如何在 SharePoint 中使用 Word

如何在 SharePoint 中使用 Word

SharePoint 是微软的企业内容管理和协作平台。与 Word 集成后，团队可以集中存储文档，管理版本，控制访问权限，并高效协作。本指南介绍如何使用 Word 与 SharePoint 进行团队文档管理。

了解 SharePoint 和 Word

什么是 SharePoint

SharePoint 是一个企业平台，提供：

• 文档库：集中存储文档
• 版本控制：跟踪文档变更
• 访问控制：管理谁可以访问哪些内容
• 工作流自动化：自动化文档流程
• 搜索：跨组织查找文档
• 合规性：满足法规要求

组织使用 SharePoint 进行团队协作。

SharePoint 与 OneDrive 的区别

主要区别：

功能	SharePoint	OneDrive
目的	团队协作	个人存储
访问权限	团队成员	个人
管理权限	组织控制	个人控制
搜索范围	企业范围	仅个人
合规性	内置支持	有限

SharePoint 用于团队，OneDrive 用于个人。

访问 SharePoint

访问条件：

1. 组织的 SharePoint 实例
2. 具有访问站点的管理员权限
3. 组织内的 Microsoft 账户
4. 使用网页浏览器或 Office 应用

并非所有组织都使用 SharePoint，它是企业级产品。

从 Word 访问 SharePoint

打开 SharePoint 文档

通过 Word 访问：

1. 点击 文件 > 打开
2. 在列表中查找 SharePoint 站点
3. 或点击“浏览”
4. 导航到站点和文档库
5. 选择文档
6. 点击打开

文档将从 SharePoint 在 Word 中打开。

在 SharePoint 上创建文档

新建文档：

1. 在 SharePoint 中点击“新建”
2. 选择“Word 文档”
3. 文档在 Word Online 或桌面版中打开
4. 创建并保存
5. 自动保存到 SharePoint

在 SharePoint 创建的文档会直接保存。

通过共享链接打开

通过邮件或消息打开：

1. 点击来自 SharePoint 的链接
2. 文档在网页中打开
3. 点击编辑（如果有权限）
4. 在 Word 桌面版或在线版中打开
5. 编辑并保存到 SharePoint

共享链接提供直接访问。

管理 SharePoint 文档

上传文档

添加已有文档：

1. 进入 SharePoint 文档库
2. 点击“上传”
3. 从电脑选择文件
4. 确认上传
5. 文档显示在库中

上传操作将文档添加到 SharePoint。

文档库

通过文档库组织：

1. 文档库包含相关文档
2. 每个文档库有独立权限和规则
3. 你可能有多个文档库的访问权限
4. 在 SharePoint 中可切换浏览

文档库按功能或团队组织文档。

从 Word 保存到 SharePoint

直接保存：

1. 点击 文件 > 另存为
2. 选择 SharePoint 站点
3. 导航到文档库和文件夹
4. 输入文档名称
5. 点击保存

另存为操作将文档保存到 SharePoint。

协作功能

签出与签入

管理文档编辑：

1. 在 SharePoint 中右键点击文档
2. 选择“签出”
3. 你获得独占编辑权限
4. 进行修改
5. 完成后签入
6. 其他人即可编辑

签出防止多人同时编辑冲突。

警报和通知

接收文档通知：

1. 在 SharePoint 中右键点击文档
2. 选择“提醒我”
3. 选择通知频率
4. 通过邮件接收变更通知
5. 点击通知查看变更内容

警报让你及时了解文档动态。

讨论区

围绕文档讨论：

1. 部分 SharePoint 站点有讨论区
2. 发布问题或评论
3. 他人回复
4. 讨论内容与文档关联

讨论区帮助整理反馈意见。

版本控制

版本历史

跟踪文档变更：

1. 在 SharePoint 中右键点击文档
2. 选择“版本历史”或查看属性
3. 查看所有版本及编辑时间和人员
4. 点击版本查看内容
5. 需要时可恢复

版本历史展示文档演变过程。

发布与草稿版本

部分文档库有审批流程：

1. 创建草稿版本
2. 提交审批
3. 审批人审核
4. 审批通过后成为发布版本
5. 旧版本归档保存

发布流程控制文档发布。

版本比较

对比文档版本：

1. 打开版本历史
2. 选择两个版本进行比较
3. 差异高亮显示
4. 清晰查看具体变更

版本比较帮助明确修改内容。

权限与访问控制

了解权限

权限级别：

• 贡献者：可编辑和删除自己创建的文档
• 编辑者：可编辑所有文档
• 只读：仅查看，无编辑权限
• 自定义：管理员定义

权限决定用户操作范围。

与他人共享

授予团队成员访问权限：

1. 进入 SharePoint 站点
2. 点击“共享”
3. 输入电子邮件地址
4. 设置权限级别
5. 发送邀请

共享让协作者获得访问权限。

管理访问

控制访问权限：

1. 站点管理员设置权限
2. 按人或组限制访问
3. 设置访问过期时间
4. 追踪访问人员

访问控制保障安全性。

与 Microsoft Teams 集成

SharePoint 与 Teams

Teams 使用 SharePoint：

1. Teams 频道文件存储在 SharePoint
2. 文件标签连接 SharePoint 文档库
3. 在 Teams 中共享文档
4. 协同编辑
5. 保持版本历史

Teams 集成让 SharePoint 更易访问。

从 Teams 打开

在 Teams 中访问 SharePoint 文档：

1. 在 Teams 频道点击“文件”
2. 查看 SharePoint 文档库
3. 点击文档打开
4. 在 Word（在线或桌面版）中编辑
5. 修改自动保存到 SharePoint

Teams 让访问 SharePoint 无缝衔接。

高级功能

元数据与属性

通过元数据组织文档：

1. 文档可设置属性（作者、状态等）
2. 元数据帮助搜索和筛选
3. 在文档属性中设置
4. 按元数据筛选文档库

元数据提供组织结构。

搜索

高效查找文档：

1. 使用 SharePoint 搜索栏
2. 跨站点或组织搜索
3. 按名称、内容、元数据查找
4. 搜索结果链接到文档

搜索帮助快速定位所需内容。

工作流

自动化文档流程：

1. 审批工作流用于审核
2. 发布工作流控制发布
3. 自定义工作流满足特定需求
4. 自动执行常规任务

工作流提升效率。

同步 SharePoint 文档库

OneDrive for Business 同步

将 SharePoint 同步到电脑：

1. 在 SharePoint 点击“同步”
2. OneDrive 启动并管理同步
3. 文档库出现在文件资源管理器
4. 文件在电脑和云端自动同步
5. 离线工作，联网时同步更新

同步实现本地访问。

同步优势

同步带来：

• 本地访问：离线可用文件
• 熟悉界面：使用文件资源管理器
• 自动备份：云端备份文件
• 集成性：与 Office 应用配合

同步结合云端优势和本地便利。

管理同步

控制同步设置：

1. 在 SharePoint 右键点击文档库
2. 配置同步选项
3. 选择同步文件夹
4. 管理存储使用
5. 需要时暂停同步

同步管理优化性能。

实时协作

共同创作

多人同时编辑：

1. 文档存储在 SharePoint 文档库
2. 多用户可同时打开
3. 实时看到他人编辑内容
4. 评论显示协作信息
5. 允许时无需签出

共同创作支持无缝团队合作。

在线状态

查看谁在编辑：

1. 文档显示当前编辑者
2. 彩色光标显示位置
3. 界面显示姓名
4. 了解谁在处理文档

在线状态避免编辑冲突。

评论

提供反馈：

1. 选中文本
2. 点击评论
3. 输入反馈内容
4. 其他人可见评论
5. 讨论修改建议

评论促进沟通和改进。

延伸阅读

• Microsoft Support Word — 提供 Word 的官方帮助与操作说明，适合了解在 SharePoint 中编辑、保存和协作文档时涉及的 Word 功能。
• Microsoft Learn Office — 汇集 Microsoft 365 与 Office 的技术文档，适合进一步了解 Word 与 SharePoint 的集成、协作和管理方式。
• Microsoft Support Word — 可帮助你解决 Word 使用中的常见问题，并掌握与企业文档处理相关的具体操作。