如何在 Mac 版 Word 中使用“修订”功能

如何在 Mac 版 Word 中使用“修订”功能

“修订”是 Mac 版 Word 中进行文档审阅和协作的重要工具。它会记录每一次编辑，显示新增、删除或修改的内容以及修改者。本文将教你如何有效使用“修订”功能，实现专业的文档管理和协同编辑。

启用“修订”功能

开始使用“修订”

要开始跟踪修改，请点击功能区中的“审阅”选项卡。功能区中会显著显示“修订”按钮，点击它即可开启修订功能。

启用“修订”后，按钮上会出现红色指示标志，文档附近也会显示修订通知。从此刻起，所有编辑都会记录你的姓名和时间戳。

配置“修订”选项

开始之前，请先配置“修订”设置。点击“审阅”选项卡，查找“修订”选项（通常在下拉菜单或设置图标中）。设置你的偏好：

• 更改颜色：选择修改内容的显示方式（按作者、按类型或指定颜色）
• 更改显示方式：选择是否显示标记的更改行、高亮显示的更改行或气球注释
• 气球选项：设置修订内容是以侧边气球形式显示还是内嵌显示

这些设置会影响你和协作者编辑时修改内容的显示方式。

你的编辑名称

Word 会使用你的 Microsoft 账户信息作为编辑名称。修改内容会显示你的名字，协作者可以看到具体是谁做了哪些修改。编辑名称对于审阅流程非常重要，帮助他人识别每条修改的作者。

要核实或更改编辑名称，请进入 Word 偏好设置，检查账户信息。确保你的名字清晰显示，以便协作者了解修改来源。

进行修订编辑

开启“修订”时输入文本

启用“修订”后，所有新增文本会以修订颜色显示（通常为红色）。你输入的新内容会以你的修订颜色显示，并带有你的名字和时间戳。

正常添加或编辑内容即可，“修订”会自动记录所有新增，无需额外操作。

删除文本

开启“修订”时删除文本，删除的内容仍然可见，但会以删除线和不同颜色显示。这样审阅者可以清楚看到你删除了哪些内容，并决定是否接受删除。

如果删除大量内容，情况会更复杂。“修订”会显示整个删除部分，帮助审阅者理解删除范围。

移动和复制文本

开启“修订”时移动文本，Word 会将原位置显示为删除，目标位置显示为插入，作为两个独立的修改。这让移动操作对审阅者透明可见。

复制文本同样会在新位置显示为修订的新增内容。请注意，“修订”会将复制的每个实例视为单独的新增。

格式更改

Mac 版 Word 的“修订”功能也会记录格式更改。当你更改文字颜色、字体或应用不同样式时，这些修改都会被跟踪。但格式更改的显示效果不如内容更改明显。

某些格式更改可能不会像内容更改那样直观显示，审阅者应仔细检查格式。

查看修订内容

气球注释

Mac 版 Word 通过多种方式显示修订内容。最常见的是使用气球——在右侧边距显示的框，显示每条修改及其作者和时间戳。

点击气球可以高亮文档中对应的修改，帮助你在修改间导航并理解变更内容。

内嵌显示

除了气球，修改也可以以内嵌方式显示，删除内容带删除线，新增内容以彩色文字显示。此视图将修改内容保留在文档文本流中，而非边距气球。

可通过“审阅”选项卡中的“显示审阅内容”下拉菜单切换气球和内嵌视图。

修订侧边栏

“修订”面板以侧边栏形式显示文档中的所有修改。每条修改显示类型（插入、删除、格式更改）、修改者、时间及具体内容。

点击侧边栏中的任意修改，可以跳转到文档对应位置，方便快速浏览所有变更。

筛选修改

可筛选修订内容，仅查看特定类型。使用“审阅”选项卡筛选仅显示插入、删除、格式更改或特定审阅者的修改，帮助你聚焦特定修改类型。

修改摘要

要查看完整概览，可使用“审阅”选项卡显示修改摘要，统计文档中的插入、删除和格式更改数量，帮助你掌握编辑范围。

接受与拒绝修改

接受单个修改

要接受单条修改，点击文档或侧边栏中的该修改，然后点击“审阅”选项卡中的“接受”。修改将被应用，并从修订列表中移除。

文本恢复正常格式，表示已批准。接受的修改变为永久内容，不再显示为修订。

拒绝单个修改

要拒绝修改，点击该修改并选择“审阅”选项卡中的“拒绝”。拒绝的修改会从文档中移除，不留任何建议痕迹。

拒绝删除时，删除的文本会以正常格式重新出现；拒绝插入时，新增文本会被移除。

在修改间导航

使用“审阅”选项卡中的导航箭头在修改间切换。“下一条”按钮跳转到下一条修改，“上一条”跳转到上一条。

此顺序导航帮助你有条不紊地审阅所有修改，避免遗漏。

一次接受或拒绝所有修改

对于修改较多的文档，可以一次性接受或拒绝所有修改。在“审阅”选项卡中找到“全部接受”或“全部拒绝”选项（通常在下拉菜单中）。

使用此功能时请谨慎，因为它会同时对所有修改执行相同操作。建议先审阅部分修改，确保理解所批准内容。

条件接受修改

对于复杂的审阅流程，你可能想有选择地接受或拒绝修改。逐条审阅，接受认可的，拒绝不认可的，实现有选择的批准。

对于协作文档，这种选择性批准流程有助于保证文档质量，让审阅者对具体修改拥有最终决定权。

审阅协作者的修改

理解多位审阅者

当多人使用“修订”编辑文档时，每个人的修改会以不同颜色或带有其姓名标记显示。这样你可以清楚看到每条修改的具体作者。

“审阅”选项卡可能提供筛选功能，允许你按特定审阅者显示修改，方便逐人审查。

处理审阅反馈

当同事做出修改或删除时，考虑他们的理由。将鼠标悬停在修改上可查看修改者姓名和时间，帮助你理解编辑顺序。

使用评论或“修订”中的评论功能，对不理解的修改提出疑问。在接受或拒绝修改前，向审阅者请求澄清。

多轮审阅

“修订”支持多轮审阅。审阅者提出建议后，你可以接受或拒绝，然后将文档发送进行下一轮审阅。新修改会以新颜色或新审阅者姓名显示，保持各轮修改区分。

这支持通过反复反馈实现文档的深入完善。

保护和锁定修订

防止未经密码接受修改

对于重要文档，可以锁定“修订”功能，防止他人在未授权情况下接受或拒绝修改。

延伸阅读

• Microsoft Support Word — 官方 Word 帮助文档，适合查找 Mac 版 Word 中“修订”、批注和接受/拒绝更改等功能的具体操作说明。
• Microsoft Learn Office — 提供 Microsoft Office 的进阶技术资料与功能说明，有助于深入了解 Word 的协作与审阅相关能力。
• Purdue OWL — 虽然不专门讲 Word，但很适合学习学术写作中的修改、校对和审阅流程，和“修订”功能的使用场景很契合。
• UNC Writing Center — 提供清晰的写作与修订建议，可帮助你更有效地利用 Word 的“修订”功能进行编辑和反馈。