Как добавить альтернативный текст ко всем элементам в Word

Как добавить альтернативный текст ко всем элементам в Word

Альтернативный текст (alt text) описывает визуальные элементы для пользователей экранных читалок. Каждый визуальный элемент в вашем документе — от изображений до диаграмм — должен иметь чёткий и описательный альтернативный текст. Это подробное руководство научит вас добавлять альтернативный текст ко всем элементам документа.

Понимание альтернативного текста

Что такое альтернативный текст?

Альтернативный текст — это текстовое описание, которое отображается вместо изображения, если оно не загружается, или которое озвучивается экранной читалкой.

Например, вместо показа фотографии экранные читалки прочитают альтернативный текст: «Члены команды собрались вокруг конференц-стола во время мозгового штурма».

Почему альтернативный текст важен

• Доступность: пользователи с нарушениями зрения зависят от альтернативного текста, чтобы понимать изображения
• Мобильные устройства: изображения могут не загрузиться, но альтернативный текст всё равно передаст информацию
• Понятность: альтернативный текст помогает всем пользователям понять назначение и содержание изображения
• Соответствие законодательству: многие стандарты доступности требуют наличия альтернативного текста

Альтернативный текст не является необязательным для доступных документов.

Длина и содержание альтернативного текста

Держите альтернативный текст кратким, но информативным:

• До 125 символов — оптимально для большинства изображений
• Опишите то, что видите: объект, людей, действие, контекст
• Опишите назначение: зачем изображение в документе?
• Включите видимый текст: если на изображении есть текст, включите его

Более длинные описания (для сложных изображений) лучше размещать в подписях или в тексте вокруг изображения, а не в альтернативном тексте.

Добавление альтернативного текста к изображениям

Основной альтернативный текст для изображений

Щёлкните правой кнопкой мыши по изображению и выберите «Изменить альтернативный текст» или «Формат рисунка».

Откроется окно с полем для ввода альтернативного текста. Введите описание и нажмите OK.

Как писать альтернативный текст для изображений

Для фотографий:

• Определите ключевых людей или объекты
• Опишите действие или содержание
• Укажите релевантный контекст
• Отметьте важные детали, например цвета, если они значимы

Пример: «Трое человек сидят на скамейке в парке осенью, на заднем плане деревья с осенней листвой»

Для скриншотов:

• Опишите, что показано на экране
• Укажите важные кнопки или видимый текст
• Объясните контекст или назначение

Пример: «Лента Microsoft Word с кнопками форматирования, включая Жирный, Курсив и Подчёркивание»

Для диаграмм:

• Опишите общую концепцию
• Определите ключевые элементы и связи
• Объясните, что иллюстрирует диаграмма

Пример: «Блок-схема, показывающая процесс проверки документа от черновика до окончательного утверждения»

Декоративные изображения

Некоторые изображения служат только для украшения и не несут важной информации. Оставьте для них альтернативный текст пустым, чтобы отметить их как декоративные.

Проверка доступности не будет считать декоративные изображения отсутствием альтернативного текста. Щёлкните правой кнопкой и выберите «Отметить как декоративное», если такая опция есть.

Диаграммы и графики

Для диаграмм и графиков опишите:

• Тип диаграммы (столбчатая, круговая, линейная)
• Какие данные отображаются
• Основные тенденции или закономерности
• Диапазоны данных или важные цифры

Пример: «Линейный график, показывающий ежемесячный трафик сайта с января по декабрь 2025 года, с ростом посещений с 50 000 до 150 000»

Если диаграммы сложные, предоставьте и альтернативный текст, и таблицу с данными или подробное описание в другом месте документа.

Добавление альтернативного текста к фигурам и текстовым полям

Фигуры

Щёлкните правой кнопкой мыши по фигуре и выберите «Изменить альтернативный текст» или аналогичный пункт.

Опишите, что представляет фигура. Если она часть диаграммы, объясните её роль в общей иллюстрации.

Пример для прямоугольника: «Синий блок, содержащий важный этап процесса в диаграмме рабочего процесса»

Текстовые поля

Текстовые поля также могут иметь альтернативный текст. Щёлкните правой кнопкой и выберите соответствующую опцию.

Опишите содержание и назначение текстового поля, если оно не очевидно из контекста.

Пример: «Текстовое поле, выделяющее ключевой вывод: «Удовлетворённость клиентов выросла на 25% в этом квартале»»

Значки и символы

Значки должны иметь краткий альтернативный текст, описывающий их значение:

Пример: «Красный треугольник с восклицательным знаком, указывающий на потенциальную проблему с безопасностью»

Для декоративных значков, не несущих информации, оставьте альтернативный текст пустым.

Добавление альтернативного текста к таблицам

Описания таблиц

Отдельные ячейки не требуют альтернативного текста, но таблицы должны иметь общее описание.

В некоторых версиях Word можно добавить альтернативный текст ко всей таблице. Щёлкните правой кнопкой по таблице и найдите свойства или опции альтернативного текста.

Заголовки таблиц

Убедитесь, что таблицы имеют правильные заголовки. Щёлкните правой кнопкой по таблице и проверьте, что заголовки отмечены.

Это не совсем альтернативный текст, но правильные заголовки важны для доступности таблиц.

Описание содержимого таблиц

Для сложных таблиц добавьте подпись или описание перед таблицей, объясняющее её содержание и назначение.

Пример подписи: «Таблица 1: Данные по продажам по регионам за 2025 финансовый год, сравнение фактических и прогнозируемых продаж»

Альтернативные форматы

Для очень сложных таблиц предоставьте альтернативный формат:

• Текстовое резюме ключевых выводов
• Файл с таблицей для скачивания с теми же данными
• Версию данных в виде списка

Это гарантирует доступность информации для всех пользователей, особенно для тех, кто использует экранные читалки.

Добавление альтернативного текста к SmartArt и диаграммам

Графика SmartArt

Щёлкните правой кнопкой по SmartArt и выберите «Изменить альтернативный текст» в контекстном меню.

Опишите общую цель диаграммы и ключевые элементы. Объясните отношения между элементами.

Пример: «Организационная диаграмма, показывающая структуру подчинённости: генеральный директор сверху, три руководителя отделов под ним и сотрудники под каждым руководителем»

Сложные диаграммы

Для сложных диаграмм с множеством элементов предоставьте:

• Общее описание назначения диаграммы
• Определение основных элементов
• Ключевые связи или взаимосвязи
• Объяснение легенды, если она есть

Проверка альтернативного текста в документе

Использование средства проверки доступности

Запустите «Рецензирование» > «Проверка доступности», чтобы выявить изображения без альтернативного текста.

Средство отметит все изображения без альтернативного текста, помогая вам обеспечить полное покрытие.

Ручная проверка альтернативного текста

Создайте список всех визуальных элементов:

• Изображения ✓
• Диаграммы ✓
• Схемы ✓
• Фигуры ✓
• Текстовые поля ✓
• SmartArt ✓

Последовательно пройдитесь по документу, добавляя альтернативный текст к каждому элементу.

Проверка на согласованность

Убедитесь, что стиль альтернативного текста единообразен по всему документу. Если у некоторых изображений подробные описания, а у других минимальные, стандартизируйте подход.

Определитесь с подходом к альтернативному тексту и применяйте его последовательно.

Лучшие практики для альтернативного текста

Будьте краткими

Старайтесь не превышать 125 символов. Если нужно больше деталей, используйте подписи или текст вокруг изображения.

Пользователи экранных читалок выигрывают от чёткого и краткого текста, который легко воспринимать.

Будьте конкретными

Избегайте общих описаний вроде «изображение» или «картинка». Опишите конкретно, что показано.

Общие описания не помогают понять значение или содержание изображения.

Описывайте содержание, а не внешний вид

Сосредоточьтесь на том, что изображение показывает, а не на его визуальном оформлении, если только внешний вид не важен.

Вместо: «Большой красный круг» Лучше: «Иллюстрация знака стоп»

Включайте важные детали

Указывайте детали, которые передают назначение и значимость изображения.

• Для портретов: идентифицируйте людей, если это важно
• Для диаграмм: указывайте единицы измерения и ключевые цифры
• Для скриншотов: упоминайте важный видимый текст
• Для схем: объясняйте взаимосвязи

Проверяйте альтернативный текст

Прочитайте альтернативный текст вслух или представьте, что слышите только его. Понятен ли он? Передаёт ли необходимую информацию?

Если текст звучит неуклюже или непонятно, исправьте его.

Сложные сценарии использования альтернативного текста

Изображения с текстом

Если на изображении есть текст, включите его в альтернативный текст.

Пример: для изображения плаката с надписью «Ежегодная конференция 2026» альтернативный текст должен содержать: «Плакат Ежегодной конференции 2026 с датой, местом и информацией о регистрации»

Изображения текста

Избегайте размещения важного текста только в изображениях. Если это необходимо, включите весь текст в альтернативный текст.

Ограничения OCR и вопросы доступности делают текст в изображениях проблематичным.

Последовательные изображения

Для серии связанных изображений (фотоэссе, инструкции) альтернативный текст должен…

Дополнительные материалы

• Microsoft Support Word — Официальная справка Microsoft по Word, где можно найти пошаговые инструкции по добавлению и редактированию альтернативного текста для изображений, фигур, диаграмм и таблиц.
• Microsoft Learn Office — Подробная документация по продуктам Microsoft Office, полезная для понимания доступности и правильного оформления элементов документа в Word.
• Purdue OWL — Полезный ресурс по академическому письму и оформлению документов, где можно найти общие рекомендации по ясному и доступному представлению информации.
• APA Style — Помогает разобраться в требованиях к оформлению академических материалов, включая принципы доступности и корректного описания визуальных элементов.
• Chicago Manual of Style Online — Авторитетный справочник по стилю и оформлению, полезный при подготовке документов, где важно единообразно описывать иллюстрации и другие элементы.