כיצד להשתמש בבודק המסמכים ב-Microsoft Word

הבנת בודק המסמכים

בודק המסמכים הוא תכונת אבטחה ב-Word שמזהה ומסירה נתונים נסתרים ומידע אישי מהמסמכים. זה חיוני לפני שיתוף מסמכים עם גורמים חיצוניים, שכן מטא-נתונים נסתרים עלולים לחשוף מידע רגיש על יצירת המסמך, היסטוריית העריכה וזהות המחבר.

מה בודק המסמכים מוצא

בודק המסמכים סורק אחר:

• הערות ושינויים מתועדים
• מאפייני המסמך (מחבר, חברה, תאריך יצירה)
• מטא-נתונים נסתרים ומידע אישי
• תוכן בלתי נראה וטקסט מוסתר
• סטטיסטיקות המסמך ומספרי גרסאות
• מזהי שפה והגדרות בדיקת איות
• אובייקטים מוטמעים וקישורי OLE
• הגנת המסמך ומידע על סיסמאות

גישה לבודק המסמכים

שלב 1: פתיחת תפריט הקובץ

1. לחץ על “קובץ” ברצועת הכלים
2. בחר “מידע”
3. לחץ על החץ שליד “בדוק בעיות”
4. בחר “בדוק מסמך”

שלב 2: סקירת אפשרויות הסריקה

בודק המסמכים מציג תיבות סימון עבור סוגי תוכן שונים:

• הערות והערות שוליים
• מאפייני המסמך ומידע אישי
• שינויים מתועדים
• תוכן מוסתר
• תוכן בלתי נראה
• נתוני XML מותאמים
• כותרות עליונות ותחתונות
• סימני מים

שלב 3: הרצת הבדיקה

1. ודא שכל הקטגוריות הרצויות מסומנות
2. לחץ על “בדוק”
3. המתן לסיום הסריקה

הבנת תוצאות הבודק

הבודק מציג את הממצאים מסודרים לפי קטגוריה:

הערות ושינויים מתועדים

מציג כל הערה שנשארה במסמך. חשוב להסיר הערות אלו לפני שיתוף המסמך לאחר סיום העריכות.

מאפייני המסמך

מציג את שם המחבר, החברה, תאריך היצירה, תאריך השינוי האחרון, נושא ומטא-נתונים נוספים המוטמעים במסמך.

טקסט מוסתר

מזהה טקסט שמסומן כמוסתר (באמצעות עיצוב > טקסט > מוסתר). טקסט זה מופיע רק כאשר מופעלת האפשרות “הצג את כל סימני העיצוב”.

סטטיסטיקות המסמך

מציג מאפייני מסמך כמו מספר גרסאות, זמן עריכה ומידע נוסף ש- Microsoft עוקבת אחריו.

הסרת מידע

לאחר סיום הבדיקה, ניתן להסיר את המידע שזוהה:

שלב 1: סקירת התוצאות

בדוק כל קטגוריה בקפידה. ייתכן שחלק מהמידע חשוב לשמירה.

שלב 2: בחירת פריטים להסרה

לכל קטגוריה ניתן:

• ללחוץ על “הסר הכל” כדי למחוק את כל הפריטים באותה קטגוריה
• בחלק מהקטגוריות אין אפשרות הסרה אוטומטית (נדרש מחיקה ידנית קודם)

שלב 3: אישור ההסרה

1. לחץ על “הסר הכל” עבור כל קטגוריה שברצונך לנקות
2. לחץ על “בדוק מחדש” כדי לוודא שהפריטים הוסרו
3. לחץ על “סגור” לסיום

פריטים נפוצים להסרה לפני שיתוף

מידע על מחבר וחברה

• הסר כדי שהמסמך ייראה כמגיע מארגון ולא מאנשים פרטיים
• חשוב למסמכים רשמיים של החברה

שינויים מתועדים

• הסר אם כבר אישרת או דחת את השינויים
• ודא שרק העריכות הסופיות נראות

הערות

• מחק את כל ההערות לפני הפצה סופית
• הערות עלולות להכיל דיונים פנימיים שלא מיועדים למקבלים

תוכן מוסתר

• הסר טקסט מוסתר בטעות
• מבטיח שכל התוכן גלוי לקוראים

מתי לא להסיר מידע

יש מידע שכדאי לשמור:

מאפייני המסמך

• שמור מטא-נתונים תיאוריים כמו כותרת ונושא
• אלו עוזרים בארגון הקבצים ובחיפוש

היסטוריית גרסאות

• ייתכן שתרצה לשמור למסמכים פנימיים המציגים היסטוריית עריכה
• שינויים מתועדים יכולים לתעד שיתוף פעולה

כותרות עליונות ותחתונות

• בדרך כלל מכוונות ויש לשמור אותן
• מספקות הקשר למסמך ומספרי עמודים

המלצות לשימוש בבודק המסמכים

לפני שיתוף חיצוני

1. תמיד הרץ את בודק המסמכים
2. בדוק מה יוסר
3. הסר מידע על מחבר וחברה
4. הסר שינויים מתועדים והערות
5. שמור עותק נקי בנפרד

שמירת בקרת גרסאות

• שמור את המקורי עם שינויים מתועדים לשימוש פנימי
• צור גרסה “נקייה” להפצה חיצונית
• תייג גרסאות בבירור (טיוטה לעומת סופי)

שיקולי אבטחה

• בודק המסמכים לא תמיד מזהה את כל הנתונים הנסתרים
• עותקים חיצוניים וגרסאות גיבוי עלולים להכיל מידע ישן
• ודא שכל הגרסאות הישנות נמחקו כראוי

שימוש בבודק המסמכים עם GenText

GenText יכול לעזור בניהול מטא-נתונים של מסמכים ומעקב אחרי גרסאות. שלב בין יכולות הארגון של GenText לבין בודק המסמכים לניהול מסמכים מקיף.

הסרה ידנית של מידע

חלק מהפריטים דורשים מחיקה ידנית לפני השימוש בבודק:

שינויים מתועדים

1. לחץ על לשונית “סקירה”
2. לחץ על “קבל את כל השינויים” כדי לסיים את העריכות
3. או מחק שינויים מתועדים בנפרד

הערות

1. לחץ ימני על כל בועת הערה
2. בחר “מחק הערה”
3. או השתמש ב-סקירה > מחק כדי להסיר את כל ההערות

מידע על מחבר

לאחר השימוש בבודק המסמכים:

1. קובץ > מידע > מאפיינים
2. עדכן את שדות המחבר והחברה
3. לחץ על “מאפיינים נוספים” לשדות נוספים

מגבלות בודק המסמכים

• לא מסיר את כל המידע הרגיש
• חלק מהנתונים עשויים להישאר בגיבויים
• לא מזהה מידע בקבצים מקושרים
• טקסט שהומר לתמונות עלול לעבור ללא בדיקה

פרטיות וניהול מסמכים

הגנה על פרטיות המסמך:

• תמיד השתמש בבודק המסמכים לפני שיתוף
• הבן אילו מטא-נתונים קיימים במסמכים
• פתח מדיניות אבטחת מסמכים
• הדריך משתמשים בטיפול במידע רגיש
• בצע ביקורות תקופתיות למציאת נתונים נסתרים

מאפייני מסמך לעומת נתונים נסתרים

מאפייני מסמך (מידע מכוון):

• כותרת, נושא, מילות מפתח
• מספרי גרסאות
• סיווג קטגוריות

נתונים נסתרים (בדרך כלל לא מכוון):

• זיהוי מחבר
• היסטוריית עריכה
• תאריכי יצירה ושינוי
• מידע על החברה
• הערות אישיות

עמידה בדרישות וחקיקה

ארגונים רבים דורשים שימוש בבודק המסמכים:

• סוכנויות ממשלתיות דורשות הסרת מטא-נתונים
• מסמכים משפטיים חייבים היסטוריה נקייה
• מוסדות פיננסיים מחייבים בדיקות פרטיות
• ארגוני בריאות פועלים לפי דרישות HIPAA

תרחישים נפוצים לשימוש בבודק המסמכים

הגשה ללקוח חיצוני

הסר את כל המטא-נתונים הפנימיים, מידע על מחבר והערות לפני ההגשה.

ארכיון מסמכים היסטוריים

שמור תוצאות בודק המסמכים למעקב; שמור מטא-נתונים לרישומים היסטוריים.

יצירת תבניות

הסר את כל המטא-נתונים מהמסמכים שישמשו כתבניות.

הפצת דוח סופי

נקה את כל ההערות, השינויים המתועדים והמידע האישי לפני ההפצה הסופית.

על ידי שימוש קבוע בבודק המסמכים, תבטיח שהמסמכים שלך עומדים בסטנדרטים של פרטיות ולא משתפים בטעות מידע רגיש.

קריאה נוספת

• Microsoft Support — Word — מדריכים רשמיים לשימוש בתכונות Word כולל בודק המסמכים.
• Microsoft Office Help — משאבי עזרה מקיפים ליישומי Microsoft Office, שימושיים לפתרון בעיות ולמידה על כלי פרטיות במסמכים.
• Microsoft Learn — Office — תיעוד טכני מפורט על כלי Office ותכונות לניהול ובדיקת מסמכים.
• GDPR Official — הסבר על תקנות פרטיות מידע המדגישות את החשיבות בהסרת מידע רגיש לפני שיתוף מסמכים.