如何制作无障碍的Word文档

如何制作无障碍的Word文档

制作无障碍的Word文档可以确保所有人都能使用您的内容，包括残障人士。无障碍文档能够与辅助技术（如屏幕阅读器）配合使用，支持文本放大，并提供替代的信息访问方式。本综合指南将教您如何创建完全包容的文档。

理解文档无障碍

谁能从无障碍中受益？

无障碍帮助：

• 使用屏幕阅读器的视力障碍人士
• 需要放大文本的低视力人士
• 对颜色敏感度低、难以识别颜色编码信息的色盲人士
• 仅用键盘导航的运动障碍人士
• 受益于清晰结构的认知障碍人士
• 需要音频文字替代的听力障碍人士

制作无障碍文档不仅惠及残障人士，也让所有人受益。

核心无障碍原则

无障碍文档应当：

• 可感知：信息以人们能够感知的方式呈现（视觉、听觉或触觉）
• 可操作：文档可仅用键盘导航
• 可理解：内容清晰且可预测
• 稳健：文档能与辅助技术兼容

这些原则指导所有无障碍相关的决策。

无障碍规划

开始之前

从一开始就考虑无障碍：

• 使用内置样式来构建结构
• 规划清晰的标题层级
• 选择易读字体
• 避免仅依赖颜色传达信息
• 设计简洁明了

内建无障碍比事后补救更简单。

文档结构

规划文档的逻辑结构：

• 各章节如何组织？
• 信息层级如何安排？
• 哪些视觉元素传达含义？
• 表格和列表如何呈现？

清晰的结构有利于所有读者。

使用正确的标题结构

标题层级

用正确的标题层级组织文档：

• 用标题1表示主标题或顶级章节
• 用标题2表示主要子章节
• 用标题3表示子子章节
• 依此类推

不要跳级（如从标题1跳到标题3），也不要把应为标题2的章节用多个标题1。

应用标题样式

在“开始”选项卡中应用标题样式。选中段落，点击标题1、标题2或其他级别。

不要仅用加粗和放大字体来模拟标题，务必使用官方标题样式。

大纲视图

使用“视图”>“大纲”查看文档结构，有助于确认标题层级合理完整。

大纲应形成清晰的层级结构，在大纲视图中可见。

为图片添加替代文本

替代文本的重要性

替代文本为使用屏幕阅读器的人描述图片，应传达图片内容和用途。

每张有意义的图片都需要替代文本。装饰性图片应标记为装饰（空替代文本）。

编写有效的替代文本

• 简洁：控制在125个字符以内
• 描述性：说明图片显示的内容及其用途
• 具体：避免使用“图片”或“照片”等泛泛描述
• 包含图片中的文字：如果图片包含文字，应在替代文本中体现

不佳的替代文本示例：“图片” 更好的替代文本示例：“显示2024年至2026年季度销售增长的柱状图”

在Word中添加替代文本

右键点击图片，选择“编辑替代文本”，填写图片描述。

部分Word版本在“格式”菜单中提供此功能。点击“文件”>“信息”查找无障碍或属性选项。

描述复杂图片

对于图表、图形和示意图：

• 描述总体用途
• 包含关键数据或趋势
• 如有需要，提供数据表作为替代

对于照片：

• 识别重要人物或物体
• 描述背景和环境
• 包含照片中可见的相关文字

创建无障碍表格

表头

每个表格都需要表头来标识列和行。使用表格属性将首行标记为表头。

右键点击表格，选择“表格属性”或“选项”，查找“表头行”设置。

清晰的表格结构

• 使用一致的单元格结构
• 尽量避免合并单元格
• 保持表格简洁有序
• 用表格展示数据，不用于布局

复杂嵌套表格对屏幕阅读器来说难以导航。

表格内容

• 单元格内容清晰简洁
• 避免空白单元格（用“N/A”代替）
• 行列标题简单且具描述性
• 在周围文本中提供上下文

复杂表格的替代方案

对于非常复杂的数据，提供替代格式：

• 摘要描述
• 数据列表
• 可下载的数据文件

确保使用屏幕阅读器的用户能获取所有必要信息。

有效使用颜色和对比度

颜色对比要求

文本应与背景有足够对比度：

• 正常文本：对比度至少为4.5:1
• 大号文本（18点及以上）：对比度至少为3:1

不确定时可使用在线工具检测对比度。

不要仅依赖颜色

避免仅用颜色传递信息。例如：

• 不要仅用红色文本表示警告，需加上“警告：”标签
• 不要仅用颜色区分图表部分，添加图案或标签
• 不要仅用颜色标识链接，需加下划线或其他区分方式

颜色选择

使用色盲用户可区分的配色：

• 避免红绿组合
• 避免小尺寸下的蓝黄组合
• 使用色盲模拟器测试配色

许多配色工具能显示色盲视角下的效果。

字体和文本格式

字体选择

正文使用无衬线字体（Arial、Calibri、Verdana）。衬线字体如Times New Roman也可，但对部分读者较难阅读。

避免难以辨认的装饰字体，选择简单清晰的字体。

字号

正文至少使用11或12号字体。较大字号有助于低视力用户。

长文档建议使用12号字体，适合大多数人阅读。

文本格式

用加粗突出重点，避免全大写文本（难读）。避免过度使用斜体。

限制格式使用，使重要信息突出，而非装饰效果。

行距

至少使用1.5倍行距，提高可读性。单倍行距对许多读者较难阅读。

充足的行间距有助于阅读障碍和低视力用户。

创建无障碍列表

使用列表格式

使用正式的项目符号或编号列表格式，不要手动输入符号或数字。

在“开始”选项卡点击项目符号或编号按钮，结构化标记列表，方便辅助技术识别。

列表内容

• 列表项表达完整思想
• 保持结构平行
• 使用平行的起始词（全部动词、全部名词等）

清晰且平行的列表结构便于所有人快速浏览和理解。

嵌套列表

可创建子列表表示层级信息。使用缩进按钮创建层级。

嵌套层级保持合理（通常不超过3-4层）。

无障碍链接

描述性链接文本

链接文本应描述目标内容。屏幕阅读器用户通常只听到链接文本。

不佳链接文本：“点击这里”或“阅读更多” 更好链接文本：“了解更多无障碍功能”或“下载2025年年度报告”

创建链接

选中描述性文本，插入链接。选中文本即为用户看到的链接文本。

避免使用网址作为链接文本，使用可读且有意义的短语。

链接组织

将相关链接集中排列。如有需要，可在单独页面列出链接。

逻辑组织链接，方便用户查找所需内容。

文档属性和元数据

添加文档标题

每个文档应包含标题

延伸阅读

• Microsoft Support Word — 提供 Word 的官方帮助文档，涵盖可访问性检查、标题样式、替代文字等制作无障碍文档的实用功能。
• Microsoft Learn Office — 收录 Office 与 Microsoft 365 的技术指南，可深入了解 Word 中的无障碍设计与最佳实践。
• Purdue OWL — 虽然更偏写作规范，但对清晰、结构化写作很有帮助，有助于提升文档可读性与信息层次。
• APA Style — 提供清晰的格式与写作规范示例，可帮助你组织内容结构，使文档更易于理解和浏览。