SharePointとWordの使い方

SharePointとWordの使い方

SharePointはMicrosoftの企業向けコンテンツ管理およびコラボレーションプラットフォームです。Wordと連携することで、チームはドキュメントを中央で保存し、バージョン管理やアクセス制御を行い、効率的に共同作業が可能になります。本ガイドでは、チームのドキュメント管理におけるWordとSharePointの使い方を説明します。

SharePointとWordの理解

SharePointとは

SharePointは以下を提供する企業向けプラットフォームです：

• ドキュメントライブラリ：ドキュメントの集中管理
• バージョン管理：ドキュメントの変更履歴の追跡
• アクセス制御：誰が何にアクセスできるかの管理
• ワークフロー自動化：ドキュメント処理の自動化
• 検索機能：組織内のドキュメント検索
• コンプライアンス：規制要件の遵守

組織はチームのコラボレーションにSharePointを利用します。

SharePointとOneDriveの違い

主な違い：

機能	SharePoint	OneDrive
用途	チームの共同作業	個人用ストレージ
アクセス	チームメンバー	個人
ガバナンス	組織による管理	個人による管理
検索	組織全体	個人のみ
コンプライアンス	内蔵	制限あり

SharePointはチーム向け、OneDriveは個人向けです。

SharePointへのアクセス

アクセスに必要なもの：

1. 組織のSharePoint環境
2. サイトアクセスの管理者権限
3. 組織内のMicrosoftアカウント
4. WebブラウザまたはOfficeアプリ

すべての組織がSharePointを使用しているわけではなく、企業向け製品です。

WordからSharePointにアクセスする

SharePointドキュメントの開き方

Wordからアクセスする手順：

1. 「ファイル」>「開く」をクリック
2. リストにあるSharePointサイトを探す
3. または「参照」をクリック
4. サイトとドキュメントライブラリを選択
5. ドキュメントを選択
6. 「開く」をクリック

SharePointのドキュメントがWordで開きます。

SharePointでのドキュメント作成

新規ドキュメントの作成方法：

1. SharePointで「新規作成」をクリック
2. 「Wordドキュメント」を選択
3. Word Onlineまたはデスクトップ版で開く
4. 作成して保存
5. 自動的にSharePointに保存される

SharePoint上で作成すると直接保存されます。

共有リンクからの開き方

メールやメッセージのリンクから開く方法：

1. SharePointのリンクをクリック
2. ドキュメントがWebで開く
3. 権限があれば「編集」をクリック
4. Wordデスクトップまたはオンラインで開く
5. 編集しSharePointに保存

共有リンクは直接アクセスを提供します。

SharePointドキュメントの管理

ドキュメントのアップロード

既存ドキュメントを追加する方法：

1. SharePointのドキュメントライブラリに移動
2. 「アップロード」をクリック
3. コンピューターからファイルを選択
4. アップロードを確認
5. ドキュメントがライブラリに表示される

アップロードでドキュメントをSharePointに追加します。

ドキュメントライブラリ

ライブラリで整理する方法：

1. ライブラリは関連するドキュメントを格納
2. 各ライブラリは独自の権限とルールを持つ
3. 複数のライブラリにアクセスできる場合もある
4. SharePoint内でライブラリ間を移動可能

ライブラリは機能やチームごとにドキュメントを整理します。

WordからSharePointへの保存

Wordから直接保存する手順：

1. 「ファイル」>「名前を付けて保存」をクリック
2. SharePointサイトを選択
3. ライブラリとフォルダーを選択
4. ドキュメント名を入力
5. 「保存」をクリック

名前を付けて保存でドキュメントをSharePointに保存します。

コラボレーション機能

チェックインとチェックアウト

ドキュメント編集の管理：

1. SharePointでドキュメントを右クリック
2. 「チェックアウト」を選択
3. 編集権限が独占される
4. 変更を加える
5. 完了したら「チェックイン」する
6. 他のユーザーが編集可能になる

チェックアウトは同時編集を防ぎます。

アラートと通知

ドキュメントの通知を受け取る方法：

1. SharePointでドキュメントを右クリック
2. 「アラート設定」を選択
3. 通知の頻度を選択
4. 変更に関するメールを受信
5. 通知から変更内容を確認

アラートで最新情報を把握できます。

ディスカッションボード

ドキュメントについて議論する方法：

1. 一部のSharePointサイトにはディスカッションボードがある
2. 質問やコメントを投稿
3. 他のメンバーが返信
4. ドキュメントに関連した議論を整理

ディスカッションでフィードバックを管理します。

バージョン管理

バージョン履歴

ドキュメントの変更履歴を追跡：

1. SharePointでドキュメントを右クリック
2. 「バージョン履歴」またはプロパティを表示
3. 日付や編集者と共にすべてのバージョンを確認
4. バージョンをクリックして閲覧
5. 必要に応じて復元可能

バージョン履歴でドキュメントの変遷を確認できます。

公開とドラフトバージョン

一部ライブラリには承認ワークフローがある：

1. ドラフトバージョンを作成
2. 承認申請を提出
3. 承認者がレビュー
4. 承認されると公開バージョンになる
5. 古いバージョンはアーカイブされる

公開ワークフローでドキュメントの公開を管理します。

バージョンの比較

ドキュメントのバージョンを比較：

1. バージョン履歴を開く
2. 比較したい2つのバージョンを選択
3. 差分がハイライト表示される
4. 変更点を正確に把握

比較機能で変更内容を明確に確認できます。

権限とアクセス制御

権限の理解

権限レベル：

• 寄稿者 (Contribute)：自分が作成したドキュメントの編集・削除が可能
• 編集者 (Edit)：すべてのドキュメントを編集可能
• 閲覧者 (Read)：閲覧のみ可能、編集不可
• カスタム (Custom)：管理者が定義

権限はユーザーの操作範囲を制御します。

他者との共有

チームメンバーにアクセス権を付与：

1. SharePointサイトに移動
2. 「共有」をクリック
3. メールアドレスを入力
4. 権限レベルを設定
5. 招待を送信

共有で共同作業者にアクセス権を与えます。

アクセス管理

誰が何にアクセスできるかを管理：

1. サイト管理者が権限を設定
2. 個人やグループ単位でアクセス制限
3. アクセスの有効期限を設定可能
4. アクセス状況を追跡

アクセス制御でセキュリティを維持します。

Microsoft Teamsとの連携

SharePointとTeams

TeamsはSharePointを利用：

1. TeamsのチャネルはSharePointにファイルを保存
2. ファイルタブはSharePointライブラリに接続
3. Teams内でドキュメントを共有
4. 共同編集が可能
5. バージョン履歴も保持

Teams連携でSharePointの利用が容易になります。

Teamsからの開き方

Teams内でSharePointドキュメントにアクセス：

1. Teamsのチャネルで「ファイル」をクリック
2. SharePointライブラリが表示される
3. ドキュメントをクリックして開く
4. Word（オンラインまたはデスクトップ）で編集
5. 変更はSharePointに保存される

TeamsはSharePointへのアクセスをシームレスにします。

高度な機能

メタデータとプロパティ

メタデータで整理：

1. ドキュメントにはプロパティ（作成者、状態など）を設定可能
2. メタデータは検索やフィルターに役立つ
3. ドキュメントのプロパティで設定
4. ライブラリをメタデータでフィルター可能

メタデータは整理構造を提供します。

検索

効率的にドキュメントを検索：

1. SharePointの検索バーを使用
2. サイト内または組織全体を検索
3. 名前、内容、メタデータで検索可能
4. 検索結果からドキュメントにリンク

検索で必要な情報を素早く見つけられます。

ワークフロー

ドキュメント処理の自動化：

1. 承認ワークフローでレビューをルーティング
2. 公開ワークフローでリリースを管理
3. 特定のプロセス向けにカスタムワークフローも可能
4. 定型作業を自動化

ワークフローで効率を向上させます。

SharePointライブラリの同期

OneDrive for Business同期

SharePointをコンピューターと同期：

1. SharePointで「同期」をクリック
2. OneDriveが起動し同期を管理
3. ライブラリがファイルエクスプローラーに表示
4. ファイルはコンピューターとクラウド間で自動同期
5. オフライン作業も可能で、接続時に同期される

同期でローカルアクセスが可能になります。

同期の利点

同期のメリット：

• ローカルアクセス：オフラインでもファイル利用可能
• 馴染みのあるインターフェース：ファイルエクスプローラーを使用
• 自動バックアップ：クラウドにファイルをバックアップ
• 連携：Officeアプリと連動

同期はクラウドの利便性とローカルアクセスを両立します。

同期の管理

同期の制御方法：

1. SharePointでライブラリを右クリック
2. 同期設定を構成
3. 同期するフォルダーを選択
4. ストレージ使用量を管理
5. 必要に応じて一時停止

同期管理でパフォーマンスを最適化します。

リアルタイムコラボレーション

同時編集（Co-Authoring）

複数人が同時に編集可能：

1. SharePointライブラリ内のドキュメント
2. 複数ユーザーが同時に開く
3. それぞれがリアルタイムで他者の編集を確認
4. コメントで共同作業を支援
5. （許可されていれば）チェックアウト不要

同時編集でスムーズなチーム作業を実現します。

プレゼンス

誰が編集しているかを表示：

1. ドキュメントに現在の編集者を表示
2. 色分けされたカーソルで位置を示す
3. 名前がインターフェースに表示
4. 誰がどこを作業中か把握可能

プレゼンス機能で編集の競合を防ぎます。

コメント

フィードバックを提供：

1. ドキュメント内のテキストを選択
2. 「コメント」をクリック
3. フィードバックを入力
4. 他のユーザーもコメントを閲覧
5. 変更点について議論

コメントで意見交換を促進します。

参考資料

• Microsoft Support Word — Wordの基本操作、共同編集、保存や共有に関する公式情報がまとまっており、SharePointと連携して使う際の基礎確認に役立ちます。
• Microsoft Learn Office — Microsoft 365全体の学習資料として、SharePointとWordを組み合わせた業務フローや管理の理解を深めるのに適しています。
• Microsoft Support Word — Wordの機能やトラブルシューティングを確認でき、SharePoint上の文書を扱う際の操作方法を補完できます。