如何在 Word 中比较两个文档

理解文档比较

文档比较有助于在未启用“修订”功能时识别版本之间的差异。这在审核外部编辑的文档、比较草稿或跟踪未经过版本控制的更改时非常有用。

Word 提供了并排比较和合并视图两种选项。

使用比较功能

开始比较

要比较两个文档：

1. 进入“审阅” > “比较” > “比较”（某些版本为“审阅” > “比较文档”）
2. 打开“比较文档”对话框
3. 选择“原始文档”（通常是你的基础版本）
4. 选择“修订文档”（用于比较的版本）
5. 点击“确定”

Word 会创建一个新文档，突出显示差异。

选择要比较的文档

在“比较文档”对话框中：

• 原始文档：基准版本（通常是较早版本）
• 修订文档：包含更改的版本（通常是较晚版本）
• 用以下名称标记更改：你的名字（显示在更改旁）
• 比较设置：自定义比较内容

正确选择原始和修订文档对准确比较至关重要。

理解比较结果

阅读比较输出

比较会创建一个新文档，包含：

• 原始文档 显示在右侧
• 修订文档 显示在左侧
• 中间显示更改的 摘要
• 以“修订”形式突出显示差异

差异以格式标识，表示添加、删除和修改内容。

解读更改标记

在比较结果中：

• 带删除线的红色文本：原始文档中被删除的内容
• 带下划线的蓝色文本：修订文档中新添加的内容
• 蓝色文本：格式或样式更改
• 批注框：以评论形式跟踪的更改

标记清晰显示版本间的变化。

审阅摘要

比较摘要显示：

• 插入（新增）数量
• 删除内容数量
• 格式更改数量
• 文档间的总更改数

摘要快速概览更改量。

并排比较

启用并排视图

为了更方便的手动比较：

1. 打开两个文档（原始和修订）
2. 点击“视图” > “并排查看”（确保两个文档均已打开）
3. 文档将并排显示
4. 更改可见但未高亮显示

此视图方便手动比较，无需创建新文档。

同步滚动

并排比较时：

• 启用“同步滚动”，两个文档同时滚动
• 保持对应章节对齐
• 便于比较平行内容
• 如需独立滚动可关闭此功能

同步滚动提升并排比较效率。

调整窗格大小

调整文档间的分割线：

• 拖动分隔线调整窗格大小
• 若某文档信息更重要，可放大该窗格
• 根据需要调整以清晰查看内容

灵活调整窗格满足不同文档需求。

使用合并功能

理解合并

当多人分别编辑同一文档的副本时，合并功能非常有用。它将所有更改合并到一个带“修订”的文档中：

1. 进入“审阅” > “比较” > “合并”
2. 选择基础文档
3. 与某位编辑者（如 A）的文档合并
4. 结果显示 A 的更改为“修订”状态
5. 继续与其他编辑版本合并

合并功能整合多个审阅版本。

合并多个文档

合并多位审阅者的编辑：

1. 创建包含第一位审阅者更改的基础版本
2. 将该结果与第二位审阅者版本合并
3. 依次合并剩余版本
4. 最终结果显示所有更改及审阅者归属

此流程系统化整合多次审阅。

处理比较结果

接受或拒绝更改

在比较结果中，你可以：

1. 点击每个更改以选中
2. 使用“审阅” > “接受”或“拒绝”
3. 对每个更改做出决定
4. 可选择全部接受或全部拒绝（通过下拉菜单）

这样你可以控制保留哪些差异。

理解更改归属

每个更改显示：

• 具体更改内容（文本、格式等）
• 更改位置
• 有时显示作者信息（若文档包含）

归属信息有助于了解多次审阅中谁做了哪些更改。

完成比较

审阅完所有更改后：

1. 接受你想保留的更改
2. 拒绝不需要的更改
3. 保存最终比较结果
4. 该结果即为合并后的文档

最终比较结果即为你整理后的文档。

高级比较选项

自定义比较设置

比较前可自定义设置：

• 比较内容（文本、表格、格式、页眉/页脚）
• 忽略内容（仅格式更改、空白字符）
• 是否区分大小写
• 字符级或词级比较

自定义设置让比较聚焦于你关心的内容。

详细与简单比较

选择比较的详细程度：

• 详细：显示逐字符更改
• 简单：显示词级更改

详细比较显示具体变化，简单比较显示较大范围变化。

实际应用

无“修订”时的版本控制

当未启用“修订”时比较版本：

1. 打开未更改的原始文档
2. 与编辑后的版本比较
3. 审阅所有更改
4. 根据需要接受或拒绝

此方法可从任意两个版本恢复更改信息。

审核外部编辑文档

当承包商或外部审阅者发送文档时：

1. 与你的原始文档比较
2. 精确识别他们的更改
3. 审阅更改并决定是否接受
4. 整合批准的更改

此流程确保外部编辑的质量控制。

整合多次审阅

当多人分别审阅文档时：

1. 合并第一位审阅者的更改
2. 将结果与第二位审阅者的更改合并
3. 依次合并所有审阅版本
4. 审阅合并后的更改并做决定

合并功能帮助将多次审阅整合为一份文档。

识别未经授权的更改

若怀疑有未经授权的修改：

1. 比较原始文档与当前版本
2. 比较结果显示具体更改
3. 可识别更改发生时间
4. 追踪是谁做了未经授权的修改

比较功能对识别不当更改非常有价值。

解决比较问题

比较显示过多更改

若比较结果显示过多更改：

1. 检查是否格式或样式更改导致误报
2. 自定义比较设置，忽略格式更改
3. 确认两个文档使用相同模板
4. 检查是否有不可见字符（空格、制表符）

大多数多余更改是格式相关，而非内容差异。

找不到原始文档

若原始文档丢失：

1. 彻底检查文件系统
2. 查找文档备份
3. 联系创建者索取原始文档
4. 若无原始，使用较旧版本作为原始

没有原始文档，无法进行有效比较。

比较未显示预期更改

若更改未显示：

1. 确认选择了正确的原始和修订文档
2. 检查更改是否出现在预期之外的位置
3. 查看摘要确认是否显示更改但未明显可见
4. 尝试调整筛选显示所有更改

大多数问题因选择错误文档或更改被隐藏导致。

使用比较文档

保存比较结果

将比较结果另存为新文档：

1. 进入“文件” > “另存为”
2. 取描述性名称（如“Comparison_Original_vs_Revised”）
3. 保存到合适位置
4. 如需，保留版本历史

清晰命名有助于识别比较的文档。

延伸阅读

• Microsoft Support Word — 提供 Word 官方帮助文档，可了解“比较”和“合并”文档、修订跟踪等相关功能的具体用法。
• Microsoft Learn Office — 提供 Microsoft 365 与 Office 的技术文档，适合进一步查找 Word 文档处理和版本比较的深入说明。
• Purdue OWL — 虽然主要面向写作规范，但也有助于理解学术文档修改、修订与版本管理的通用写作流程。
• UNC Writing Center — 提供清晰的写作与修改建议，可帮助你更好地理解文档审校、编辑和差异对比的实际用途。