Как использовать проверку доступности в Word

Как использовать проверку доступности в Word

Проверка доступности — это встроенный инструмент Word для выявления и устранения проблем с доступностью в документах. Он сканирует документ на предмет ошибок, которые мешают людям с ограниченными возможностями получить доступ к содержимому. В этом руководстве вы узнаете, как эффективно использовать проверку доступности для создания инклюзивных документов.

Понимание доступности в документах

Почему доступность важна

Доступные документы могут использовать все, включая людей с нарушениями зрения, слуха, ограничениями подвижности и когнитивными особенностями. Создание доступных документов гарантирует, что ваш контент достигнет максимально широкой аудитории.

Доступность — это не только соблюдение требований, но и проявление уважения и инклюзии по отношению к вашим читателям.

Распространённые проблемы с доступностью

Проверка доступности ищет:

• Отсутствие альтернативного текста у изображений
• Низкий контраст цветов
• Отсутствие или неправильная структура заголовков
• Пустые заголовки таблиц
• Недостаточно информативный текст ссылок
• Отсутствие заголовка документа
• Проблемы с порядком чтения

Исправление этих проблем делает документы удобными для вспомогательных технологий, таких как экранные читалки.

Как открыть проверку доступности

Запуск проверки доступности

В Word перейдите на вкладку «Рецензирование» на ленте. Найдите кнопку «Проверка доступности» или «Проверка доступности».

Нажмите на неё, чтобы просканировать весь документ. Word проанализирует содержимое и создаст отчёт.

Где найти инструмент

В разных версиях Word кнопка может находиться в разных местах:

• Word для ПК: вкладка «Рецензирование»
• Word Online: вкладка «Рецензирование» (если доступна)
• Word для мобильных устройств: возможно, в меню «Ещё»

Если не можете сразу найти кнопку, просмотрите меню вкладки «Рецензирование».

Понимание отчёта проверки доступности

Структура отчёта

Проверка доступности группирует найденные проблемы по степени важности:

• Ошибки: критические проблемы, которые мешают использованию документа людьми с ограниченными возможностями
• Предупреждения: проблемы, которые могут повлиять на доступность
• Советы: рекомендации по улучшению доступности

Ошибки необходимо исправлять в первую очередь. Предупреждения важны, советы — необязательны, но полезны.

Описание проблем

Каждая проблема содержит:

• Описание ошибки
• Место в документе, где она обнаружена
• Рекомендации по исправлению

Кликните по любой проблеме, чтобы перейти к её месту в документе.

Исправление проблем с доступностью

Отсутствие альтернативного текста

Альтернативный текст описывает изображения для пользователей экранных читалок. Проверка доступности часто отмечает изображения без альтернативного текста.

Чтобы исправить, щёлкните правой кнопкой мыши по изображению и выберите «Изменить альтернативный текст». В появившемся окне напишите краткое описание содержания и назначения изображения.

Альтернативный текст должен быть коротким (до 125 символов), но достаточно информативным, чтобы передать смысл изображения.

Проблемы со структурой заголовков

Правильная структура заголовков (Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.) помогает пользователям экранных читалок ориентироваться в документе.

Проблемы включают:

• Пропуск уровней заголовков (например, переход с Заголовка 1 сразу к Заголовку 3)
• Текст, оформленный как заголовок, но без использования стилей заголовков
• Несколько Заголовков 1, которые должны быть Заголовками 2

Исправьте это, применив правильные стили заголовков на вкладке «Главная». Убедитесь, что заголовки образуют логическую иерархию.

Проблемы с контрастом цветов

Текст должен иметь достаточный контраст с фоном, чтобы люди с нарушениями зрения или дальтонизмом могли его прочитать.

Если проверка доступности отмечает проблемы с контрастом, увеличьте контраст, используя:

• Тёмный текст на светлом фоне
• Светлый текст на тёмном фоне
• Избегайте цветовых сочетаний, которые трудно различить

При необходимости проверьте соотношение контрастности с помощью онлайн-инструментов. Рекомендации WCAG требуют контраст не менее 4.5:1 для основного текста.

Пустые заголовки таблиц

Таблицы должны иметь заголовки, которые идентифицируют столбцы или строки. Проверка доступности отмечает таблицы без заголовков или с пустыми ячейками заголовков.

Добавьте заголовки в таблицы. Щёлкните правой кнопкой по таблице и выберите опции для обозначения первой строки или столбца как заголовков.

Пишите чёткие и краткие заголовки, описывающие содержимое столбца или строки.

Недостаточно информативный текст ссылок

Текст ссылки должен описывать, куда ведёт ссылка. Фразы вроде «Нажмите здесь» считаются плохими. Лучше использовать «Подробнее о доступности».

Проверка доступности отмечает ссылки с неопределённым текстом. Отредактируйте ссылки, чтобы они были информативными. Щёлкните правой кнопкой и выберите «Изменить гиперссылку», чтобы изменить отображаемый текст.

Отсутствие заголовка документа

Документы должны иметь заголовок, который описывает их содержание. Проверка доступности отмечает документы без заголовка.

Добавьте заголовок через Файл > Сведения > Свойства. Заголовок будет доступен экранным читалкам и поможет идентифицировать документ.

Проблемы с порядком чтения

Экранные читалки читают документ в определённом порядке. Сложные макеты с текстовыми блоками, колонками или изображениями могут вызвать путаницу.

Если в вашем документе необычное расположение элементов, проверьте, что чтение происходит логично сверху вниз и слева направо. При необходимости упростите макет для улучшения доступности.

Рабочий процесс проверки доступности

Пошаговый процесс

1. Запустите проверку доступности (Рецензирование > Проверка доступности)
2. Ознакомьтесь с отчётом
3. Кликните по каждой проблеме, чтобы перейти к её месту
4. Исправьте ошибки, используя предложенные рекомендации
5. Повторно запустите проверку, чтобы убедиться в исправлениях
6. Повторяйте, пока все критические ошибки не будут устранены

Несколько проходов

Возможно, потребуется несколько проходов, чтобы исправить все проблемы. Сначала исправляйте ошибки, затем предупреждения, и только потом рассматривайте советы.

После каждой серии исправлений повторно запускайте проверку, чтобы убедиться, что проблемы устранены.

Приоритеты при исправлении

Сначала уделяйте внимание ошибкам — они мешают использованию документа людьми с ограниченными возможностями. Предупреждения тоже важны. Советы можно реализовать при наличии времени.

Если времени мало, исправляйте ошибки и предупреждения; советы — по желанию.

Расширенная проверка доступности

Ручная проверка доступности

Помимо автоматической проверки, вручную проверьте документ на:

• Чёткий и простой язык
• Последовательное форматирование
• Логичную структуру
• Значимые визуальные элементы
• Доступные шрифты (обычно лучше подходят без засечек)

Проверка доступности выявляет технические ошибки, но не оценивает ясность содержания.

Тестирование с экранными читалками

Для важных документов протестируйте их с экранными читалками, чтобы убедиться, что чтение происходит логично и понятно. Популярные экранные читалки:

• NVDA (Windows, бесплатная)
• JAWS (Windows, коммерческая)
• VoiceOver (Mac, встроенная)
• TalkBack (Android, встроенная)

Тестирование помогает выявить проблемы, которые автоматический инструмент может пропустить.

Учёт дальтонизма

Кроме контрастности, не полагайтесь только на цвет для передачи информации. Используйте узоры, метки или другие индикаторы вместе с цветом.

Например, вместо того чтобы использовать только красный цвет для предупреждений, добавьте красный текст с символом предупреждения или надписью «ВНИМАНИЕ:».

Лучшие практики доступности

С самого начала

Встраивайте доступность в документы с самого начала, а не исправляйте её потом. Применяйте стили, добавляйте альтернативный текст и используйте описательные ссылки во время создания.

Такой подход эффективнее, чем доработка доступности задним числом.

Последовательная структура

Используйте единообразное форматирование по всему документу. Применяйте стили последовательно, используйте одинаковые уровни заголовков для похожих разделов и поддерживайте одинаковую структуру таблиц.

Последовательность помогает как зрячим, так и пользователям экранных читалок лучше понимать организацию документа.

Простой язык

Используйте ясный и простой язык. Объясняйте термины и аббревиатуры при первом упоминании. Короткие предложения и абзацы легче воспринимать и навигировать.

Доступность включает в себя не только технические аспекты, но и ясность языка.

Значимые изображения и графика

Каждое изображение должно иметь цель. Декоративные изображения должны иметь пустой альтернативный текст или быть помечены как декоративные.

Информационные изображения требуют описательного альтернативного текста. Для диаграмм и графиков нужны описания данных.

Цель документа

Начинайте документы с чётким указанием цели и аудитории. Это помогает всем читателям, особенно пользователям вспомогательных технологий, быстро понять релевантность документа.

Доступность в Collabor

Дополнительные материалы

• Microsoft Support Word — Официальная справка Microsoft по Word, где можно найти инструкции по проверке доступности, исправлению проблем и использованию встроенных инструментов документа.
• Microsoft Learn Office — Подробные материалы Microsoft Learn помогают глубже понять функции Office, включая средства повышения доступности документов в Word.
• Purdue OWL — Полезный ресурс по правилам ясного и структурированного письма, которые помогают создавать более доступные и понятные документы.
• Harvard Writing Center — Советы по написанию и редактированию текста помогают улучшить читаемость документа, что важно для доступности в Word.
• UNC Writing Center — Практические рекомендации по оформлению и редактированию текста могут помочь сделать содержание документа более понятным для всех читателей.