SharePoint와 함께 Word 사용하기

SharePoint와 함께 Word 사용하기

SharePoint는 마이크로소프트의 기업용 콘텐츠 관리 및 협업 플랫폼입니다. Word와 통합하면 팀이 문서를 중앙에서 저장하고, 버전을 관리하며, 접근 권한을 제어하고, 효율적으로 협업할 수 있습니다. 이 가이드는 팀 문서 관리를 위한 Word와 SharePoint 사용법을 다룹니다.

SharePoint와 Word 이해하기

SharePoint란?

SharePoint는 다음과 같은 기업용 플랫폼입니다:

• 문서 라이브러리: 중앙 집중식 문서 저장소
• 버전 관리: 문서 변경 사항 추적
• 접근 제어: 누가 무엇에 접근할지 관리
• 워크플로우 자동화: 문서 프로세스 자동화
• 검색: 조직 내 문서 검색
• 규정 준수: 법적 요구사항 충족

조직에서는 팀 협업을 위해 SharePoint를 사용합니다.

SharePoint와 OneDrive 비교

주요 차이점:

기능	SharePoint	OneDrive
목적	팀 협업	개인 저장
접근 권한	팀원	개인
관리	조직 관리	개인 관리
검색	기업 전체	개인 한정
규정 준수	내장됨	제한적

SharePoint는 팀용, OneDrive는 개인용입니다.

SharePoint 접근 권한

접근하려면 다음이 필요합니다:

1. 조직의 SharePoint 인스턴스
2. 사이트 접근 권한이 있는 관리자 권한
3. 조직 내 Microsoft 계정
4. 웹 브라우저 또는 Office 앱

모든 조직이 SharePoint를 사용하는 것은 아니며, 기업용 제품입니다.

Word에서 SharePoint 접근하기

SharePoint 문서 열기

Word에서 접근하는 방법:

1. 파일 > 열기 클릭
2. 목록에서 SharePoint 사이트 찾기
3. 또는 “찾아보기” 클릭
4. 사이트와 문서 라이브러리로 이동
5. 문서 선택
6. 열기 클릭

SharePoint에서 문서가 Word로 열립니다.

SharePoint에서 문서 만들기

새 문서 생성 방법:

1. SharePoint에서 “새로 만들기” 클릭
2. “Word 문서” 선택
3. 문서가 Word Online 또는 데스크톱에서 열림
4. 작성 후 저장
5. 자동으로 SharePoint에 저장됨

SharePoint에서 생성하면 바로 저장됩니다.

공유 링크에서 열기

이메일이나 메시지에서 열기:

1. SharePoint 링크 클릭
2. 웹에서 문서 열림
3. 권한이 있으면 “편집” 클릭
4. Word 데스크톱 또는 온라인에서 열림
5. 편집 후 SharePoint에 저장

공유 링크는 직접 접근을 제공합니다.

SharePoint 문서 관리

문서 업로드

기존 문서 추가 방법:

1. SharePoint 문서 라이브러리로 이동
2. “업로드” 클릭
3. 컴퓨터에서 파일 선택
4. 업로드 확인
5. 문서가 라이브러리에 나타남

업로드하면 문서가 SharePoint에 추가됩니다.

문서 라이브러리

문서 정리 방법:

1. 라이브러리는 관련 문서들을 포함
2. 각 라이브러리는 별도의 권한과 규칙 보유
3. 여러 라이브러리에 접근 가능할 수 있음
4. SharePoint에서 라이브러리 간 이동 가능

라이브러리는 기능이나 팀별로 문서를 조직합니다.

Word에서 SharePoint로 저장하기

직접 저장하는 방법:

1. 파일 > 다른 이름으로 저장 클릭
2. SharePoint 사이트 선택
3. 라이브러리와 폴더로 이동
4. 문서 이름 입력
5. 저장 클릭

다른 이름으로 저장하면 문서가 SharePoint에 저장됩니다.

협업 기능

체크인 및 체크아웃

문서 편집 관리:

1. SharePoint에서 문서 우클릭
2. “체크 아웃” 선택
3. 독점 편집 권한 획득
4. 변경 사항 적용
5. 완료 후 체크인
6. 다른 사용자가 편집 가능

체크아웃은 동시 편집을 방지합니다.

알림 및 통지

문서 변경 알림 받기:

1. SharePoint에서 문서 우클릭
2. “알림 설정” 선택
3. 알림 빈도 선택
4. 변경 사항에 대한 이메일 수신
5. 알림 클릭 시 변경 내용 확인

알림으로 최신 상태 유지 가능합니다.

토론 게시판

문서 관련 토론:

1. 일부 SharePoint 사이트에 토론 게시판 있음
2. 질문이나 의견 게시
3. 다른 사용자 답변
4. 문서와 함께 토론 내용 유지

토론 게시판은 피드백을 체계적으로 관리합니다.

버전 관리

버전 기록

문서 변경 사항 추적:

1. SharePoint에서 문서 우클릭
2. “버전 기록” 또는 속성 보기 선택
3. 날짜와 편집자 포함 모든 버전 확인
4. 버전 클릭하여 보기
5. 필요 시 복원 가능

버전 기록은 문서 변천사를 보여줍니다.

게시 및 초안 버전

일부 라이브러리는 승인 워크플로우가 있음:

1. 초안 버전 생성
2. 승인 요청 제출
3. 승인자가 검토
4. 승인되면 게시 버전으로 전환
5. 이전 버전은 보관

게시 워크플로우는 문서 공개를 관리합니다.

버전 비교

문서 버전 간 차이점 확인:

1. 버전 기록 열기
2. 비교할 두 버전 선택
3. 변경 사항 강조 표시
4. 무엇이 변경되었는지 정확히 확인

비교 기능은 변경 내용을 명확히 보여줍니다.

권한 및 접근 제어

권한 이해하기

권한 수준:

• 기여: 자신이 만든 문서 편집 및 삭제 가능
• 편집: 모든 문서 편집 가능
• 읽기: 보기만 가능, 편집 불가
• 사용자 지정: 관리자가 정의

권한은 사용자가 할 수 있는 작업을 제어합니다.

다른 사람과 공유하기

팀원에게 접근 권한 부여:

1. SharePoint 사이트 이동
2. “공유” 클릭
3. 이메일 주소 입력
4. 권한 수준 설정
5. 초대장 전송

공유는 협업자를 위한 접근 권한을 제공합니다.

접근 관리

누가 무엇에 접근하는지 제어:

1. 사이트 관리자가 권한 설정
2. 개인 또는 그룹별 접근 제한
3. 접근 만료 날짜 설정 가능
4. 접근 권한 추적

접근 제어는 보안을 유지합니다.

Microsoft Teams와 통합

SharePoint와 Teams

Teams는 SharePoint를 사용합니다:

1. Teams 채널은 SharePoint에 파일 저장
2. 파일 탭은 SharePoint 라이브러리 연결
3. Teams에서 문서 공유
4. 공동 편집 가능
5. 버전 기록 유지

Teams 통합으로 SharePoint 접근성이 향상됩니다.

Teams에서 열기

Teams에서 SharePoint 문서 접근:

1. Teams 채널에서 파일 클릭
2. SharePoint 라이브러리 확인
3. 문서 클릭하여 열기
4. Word(온라인 또는 데스크톱)에서 편집
5. 변경 사항이 SharePoint에 저장

Teams는 SharePoint 접근을 원활하게 만듭니다.

고급 기능

메타데이터 및 속성

메타데이터로 문서 조직:

1. 문서에 작성자, 상태 등 속성 부여 가능
2. 메타데이터는 검색 및 필터링에 도움
3. 문서 속성에서 설정
4. 라이브러리를 메타데이터로 필터링

메타데이터는 조직 구조를 제공합니다.

검색

효율적인 문서 검색:

1. SharePoint 검색창 사용
2. 사이트 또는 조직 전체 검색
3. 이름, 내용, 메타데이터로 문서 찾기
4. 검색 결과에서 문서로 바로 이동

검색은 필요한 문서를 빠르게 찾게 합니다.

워크플로우

문서 프로세스 자동화:

1. 승인 워크플로우로 검토 경로 설정
2. 게시 워크플로우로 공개 관리
3. 특정 프로세스용 맞춤 워크플로우
4. 반복 작업 자동화

워크플로우는 업무 효율성을 높입니다.

SharePoint 라이브러리 동기화

OneDrive for Business 동기화

SharePoint를 컴퓨터와 동기화:

1. SharePoint에서 “동기화” 클릭
2. OneDrive가 열려 동기화 관리
3. 라이브러리가 파일 탐색기에 표시
4. 컴퓨터와 클라우드 간 자동 동기화
5. 오프라인 작업 가능, 연결 시 변경 사항 동기화

동기화는 로컬 접근을 가능하게 합니다.

동기화의 장점

동기화 제공 기능:

• 로컬 접근: 오프라인에서도 파일 사용 가능
• 익숙한 인터페이스: 파일 탐색기 사용
• 자동 백업: 클라우드에 파일 백업
• 통합: Office 앱과 연동

동기화는 클라우드의 장점과 로컬 접근성을 결합합니다.

동기화 관리

동기화 제어 방법:

1. SharePoint에서 라이브러리 우클릭
2. 동기화 설정 구성
3. 동기화할 폴더 선택
4. 저장 공간 관리
5. 필요 시 일시 중지

동기화 관리는 성능 최적화를 돕습니다.

실시간 협업

공동 작성

여러 사람이 동시에 편집:

1. SharePoint 라이브러리의 문서
2. 여러 사용자가 동시에 열기 가능
3. 실시간으로 서로의 편집 내용 확인
4. 댓글로 협업 표시
5. 허용 시 체크아웃 불필요

공동 작성은 원활한 팀워크를 지원합니다.

현재 상태 표시

누가 편집 중인지 확인:

1. 문서에 현재 편집자 표시
2. 색상별 커서 위치 표시
3. 이름이 인터페이스에 나타남
4. 누가 어떤 작업 중인지 파악

현재 상태 표시로 충돌 방지 가능.

댓글

피드백 제공:

1. 문서에서 텍스트 선택
2. 댓글 클릭
3. 의견 입력
4. 다른 사용자도 댓글 확인
5. 변경 사항에 대해 토론

댓글은 의견 교환을 돕습니다.

추가 자료

• Microsoft Support Word — Word의 기본 사용법, 공동 작업, 파일 관리와 같은 기능을 공식 문서로 확인할 수 있어 SharePoint와 함께 사용할 때 유용합니다.
• Microsoft Learn Office — Word와 Microsoft 365, SharePoint 연동 및 관리 기능을 더 깊이 있게 이해하는 데 도움이 되는 공식 학습 자료입니다.
• APA Style — 기업 문서나 보고서 작성 시 참고문헌, 인용, 서식 기준을 정리할 때 활용할 수 있습니다.
• Purdue OWL — 문서 작성 원칙과 형식 가이드를 제공해 팀 문서의 일관성을 유지하는 데 도움이 됩니다.