如何使用 Word 的审阅功能进行协作

了解 Word 的审阅功能

Word 的审阅工具使文档协作更加顺畅。修订功能会记录所有编辑内容，并显示作者身份和时间戳。批注功能允许审阅者提供反馈，而不修改文档内容。两者结合，打造透明的修订流程。

无论是与同事共同撰写、提交审批，还是管理多位审阅者，掌握审阅功能都是专业协作的关键。

启用修订功能

激活修订

进入“审阅”选项卡，点击“修订”。按钮高亮时表示已启用，所有编辑都会被跟踪。每处修改都会显示您的姓名和时间戳。

编辑前请先启用修订，以便记录所有更改。

了解修订显示方式

启用修订后，文档会显示：

• 插入内容：文字带颜色且有下划线
• 删除内容：文字带颜色且有删除线
• 移动文字：标明原位置和新位置
• 格式更改：在“审阅窗格”中显示

这些视觉标识让修订一目了然，便于审阅。

修改修订选项

点击“审阅” > “修订” > “更改修订选项”，可自定义修订显示方式：

• 为不同编辑者选择颜色
• 选择标记显示内容（插入、删除等）
• 设置修订文字的字体大小和样式
• 在简单和详细显示间切换

这些选项满足不同偏好和文档需求。

使用审阅窗格

打开审阅窗格

点击“审阅” > “审阅窗格”打开侧边面板，列出所有修订。该面板显示：

• 修订摘要（新增、删除、移动、格式更改）
• 每条修订的编辑者姓名、时间戳和类型
• 便捷的修订导航

审阅窗格提供结构化的修订视图。

在修订间导航

使用“审阅”选项卡中的导航按钮浏览修订：

• 下一条（跳转到下一处修订）
• 上一条（跳转到上一处修订）
• 按类型跳转特定修订

这样可以系统地审查，确保不遗漏任何修改。

筛选修订

审阅窗格支持筛选显示：

• 所有修订
• 指定审阅者的修订
• 特定类型的修订（插入、删除等）
• 特定批注中的修订

筛选功能帮助聚焦特定修订内容。

接受和拒绝修订

审查单个修订

点击文档或审阅窗格中的修订以选中它。修订会高亮显示，明确修改内容。点击“接受”保留修改，点击“拒绝”删除修改。

请仔细审查每条修订后再做决定。

一次接受所有修订

点击“审阅” > “接受” > “接受所有修订”，即可一次性接受所有修改，移除所有修订标记，完成文档定稿。

请谨慎使用——接受后无法查看单独的修订内容。

一次拒绝所有修订

点击“审阅” > “拒绝” > “拒绝所有修订”，可删除所有修订，恢复文档原始状态。

如需回到初始版本，请使用此功能。

选择性接受修订

逐条审查修订，只接受认可的内容：

1. 导航到某条修订
2. 评估是否保留
3. 点击“接受”保留或“拒绝”删除
4. 跳转到下一条修订
5. 重复操作直到完成所有修订

这种方法让您精准控制保留哪些修改。

使用批注进行反馈

插入批注

选中需要评论的文本，点击“审阅” > “新建批注”。弹出批注框，输入您的反馈。

批注提供反馈而不改变文档正文。

查看批注

批注显示在批注气泡中（打印布局视图）或审阅窗格中。将鼠标悬停在文本中的批注标记（小标记）上即可查看内容。

批注区域显示所有审阅者的反馈，不影响文档内容。

回复批注

点击批注框内输入回复，形成批注线程，方便审阅者就具体反馈进行讨论。

批注线程支持协作讨论修订意见。

解决批注

处理完反馈后，点击批注并选择“解决”。已解决的批注仍可见，但显示为已处理状态。

这有助于跟踪已处理的反馈。

删除批注

右键点击批注，选择“删除批注”即可移除。可单独删除或一次性删除所有批注。

请在处理完反馈后再删除批注。

管理多位审阅者

识别审阅者修订

每位审阅者的修订和批注显示不同颜色，便于区分是谁做出的修改。审阅窗格清晰标识每条修订的审阅者。

颜色编码帮助区分不同审阅者的反馈。

合并多个文档的审阅

如果审阅者分别编辑了不同副本，使用“审阅” > “比较” > “合并”功能，将所有审阅合并到一个文档中。这样可将多个审阅版本整合为一个带修订的文档。

管理审阅者权限

共享文档进行审阅时：

• 发送相同版本给所有审阅者
• 要求他们编辑前启用修订
• 让他们清晰保存审阅版本
• 设定审阅提交截止日期

明确流程确保协作有序。

高级审阅功能

比较文档

使用“审阅” > “比较”功能，突出显示两个文档版本的差异。适用于某版本未启用修订时的对比。

点击“比较” > “比较”，选择要对比的文档，Word 会标出所有差异。

文档保护以便审阅

进入“审阅” > “限制编辑”，限制编辑权限为仅允许批注。这样审阅者可以提供反馈，但无法修改正文。

如需防止未经授权关闭限制，可设置密码。

使用修订密码

对敏感文档，可设置密码保护修订功能。只有知道密码的人才能关闭修订或修改修订标记。

路径为“审阅” > “修订” > “更改修订选项”设置密码。

工作流程最佳实践

审阅前准备

发送文档审阅前：

• 启用修订
• 确保文档已定稿（无重大变更）
• 检查拼写和语法
• 明确请求具体反馈（格式、内容等）

充分准备让审阅更高效。

审阅期间

审阅者工作时：

• 避免在原文档中做额外修改
• 跟踪审阅完成情况
• 在截止前发送提醒
• 要求审阅者启用修订

保持文档稳定，避免审阅混乱。

审阅后处理

收到审阅文档后：

1. 打开每个审阅版本
2. 审查所有修订和批注
3. 决定接受或拒绝修订
4. 适当处理批注
5. 完成文档，移除所有标记
6. 使用清晰命名保存最终版本

有序的后期处理确保高效完成。

清理和定稿文档

移除所有标记

定稿前，移除所有修订标记。点击“审阅” > “接受” > “接受所有修订”完成所有编辑。

也可选择性接受保留的修订，拒绝不需要的。

定稿文档

所有修订接受且批注处理完毕后，保存无任何标记的文档。最终版本仅显示完成内容，无修订痕迹。

建议使用明确命名（如文件名中包含“FINAL”）区分最终版本和审阅草稿。

存档审阅历史

保留带修订的文档副本作为记录，但请明确标注为草稿或审阅版本。

这样可保存审阅过程的完整历史。

延伸阅读

• Microsoft Support Word — 提供 Word 官方帮助文档，适合查找修订、批注、比较文档和协作审阅等具体功能的使用说明。
• Microsoft Learn Office — 适合了解 Microsoft 365 与 Office 的协作、文档管理和审阅相关最佳实践与开发文档。
• Purdue OWL — 虽然更偏向写作规范，但对学术写作中的同行审阅、修改反馈和文稿完善很有参考价值。
• UNC Writing Center — 提供写作修改与反馈建议，适合帮助用户理解如何在协作审阅中有效提出和回应修改意见。