאחד מספר סקירות באופן שיטתי.
עבודה עם תוצאות ההשוואה
קבלת או דחיית שינויים
בתוצאת ההשוואה ניתן:
- ללחוץ על כל שינוי להדגשה
- להשתמש בסקירה > קבל או סקירה > דחה
- לקבל החלטות על כל שינוי
- לקבל את כולם או לדחות את כולם (באמצעות תפריט נפתח)
זה נותן שליטה על אילו הבדלים לשמור.
הבנת שיוך שינויים
כל שינוי בתוצאה מציג:
- מה השתנה (טקסט, עיצוב וכו’)
- היכן השתנה
- לפעמים שיוך אם המסמכים כוללים מידע על המחבר
שיוך עוזר להבין מי ביצע את השינויים כשממזגים סקירות מרובות.
סיום ההשוואה
לאחר סקירת כל השינויים:
- קבל את השינויים שברצונך לשמור
- דחה את השינויים שאינך רוצה
- שמור את תוצאת ההשוואה הסופית
- זו תהפוך למסמך הממוזג שלך
תוצאת ההשוואה הסופית היא המסמך המאוחד.
אפשרויות השוואה מתקדמות
התאמת הגדרות ההשוואה
לפני ההשוואה, התאם הגדרות עבור:
- מה להשוות (טקסט, טבלאות, עיצוב, כותרות תחתונות)
- מה להתעלם ממנו (שינויים בעיצוב בלבד, רווחים)
- רגישות לאותיות גדולות/קטנות
- השוואה ברמת תו לעומת רמת מילה
הגדרות מותאמות ממקדות את ההשוואה במה שחשוב לך.
השוואה מפורטת לעומת פשוטה
בחר רמת פירוט:
- מפורטת: מציגה שינויים תו-תו
- פשוטה: מציגה שינויים ברמת מילים
השוואה מפורטת מראה בדיוק מה השתנה, בעוד שהשוואה פשוטה מציגה שינויים כלליים יותר.
יישומים מעשיים
בקרת גרסאות ללא מעקב שינויים
השווה גרסאות כאשר מעקב שינויים לא הופעל:
- פתח את המסמך המקורי ללא שינויים
- השווה עם הגרסה הערוכה
- סקור את כל השינויים בתצוגת ההשוואה
- קבל או דחה לפי הצורך
זה משחזר מידע על שינויים מכל שתי גרסאות.
סקירת מסמכים שעברו עריכה חיצונית
כאשר קבלנים או מבקרים חיצוניים שולחים מסמכים:
- השווה אל מול המקורי שלך
- זהה בדיוק מה שונה
- סקור את השינויים והחלט אם לקבל
- שלב שינויים מאושרים
זה מספק בקרת איכות על עריכות חיצוניות.
פיוס סקירות מרובות
כאשר מספר אנשים סקרו מסמך בנפרד:
- מיזוג שינויים של המבקר הראשון
- מיזוג שינויים של המבקר השני עם התוצאה
- המשך למזג את כל הסקירות
- סקור את השינויים המאוחדים וקבל החלטות
מיזוג מאפשר לאחד סקירות מרובות למסמך אחד מתואם.
זיהוי שינויים לא מורשים
אם יש חשד לשינויים לא מורשים:
- השווה בין המקורי לגרסה הנוכחית
- ההשוואה תחשוף בדיוק מה השתנה
- ניתן לזהות מתי נעשו השינויים
- לאתר מי ביצע את השינויים הלא מורשים
ההשוואה חשובה לזיהוי שינויים בלתי רצויים.
פתרון בעיות בהשוואה
ההשוואה מציגה יותר מדי שינויים
אם ההשוואה מדגישה יותר מדי שינויים:
- בדוק אם עיצוב או סגנון השתנו (גורם לתוצאות שגויות)
- התאם הגדרות השוואה להתעלם מעיצוב
- ודא ששני המסמכים משתמשים באותו תבנית
- בדוק אם יש תווים בלתי נראים (רווחים, טאבים)
רוב השינויים המיותרים קשורים לעיצוב ולא לתוכן.
לא ניתן למצוא את המסמך המקורי
אם המסמך המקורי חסר:
- חפש היטב במערכת הקבצים
- בדוק גיבויים של המסמך
- פנה ליוצר לקבלת המקורי
- אם לא זמין, השתמש בגרסה הישנה יותר כמקור
ללא המקורי לא ניתן לבצע השוואה משמעותית.
ההשוואה לא מציגה שינויים צפויים
אם השינויים לא מופיעים:
- ודא שבחרת את המסמכים המקורי והמתוקן הנכונים
- בדוק אם השינויים נמצאים במקום שונה מהמצופה
- סקור את הסיכום לראות אם השינויים קיימים אך לא נראים
- נסה לסנן כדי להציג את כל השינויים
רוב הבעיות נובעות מבחירת מסמכים שגויה או שינויים מוסתרים.
עבודה עם המסמכים שהושוו
שמירת תוצאות ההשוואה
שמור את תוצאת ההשוואה כקובץ חדש:
- עבור אל קובץ > שמור בשם
- תן שם תיאורי (כגון “השוואה_מקורי_לעומת_מתוקן”)
- שמור במיקום מתאים
- שמור היסטוריית גרסאות אם נדרש
שם ברור מסייע לזהות אילו מסמכים הושוו.
קריאה נוספת
- Microsoft Support Word — התיעוד הרשמי של Word כולל הוראות מפורטות להשוואת מסמכים, מעקב אחר שינויים ועבודה עם תצוגות מיזוג.
- Microsoft Learn Office — מקור רשמי של מיקרוסופט שמסביר לעומק את יכולות Office ו-Word, כולל כלים מתקדמים לניהול גרסאות והשוואת מסמכים.
- Purdue OWL — מדריך כתיבה אמין שיכול לעזור להבין כיצד לערוך, לבדוק ולשפר מסמכים בצורה מסודרת לפני ואחרי השוואה.
- UNC Writing Center — משאב שימושי לטיפים לעריכה והגהה, שיכולים לתמוך בתהליך של זיהוי הבדלים בין גרסאות מסמך.
- Harvard Writing Center — מספק הנחיות טובות לכתיבה ועריכה, ומועיל במיוחד כשעובדים עם גרסאות שונות של אותו מסמך.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין Compare ל-Combine?
Compare מציג בצורה חזותית את ההבדלים בין שני מסמכים. Combine ממזג עריכות מכמה גרסאות למסמך אחד עם מעקב אחר שינויים.
האם אפשר להשוות מסמכים שמעולם לא הופעלה בהם Track Changes?
כן, אפשר להשתמש ב-Compare כדי לזהות את כל ההבדלים בין הגרסאות, בלי קשר לשאלה אם Track Changes שימש במהלך העריכה.
האם ההשוואה משנה את המסמכים המקוריים?
לא, ההשוואה יוצרת מסמך חדש שמציג את ההבדלים. המסמכים המקוריים שלכם נשארים ללא שינוי.