如何为 Word 中的所有元素添加替代文本
快速回答
在 Word 中，为图片、形状、图表和表格添加替代文本，需要逐个选中元素后右键打开“编辑替代文本”窗格，在“描述”中填写其用途或内容。Word 2019、Word 2021 和 Microsoft 365 均支持这一功能，替代文本应简洁、准确，通常控制在 1 句内。
如何为 Word 中的所有元素添加替代文本
替代文本（alt text）是为使用屏幕阅读器的用户描述视觉元素的文字。文档中的每个视觉元素——从图片到图表——都应有清晰且描述性的替代文本。本综合指南将教你如何为所有文档元素添加替代文本。
理解替代文本
什么是替代文本？
替代文本是一段文字描述，当图片无法加载或屏幕阅读器读取文档时，会显示或朗读这段文字。
例如，屏幕阅读器不会显示照片，而是朗读替代文本：“团队成员围坐在会议桌旁进行头脑风暴会议。”
为什么替代文本很重要
- 无障碍性：盲人和视力障碍用户依赖替代文本理解图片内容
- 移动设备：图片有时加载失败，替代文本仍能提供信息
- 清晰度：替代文本帮助所有用户理解图片的用途和内容
- 法律合规：许多无障碍标准要求必须有替代文本
替代文本对于无障碍文档来说不是可选项。
替代文本的长度和内容
保持替代文本简洁且具描述性：
- 大多数图片建议不超过125个字符
- 描述所见内容：对象、人物、动作、背景
- 说明用途：图片在文档中的作用是什么？
- 包含可见文字：如果图片中有文字，也应包含
对于复杂图片，较长的描述可以放在标题或正文中，而非替代文本。
为图片添加替代文本
基本图片替代文本
右键点击任意图片，选择“编辑替代文本”或“设置图片格式”。
弹出对话框中有文本框，输入描述后点击确定。
编写图片替代文本
对于照片：
- 识别关键人物或物体
- 描述动作或内容
- 包含相关背景信息
- 如有重要细节（如颜色）也要提及
示例：“三人在秋天的公园长椅上坐着，背景是展现秋色的树木。”
对于截图：
- 描述屏幕显示内容
- 提及重要按钮或可见文字
- 说明上下文或用途
示例：“Microsoft Word 功能区显示格式按钮，包括加粗、斜体和下划线选项。”
对于图表：
- 描述整体概念
- 识别关键元素及其关系
- 说明图表所展示内容
示例：“流程图显示从草稿到最终审批的文档审核流程。”
装饰性图片
某些图片纯属装饰，不传达重要信息。将这些图片标记为装饰性，替代文本留空。
无障碍检查器不会将装饰性图片标记为缺少替代文本。右键确认是否有“标记为装饰”选项。
图表和图形
对于图表和图形，描述：
- 图表类型（柱状图、饼图、折线图）
- 显示的数据
- 关键趋势或模式
- 数据范围或重要数字
示例：“折线图显示2025年1月至12月的月度网站访问量，访问量从5万增长到15万。”
如果图表复杂，建议同时提供替代文本和数据表或详细描述。
为形状和文本框添加替代文本
形状
右键点击任意形状，选择“编辑替代文本”或类似选项。
描述形状所代表的内容。如果是图表的一部分，解释其在整体图示中的作用。
矩形形状示例：“蓝色框，包含工作流程图中的重要步骤。”
文本框
文本框也可以添加替代文本。右键点击并进入替代文本设置。
描述文本框的内容和用途（如果上下文不明显）。
示例：“文本框突出显示关键发现：‘本季度客户满意度提升了25%’。”
图标和符号
图标应有简短的替代文本描述其含义：
示例：“红色警告三角形，表示潜在安全问题。”
对于不传达信息的装饰性图标，替代文本留空。
为表格添加替代文本
表格描述
单元格不需要替代文本，但整个表格应有总体描述。
部分版本允许为整个表格添加替代文本。右键点击表格，查找属性或替代文本选项。
表头
确保表格有正确的表头。右键点击表格，确认表头已标记。
这虽然不是替代文本，但正确的表头对表格无障碍至关重要。
描述表格内容
对于复杂表格，在表格前添加标题或描述，说明内容和用途。
示例标题：“表1：2025财年按地区销售数据，实际销售与预测销售对比。”
替代格式
对于非常复杂的表格，提供替代格式：
- 关键发现的文字总结
- 可下载的电子表格
- 数据列表版本
确保所有用户，尤其是使用屏幕阅读器的用户，都能访问信息。
为 SmartArt 和图示添加替代文本
SmartArt 图形
右键点击 SmartArt，选择“编辑替代文本”。
描述整体图示目的和关键元素，解释元素间的关系。
示例：“组织结构图，显示CEO在顶部，三个部门主管向CEO汇报，每个部门主管下有团队成员。”
复杂图示
对于元素众多的复杂图示，提供：
- 图示整体目的描述
- 主要元素识别
- 关键关系或连接
- 图例说明（如有）
审查文档中的替代文本
使用无障碍检查器
运行“审阅”>“检查无障碍”，查找缺少替代文本的图片。
检查器会标记所有无替代文本的图片，帮助你确保覆盖全面。
手动替代文本审查
列出所有视觉元素清单：
- 图片 ✓
- 图表 ✓
- 图示 ✓
- 形状 ✓
- 文本框 ✓
- SmartArt ✓
逐一检查文档，补充每个元素的替代文本。
一致性审查
确保替代文本风格一致。如果部分图片描述详细，部分简略，需统一标准。
确定替代文本策略并保持一致应用。
替代文本最佳实践
简洁明了
目标不超过125个字符。如需更多细节，使用标题或正文说明。
屏幕阅读器用户更喜欢简洁、重点突出的替代文本，便于快速浏览。
具体明确
避免使用“图片”或“照片”等泛泛描述。具体描述所展示内容。
泛泛描述无法帮助用户理解图片的重要性或内容。
描述内容，不是外观
重点描述图片展示的内容，除非外观本身重要。
例如，不说“一个大红圈”，而说“停车标志插图”。
包含重要细节
包含能传达图片用途和意义的细节。
- 肖像：如果人物重要，标明身份
- 图表：包含单位和关键数字
- 截图：提及重要可见文字
- 图示：解释元素间关系
测试替代文本
大声朗读替代文本，或想象只听替代文本。它是否通顺？是否传达必要信息？
如果替代文本读起来别扭或不清晰，应进行修改。
高级替代文本场景
含文字的图片
如果图片中包含文字，应将文字包含在替代文本中。
示例：海报图片上写着“2026年度大会”，替代文本应包含：“2026年度大会海报，显示日期、地点和注册信息。”
文字图片
避免将重要文字仅放在图片中。如必须，确保全部文字在替代文本中体现。
OCR限制和无障碍考虑使文字图片存在问题。
连续图片
对于系列相关图片（如照片故事、操作步骤），替代文本应…
延伸阅读
- Microsoft Support Word — 提供 Word 官方帮助文档，适合查找为图片、形状、图表和表格添加替代文本的具体操作步骤。
- Microsoft Learn Office — 涵盖 Microsoft Office 的技术文档与可访问性资源，有助于深入了解 Word 中替代文本和无障碍功能的工作原理。
- Purdue OWL — 提供清晰的写作与文档规范指导，可帮助你更好地撰写简洁、准确的替代文本描述。
- UNC Writing Center — 讲解如何清晰组织语言和突出重点，对编写易于理解的替代文本很有参考价值。
- Harvard Writing Center — 提供高质量的写作建议，可帮助你优化替代文本的简洁性、准确性与可读性。
常见问题
替代文本应包含什么？
替代文本应简洁地描述该元素是什么以及它显示了什么。包含重要细节，但请控制在 125 个字符以内。
装饰性图片需要替代文本吗？
装饰性图片应使用空的替代文本。将其标记为装饰性，这样屏幕阅读器就会跳过它们。
我可以为形状和文本框添加替代文本吗？
可以，大多数 Word 元素都支持替代文本。右键单击形状、文本框和图表即可添加说明。