如何使用 Microsoft Word 中的文档检查器

了解文档检查器

文档检查器是 Word 的一项安全功能，用于识别并删除文档中的隐藏数据和个人信息。在对外共享文档之前，这一步非常关键，因为隐藏的元数据可能泄露文档的创建、编辑历史及作者身份等敏感信息。

文档检查器能检测到的内容

文档检查器会扫描以下内容：

• 批注和修订记录
• 文档属性（作者、公司、创建日期）
• 隐藏的元数据和个人信息
• 隐藏内容和隐藏文本
• 文档统计信息和修订次数
• 语言标识和拼写检查设置
• 嵌入对象和 OLE 链接
• 文档保护和密码信息

访问文档检查器

第一步：打开文件菜单

1. 点击功能区中的“文件”
2. 选择“信息”
3. 点击“检查问题”下拉箭头
4. 选择“检查文档”

第二步：查看扫描选项

文档检查器会显示不同内容类型的复选框：

• 批注和注释
• 文档属性和个人信息
• 修订记录
• 隐藏内容
• 隐藏文本
• 自定义 XML 数据
• 页眉和页脚
• 水印

第三步：运行检查

1. 确认所有需要检查的类别已勾选
2. 点击“检查”
3. 等待扫描完成

理解检查结果

检查器会按类别显示检测结果：

批注和修订记录

显示文档中留下的任何批注。共享文档时，确保最终版本已接受所有修订且批注已删除非常重要。

文档属性

显示作者姓名、公司、创建日期、最后修改日期、主题及其他嵌入的元数据。

隐藏文本

识别任何格式设置为隐藏的文本（通过“格式”>“字体”>“隐藏”设置）。此类文本仅在启用“显示所有格式标记”时可见。

文档统计信息

显示文档属性，如修订次数、编辑时间及其他由 Microsoft 跟踪的信息。

删除信息

检查完成后，可以删除检测到的信息：

第一步：查看结果

仔细检查每个类别。有些信息可能需要保留。

第二步：选择要删除的项目

针对每个类别，可以：

• 点击“全部删除”以删除该类别中的所有项目
• 某些类别没有删除选项（需先手动删除）

第三步：确认删除

1. 对想要清理的每个类别点击“全部删除”
2. 点击“重新检查”确认项目已被删除
3. 点击“关闭”完成

共享前常见的删除项

作者和公司信息

• 删除后文档看起来来自您的组织，而非个人作者
• 对于正式的公司文件尤为重要

修订记录

• 如果已接受或拒绝所有更改，应删除修订记录
• 确保只显示最终编辑内容

批注

• 在最终分发前删除所有批注
• 批注可能包含不适合收件人的内部讨论

隐藏内容

• 删除意外隐藏的文本
• 确保所有内容对读者可见

不应删除的信息

有些信息应保留：

文档属性

• 保留标题、主题等描述性元数据
• 有助于文件管理和搜索

修订历史

• 内部文档可能需要保留以显示编辑历史
• 修订记录有助于协作追踪

页眉和页脚

• 通常是有意设置，应保留
• 提供文档上下文和页码信息

文档检查器最佳实践

对外共享前

1. 始终运行文档检查器
2. 审核将被删除的内容
3. 删除作者和公司信息
4. 删除修订记录和批注
5. 单独保存清理后的版本

版本控制维护

• 内部保留带修订的原始文档
• 为对外分发创建“清洁”版本
• 清晰标注版本（草稿与最终版）

安全考虑

• 文档检查器可能无法检测所有隐藏数据
• 外部副本和备份版本可能仍含旧信息
• 确保所有旧版本被妥善删除

使用 GenText 配合文档检查器

GenText 可帮助管理文档元数据和跟踪文档版本。结合 GenText 的组织功能与文档检查器，实现全面的文档管理。

手动删除信息

部分内容需先手动删除，再使用检查器：

修订记录

1. 点击“审阅”选项卡
2. 点击“接受所有更改”以完成编辑
3. 或逐条删除修订

批注

1. 右键点击每个批注气泡
2. 选择“删除批注”
3. 或使用“审阅”>“删除”删除所有批注

作者信息

使用文档检查器后：

1. 文件 > 信息 > 属性
2. 更新作者、公司字段
3. 点击“其他属性”查看更多字段

文档检查器的局限性

• 无法删除所有敏感信息
• 部分数据可能保留在文档备份中
• 无法检测链接文件中的信息
• 转为图片的文本可能绕过检查

隐私与文档管理

保护文档隐私：

• 共享前始终使用文档检查器
• 了解文档包含的元数据
• 制定文档安全政策
• 培训用户处理敏感信息
• 定期审计文档隐藏数据

文档属性与隐藏数据

文档属性（有意信息）：

• 标题、主题、关键词
• 版本号
• 分类

隐藏数据（通常是无意信息）：

• 作者身份
• 编辑历史
• 创建和修改日期
• 公司信息
• 个人批注

合规与法律要求

组织通常要求使用文档检查器：

• 政府机构要求删除元数据
• 法律文件需保持清洁历史
• 金融机构要求隐私检查
• 医疗机构遵守 HIPAA 隐私规定

常见文档检查器使用场景

提交给外部客户

提交前删除所有内部元数据、作者信息和批注。

归档历史文档

保留文档检查器结果作为审计记录；保留元数据用于历史档案。

创建模板

删除所有元数据，确保模板干净。

最终报告分发

清理所有批注、修订记录和个人信息后分发。

定期使用文档检查器，确保文档符合隐私标准，避免无意中泄露敏感信息。

延伸阅读

• Microsoft 支持 — Word — 提供关于使用 Word 功能（包括文档检查器）的官方指导。
• Microsoft Office 帮助 — 提供 Microsoft Office 应用的全面帮助资源，适合排查问题和学习文档隐私工具。
• Microsoft Learn — Office — 包含 Office 工具和功能的详细技术文档，涉及文档管理和检查相关内容。
• GDPR 官方网站 — 解释数据隐私法规，强调在共享文档前删除敏感信息的重要性。