如何使用 Word 中的辅助功能检查器

如何使用 Word 中的辅助功能检查器

辅助功能检查器是 Word 内置的工具，用于识别和修复文档中的辅助功能问题。它会扫描可能阻碍残障用户访问文档内容的问题。本指南将教您如何有效使用辅助功能检查器，创建包容性文档。

理解文档的辅助功能

为什么辅助功能很重要

无障碍文档可以被所有人使用，包括视力障碍、听力障碍、行动不便和认知障碍的用户。创建无障碍文档确保您的内容能够触及更广泛的受众。

辅助功能不仅仅是合规问题，更是对读者的包容和尊重。

常见的辅助功能问题

辅助功能检查器会查找：

• 图片缺少替代文本
• 颜色对比度不足
• 缺失或不正确的标题结构
• 表格标题为空
• 链接文本不充分
• 缺少文档标题
• 阅读顺序问题

修复这些问题可以让辅助技术（如屏幕阅读器）更好地使用您的文档。

访问辅助功能检查器

打开辅助功能检查器

在 Word 中，点击功能区的“审阅”选项卡。查找“检查辅助功能”或“辅助功能检查器”按钮。

点击该按钮即可扫描整个文档。Word 会分析内容并生成报告。

按钮位置

不同版本的 Word 按钮位置可能略有不同：

• Word 桌面版：审阅选项卡
• Word 在线版：审阅选项卡（如果可用）
• Word 移动版：可能在“更多”菜单中

如果找不到按钮，请在审阅选项卡的菜单中搜索。

理解辅助功能报告

报告结构

辅助功能检查器按严重程度组织问题：

• 错误：严重问题，阻止残障用户使用文档
• 警告：可能影响辅助功能的问题
• 提示：改善文档辅助功能的建议

错误必须修复，警告也很重要，提示则是可选但有益的改进。

问题描述

每个报告的问题包括：

• 问题描述
• 问题所在文档位置
• 修复建议

点击任一问题即可跳转到文档中对应位置。

修复辅助功能问题

缺少替代文本

替代文本为屏幕阅读器用户描述图片内容。辅助功能检查器常会标记缺少替代文本的图片。

修复方法：右键点击图片，选择“编辑替代文本”。在弹窗中简洁描述图片内容和用途。

替代文本应简短（不超过125个字符），但足够描述图片含义。

标题结构问题

正确的标题结构（标题1、标题2等）帮助屏幕阅读器用户导航文档。

常见问题包括：

• 跳级标题（如从标题1跳到标题3）
• 文字看似标题但未使用标题样式
• 多个标题1应为标题2

修复方法：使用“开始”选项卡应用正确的标题样式，确保标题层级逻辑清晰。

颜色对比度问题

文本与背景颜色应有足够对比，方便视力障碍或色盲用户阅读。

若辅助功能检查器标记对比度问题，可通过以下方式提高对比度：

• 浅色背景上使用深色文字
• 深色背景上使用浅色文字
• 避免难以区分的颜色组合

不确定时可使用在线工具检测对比度。WCAG 指南建议正文文本对比度至少为4.5:1。

空表格标题

表格应有标题以标识列或行。辅助功能检查器会标记无标题或标题为空的表格。

为表格添加标题：右键点击表格，选择将首行或首列设为标题。

标题应简洁明了，描述列或行内容。

链接文本不充分

链接文本应描述链接目标。使用“点击这里”是糟糕的链接文本，“了解更多辅助功能”更合适。

辅助功能检查器会标记模糊的链接文本。编辑链接使其更具描述性。右键点击链接，选择“编辑链接”修改显示文本。

缺少文档标题

文档应有标题以标识内容。辅助功能检查器会标记无标题文档。

通过“文件 > 信息 > 属性”添加标题。标题会被屏幕阅读器读取，有助于识别文档。

阅读顺序问题

屏幕阅读器按顺序朗读文档。复杂布局（文本框、栏、图片）可能导致阅读顺序混乱。

如果文档布局复杂，请确认从上到下、从左到右的阅读顺序合理。考虑简化布局以提升辅助功能。

辅助功能检查器工作流程

逐步操作

1. 运行辅助功能检查器（审阅 > 检查辅助功能）
2. 查看生成的报告
3. 点击每个问题跳转到对应位置
4. 按建议修复问题
5. 重新运行辅助功能检查器验证修复
6. 重复以上步骤直到所有严重错误解决

多次检查

可能需要多次检查才能解决所有问题。先修复错误，再处理警告，最后考虑提示。

每次修复后重新运行检查器，确保问题已被正确解决。

问题优先级

优先修复错误——这些会阻止残障用户使用文档。警告也应处理。提示则可根据时间安排选择实施。

时间有限时，优先解决错误和警告，提示为可选改进。

高级辅助功能检查

手动辅助功能审查

除了辅助功能检查器，还应手动检查文档：

• 语言清晰简洁
• 格式统一
• 结构合理
• 图像有意义
• 使用易读字体（通常无衬线字体更佳）

辅助功能检查器能发现技术问题，但无法评估内容清晰度。

使用屏幕阅读器测试

对于重要文档，使用屏幕阅读器测试，确认文档朗读顺序和内容易懂。常用屏幕阅读器包括：

• NVDA（Windows，免费）
• JAWS（Windows，商业软件）
• VoiceOver（Mac，内置）
• TalkBack（Android，内置）

测试能发现辅助功能检查器可能遗漏的问题。

色盲考虑

除了对比度，还应避免仅用颜色传达信息。可结合图案、标签或其他标识。

例如，不仅用红色表示警告，还可加上警告符号或“警告：”标签。

辅助功能最佳实践

从一开始就考虑辅助功能

从文档创建初期就内置辅助功能，避免事后修复。写作时应用样式、添加替代文本、使用描述性链接文本。

这种方法比事后补救更高效。

结构一致

文档中保持格式一致。统一使用样式，相似章节使用相同标题等级，表格结构保持一致。

一致性帮助有视力和使用屏幕阅读器的用户理解文档结构。

简单语言

使用清晰简洁的语言。首次使用术语和缩写时进行定义。短句和短段落更易理解和导航。

辅助功能不仅是技术层面，也包括语言的清晰度。

有意义的图片和图形

每张图片都应有目的。装饰性图片应设置为空替代文本或标记为装饰。

信息性图片需要描述性替代文本。图表需提供数据说明。

文档目的

文档开头应明确说明目的和受众，帮助所有读者，尤其是使用辅助技术的用户，快速理解文档相关性。

Collabor 中的辅助功能

延伸阅读

• Microsoft Support Word — 微软官方 Word 支持页面，适合查找“辅助功能检查器”、文档可访问性和相关操作步骤的最新说明。
• Microsoft Learn Office — 提供 Office 和 Word 的官方技术文档，适合深入了解辅助功能、文档修复和最佳实践。
• Purdue OWL — 虽然更偏写作指导，但其中的清晰写作与格式建议有助于创建更易被辅助功能检查器通过的文档。
• APA Style — 如果你的 Word 文档包含学术内容，APA 的格式规范有助于提升结构清晰度与可读性，从而支持可访问性。