Как сделать документ Word доступным

Как сделать документ Word доступным

Создание доступных документов Word гарантирует, что ваш контент будет доступен для всех, включая людей с ограниченными возможностями. Доступные документы работают с вспомогательными технологиями, такими как экранные читалки, позволяют изменять размер текста и предоставляют альтернативные способы получения информации. Это подробное руководство научит вас создавать полностью инклюзивные документы.

Понимание доступности документов

Кому нужна доступность?

Доступность помогает:

• Людям с нарушениями зрения, использующим экранные читалки
• Людям с пониженным зрением, которым требуется увеличение текста
• Людям с дальтонизмом, испытывающим трудности с цветовой кодировкой
• Людям с двигательными нарушениями, использующим навигацию только с клавиатуры
• Людям с когнитивными нарушениями, которым нужна четкая структура
• Людям с нарушениями слуха, которым необходимы текстовые альтернативы аудио

Создание доступных документов полезно не только людям с ограниченными возможностями, но и всем пользователям.

Основные принципы доступности

Доступные документы должны быть:

• Воспринимаемыми: информация представлена таким образом, чтобы её можно было воспринять (зрением, слухом или осязанием)
• Управляемыми: документ можно навигировать только с помощью клавиатуры
• Понятными: содержание ясно и предсказуемо
• Надежными: документы работают с вспомогательными технологиями

Эти принципы лежат в основе всех решений по доступности.

Планирование доступности

Перед началом работы

Учитывайте доступность с самого начала:

• Используйте встроенные стили для структуры
• Планируйте четкую иерархию заголовков
• Выбирайте читаемые шрифты
• Не полагайтесь только на цвет
• Дизайн должен быть простым и понятным

Внедрять доступность на этапе создания проще, чем исправлять её позже.

Структура документа

Продумайте логическую структуру документа:

• Как будут организованы разделы?
• Какова иерархия информации?
• Какие визуальные элементы передают смысл?
• Как вы будете оформлять таблицы и списки?

Четкая структура полезна для всех читателей.

Использование правильной структуры заголовков

Иерархия заголовков

Структурируйте документ с помощью правильной иерархии заголовков:

• Используйте Заголовок 1 для основного названия или разделов первого уровня
• Используйте Заголовок 2 для основных подразделов
• Используйте Заголовок 3 для подразделов второго уровня
• Продолжайте по мере необходимости

Не пропускайте уровни (например, не переходите с Заголовка 1 сразу на Заголовок 3). Не используйте несколько Заголовков 1 для разделов, которые должны быть Заголовками 2.

Применение стилей заголовков

Используйте вкладку «Главная» для применения стилей заголовков. Выделите абзац и нажмите Заголовок 1, Заголовок 2 или другой уровень.

Не форматируйте текст вручную, чтобы он выглядел как заголовок (жирный шрифт, увеличенный размер). Всегда используйте официальные стили заголовков.

Режим структуры

Используйте Вид > Структура, чтобы увидеть структуру документа. Это помогает проверить логичность и полноту иерархии заголовков.

Структура должна быть четкой и иерархической, что видно в режиме структуры.

Добавление альтернативного текста к изображениям

Почему важен альтернативный текст

Альтернативный текст описывает изображения для пользователей экранных читалок. Он должен передавать содержание и назначение изображения.

Каждое значимое изображение должно иметь альтернативный текст. Декоративные изображения следует отмечать как декоративные (пустой альтернативный текст).

Как писать эффективный альтернативный текст

• Будьте краткими: не более 125 символов
• Будьте описательными: опишите, что изображено и зачем
• Будьте конкретными: избегайте общих слов «изображение» или «картинка»
• Включайте текст на изображениях: если на изображении есть текст, включите его в альтернативный текст

Плохой альтернативный текст: «Изображение» Лучший альтернативный текст: «Гистограмма, показывающая рост квартальных продаж с 2024 по 2026 год»

Добавление альтернативного текста в Word

Щелкните правой кнопкой мыши по изображению и выберите «Изменить альтернативный текст». Напишите описание изображения.

В некоторых версиях Word это находится в меню Формат. Нажмите Файл > Сведения, чтобы найти параметры доступности или свойства.

Описание сложных изображений

Для диаграмм, графиков и схем:

• Опишите общую цель
• Включите ключевые данные или тенденции
• При необходимости предоставьте альтернативу в виде таблицы данных

Для фотографий:

• Укажите важных людей или объекты
• Опишите контекст и обстановку
• Включите текст, видимый на фото

Создание доступных таблиц

Заголовки таблиц

Каждая таблица должна иметь заголовки, обозначающие столбцы и строки. Отметьте первую строку как заголовки через свойства таблицы.

Щелкните правой кнопкой по таблице и выберите Свойства таблицы или Параметры. Найдите настройки «Строка заголовков».

Четкая структура таблицы

• Используйте единообразную структуру ячеек
• По возможности избегайте объединённых ячеек
• Делайте таблицы простыми и организованными
• Используйте таблицы для данных, а не для оформления

Сложные вложенные таблицы трудно воспринимаются экранными читалками.

Содержание таблиц

• Пишите ясный и лаконичный текст в ячейках
• Избегайте пустых ячеек (используйте «Н/Д»)
• Заголовки строк и столбцов должны быть простыми, но информативными
• Предоставляйте контекст в окружающем тексте

Альтернатива сложным таблицам

Для очень сложных данных предоставьте альтернативный формат:

• Краткое описание
• Список данных
• Файл для скачивания с данными

Это гарантирует, что пользователи экранных читалок получат всю необходимую информацию.

Эффективное использование цвета и контраста

Требования к контрасту цвета

Текст должен иметь достаточный контраст с фоном:

• Обычный текст: не менее 4.5:1
• Крупный текст (18+ пунктов): не менее 3:1

Если сомневаетесь, проверяйте контраст с помощью онлайн-инструментов.

Не полагайтесь только на цвет

Не используйте цвет как единственный способ передачи информации. Например:

• Не используйте только красный цвет для предупреждений — добавьте метку «ВНИМАНИЕ:»
• Не используйте только цвет для различения частей диаграммы — добавьте узоры или подписи
• Не используйте только цвет для ссылок — сделайте их подчеркнутыми или выделенными другим способом

Выбор цветов

Используйте цветовые сочетания, различимые для дальтоников:

• Избегайте сочетаний красного и зелёного
• Избегайте синих и жёлтых оттенков в мелких деталях
• Тестируйте цвета с помощью симуляторов дальтонизма

Многие инструменты показывают, как ваши цвета выглядят для людей с нарушениями цветового восприятия.

Шрифты и форматирование текста

Выбор шрифтов

Для основного текста используйте шрифты без засечек (Arial, Calibri, Verdana). Шрифты с засечками, например Times New Roman, тоже подходят, но могут быть менее удобны для некоторых читателей.

Избегайте декоративных шрифтов, которые трудно читать. Выбирайте простые и чёткие шрифты.

Размер шрифта

Используйте не менее 11 или 12 пунктов для основного текста. Больший размер помогает людям с пониженным зрением.

Для длинных документов стандартом является 12 пунктов — он удобочитаем для большинства.

Форматирование текста

Используйте жирный шрифт для выделения, избегайте текста заглавными буквами, так как его трудно читать. Избегайте чрезмерного использования курсива.

Ограничьте форматирование, чтобы выделять важную информацию, а не создавать декоративные эффекты.

Межстрочный интервал

Используйте межстрочный интервал не менее 1.5 для улучшения читаемости. Одинарный интервал затрудняет чтение многим пользователям.

Достаточное расстояние между строками помогает людям с дислексией и пониженным зрением.

Создание доступных списков

Использование формального форматирования списков

Используйте встроенные списки с маркерами и нумерацией, а не ручные символы или цифры.

На вкладке «Главная» нажмите кнопку списка с маркерами или нумерованного списка. Это структурирует список для вспомогательных технологий.

Содержание списка

• Пишите элементы списка как законченные мысли
• Делайте элементы однородными по структуре
• Используйте параллельные начальные слова (все глаголы, все существительные и т.д.)

Четкая и параллельная структура списка облегчает восприятие и понимание.

Вложенные списки

Можно создавать подсписки для иерархической информации. Используйте кнопку увеличения отступа для создания уровней.

Не делайте вложенность слишком глубокой (обычно не более 3-4 уровней).

Доступные ссылки

Описательный текст ссылок

Текст ссылки должен описывать назначение. Пользователи экранных читалок часто слышат только текст ссылки.

Плохой текст ссылки: «Нажмите здесь» или «Подробнее» Лучший текст ссылки: «Узнать больше о функциях доступности» или «Скачать годовой отчет за 2025 год»

Создание ссылок

Выделите описательный текст и вставьте ссылку. Выделенный текст станет текстом ссылки, который видят пользователи.

Избегайте использования URL в качестве текста ссылки. Используйте читаемые и значимые фразы.

Организация ссылок

Держите связанные ссылки вместе. При необходимости создайте отдельный список ссылок на отдельной странице.

Организуйте ссылки логично, чтобы пользователи могли легко найти нужное.

Свойства документа и метаданные

Добавление заголовка документа

Каждый документ должен иметь заголовок…

Дополнительные материалы

• Microsoft Support Word — Официальная документация Microsoft по Word, где можно найти инструкции по структуре документа, стилям, проверке доступности и другим функциям, важным для создания доступных файлов.
• Microsoft Learn Office — Подробные материалы по Office, включая рекомендации и инструменты для создания более доступных документов в Word и других приложениях Microsoft 365.
• APA Style — Полезен как пример строгих правил оформления, которые помогают выстраивать понятную и последовательную структуру документа, что важно для доступности.
• Purdue OWL — Практические рекомендации по ясному письму и форматированию текста, которые помогают делать документ более читаемым и удобным для разных пользователей.